Struktureret sekretær til DTU

Jobbet

Vi tilbyder en spændende sekretærstilling på DTU, hvor du vil blive en del af en international afdeling. Du får til opgave at bidrage til en venlig og effektiv service af afdelingens forskere og øvrige ansatte. Som en del af et internationalt institut vil du få en bred kontaktflade til danske og udenlandske ansatte. Arbejdssproget er derfor både dansk og engelsk.

Dine arbejdsopgaver vil bl.a. omhandle:

• Indkøb og fakturabehandling.
• Bistand til tidsregistrering, udlæg- og rejseadministration.
• Koordinator i forbindelse med HR-administration – herunder ansættelser og on boarding af nye medarbejdere.
• Kommunikation med DTU's internationale samarbejdspartnere skriftligt såvel som mundtligt.
• Elektronisk journalføring.
• Koordinator vedrørende praktiske områder i forbindelse med kurser, workshops og møder.
• Ad-hoc kontorarbejde og administrativ bistand.

Ovenstående kan du se frem til at gøre i en dynamisk afdeling, hvor professionalisme og god stemning danner rammerne for arbejdsdagen. Der bliver sørget for, at du bliver godt klædt på til opgaven under oplæringen. Til gengæld forventer vi, at du kommer med et åbent sind, masser af energi og er serviceminded. Du bliver en del af et team hvor højt humør og godt arbejdsmiljø er helt centralt.

Om dig

Vi ser gerne at du er kontoruddannet, og det er et krav, at du har erfaring med administrative opgaver. Har du erfaring med IT-systemet; Oracle tidsregistrering er det et stort plus. Derudover forstår du vigtigheden af din servicefunktion, og du motiveres af at hjælpe dine kolleger. Du er desuden god til at arbejde selvstændigt, du er lærenem og sætter dig hurtigt ind i nye IT-systemer. Derudover trives du med at arbejde i et højt tempo, og du kan bevare fokus i en til tider travl arbejdshverdag.

Du skal kunne svare ja til følgende:

• Du er detaljeorienteret og trives med at skabe struktur og orden for dine kolleger.
• Du kan bidrage med relevant erhvervserfaring og selvstændighed, hvor du kan være et skridt foran.
• Du er serviceminded, samarbejdsorienteret, åben og udadvendt.
• Du kommunikerer enkelt og forståeligt både på skrift og tale på dansk og engelsk.

Det praktiske

Der er opstart hurtigst muligt og selve stillingen forløber sig som udgangspunkt frem til d. 12. juni 2023 med mulighed for forlængelse.

Vikariatet er fuldtid på 37 timer pr. uge.

Arbejdstiderne vil som udgangspunkt være inden for normale kontortider, men DTU er fleksible ift. arbejdstiderne.

Arbejdssted: DTU, Lyngby

Attraktiv timeløn efter kvalifikationer.

Moment varetager første del af rekrutteringsprocessen, hvorefter der vil være en personlig samtale med DTU d. 7 eller 8/12.
Såfremt du bliver ansat til vikariatet, vil Moment være din juridiske arbejdsgiver.