Serviceminded sekretær til Kulturministeriet

Jobbet

Kulturministeriet søger en sekretær til direktionen med et udpræget servicegen og som gør en dyd ud af altid at være på forkant. Du vil blive en del af det team, som betjener departementschefen og direktionen og hver dag yder service af høj kvalitet.

Du vil komme til at sidde med mange forskelligartede opgaver. Du skal desuden være god til at kommunikere og samarbejde på tværs, da jobbet kommer med stor berøringsflade, og du skal være med til at servicere hele direktionen. Din kerneopgaver bliver at sikre de bedst mulige vilkår for, at direktionen kan få en travl hverdag til at fungere.

Dine opgaver som sekretær omfatter bl.a.

• Koordinering og styring af departementschefens kalender.
• Mødeindkaldelse og praktisk forberedelse af møder herunder mødeforplejning og klargøre mødemateriale.
• Håndtering af indkomne invitationer og henvendelser.
• Kalenderstyring og koordinering med interne og eksterne parter.
• Håndtering af fakturaer og rejseafregninger.

Du skal kunne trives med, at der er aktivitet omkring dig i et spændende og til tider hektisk miljø, hvor du skal bevare overblikket.

Din profil

Du er god til selv at planlægge og prioritere opgaverne i din hverdag samt varetage alle de administrative opgaver, der ligger for. Vi ser gerne du kommer med relevant erfaring fra en lignende stilling som chef/direktionssekretær, og ved hvad det vil sige at sidde i en stilling i centraladministrationen. Du skal være fortrolig med at håndtere store mængder henvendelser, dokumenter og mødemateriale. For at lykkedes i rollen er det desuden vigtig at du er god til at planlægge og have helhedsoverblikket, så du nemt ser hvad der er behov for lige nu, og hvor du skal lægge din hjælp.

Derudover forventer vi, at du:

• Har gode skriftlige og kommunikative evner.
• Er proaktiv og serviceorienteret.
• Er initiativrig og løsningsorienteret.
• Har kendskab til eller erfaring med kalenderstyring på toplederniveau
• Har stærkt kendskab til Office-pakken og Outlook.

I rollen er det vigtigt du kan bevare overblikket selv når tempoet er højt og arbejdspresset stiger. Du skal tage ejerskab over dine opgaver og sikre at de bliver fulgt til dørs.

Kulturministeriet arbejdet i RejsUd, IndFak og F2 hvorfor kendskab til disse programmer vil være en fordel.

Praktisk

Din arbejdsplads bliver hos Kulturministeriet på Nybrogade 2, København K 1203

Arbejdstid: Arbejdstiden er mandag-fredag fra 8.00-16.00, med mulighed for fleksibilitet i travle perioder.

Opstart er hurtigst muligt og vikariatet varer frem til 31/1-23.

OBS i forbindelse med ansættelses vil der være et kort sikkerhedstjek, som det forventes du kan gå igennem, samt opretholde under ansættelsen.

Attraktiv timeløn efter kvalifikationer.

Moment varetager første del af ansættelsesprocessen, hvor efter der vil være en personlig samtale hos Kulturministeriet d. 11/11-22, hvor det forventes du kan deltage.