Personal Assistant

Få en central og understøttende rolle for CEO og økonomichef hos Navest A/S

https://uhc.dk/wp-content/uploads/2023/03/Personal_Assistant.mp4

Som Personal Assistant hos Navest bliver du en nøgleperson i håndteringen og serviceringen af ledelsen, så disse får de bedst mulige betingelser for at bruge tid, ressourcer og kompetencer rigtigt i forhold til at skabe værdi for den familieejede virksomhed.

Med direkte reference til CEO vil du varetage rollen som imødekommende kontaktperson for CEO og økonomichef samt hjælpe og supportere bestyrelse og den øvrige organisation efter behov. Du evner at være på forkant og have det store overblik over igangværende aktiviteter, og hvilken praktik der kræves for at nå i mål. Ligeledes understøtter du med alt tænkeligt materiale, selvstændig sagsbehandling og er servicerende i forhold til at sikre optimale betingelser for at ledelse og organisation kan holde rette fokus.

Af arbejdsområder kan bl.a. nævnes:

Administrative, eksekverende opgaver og personlig understøttelse af ledelsen i Navest

• Håndtering af e-mail for CEO og økonomichef
• Kalenderstyring, rejseplanlægning og koordinering
• Koordinere arrangementer samt diverse bookinger, ad hoc
• Mødeindkaldelser, forberedelse og koordinering
• Korrekturlæsning (dansk og engelsk)
• Udarbejdelse af standarder, præsentationer og oplæg

Bestyrelsesmøder

• Planlægning og koordinering af bestyrelsesmøder
• Agenda, materiale og referater
• Indsamling og distribution af bestyrelsesmateriale
• Deltagelse i bestyrelsesmøder som referent samt opfølgning på actions

Selskabsopgaver, selvstændig sagsbehandling

• Håndtering af GDPR og HR relateret support, herunder ansættelseskontrakter, medarbejderhåndbog, kompetenceudvikling og APV
• Ansvarlig for dokumenthåndteringssystemer (Bestyrelsesportalen First Agenda, Penneo m.m.)
• Håndtering af og udkast til selskabsdokumenter, herunder vedtægter, ejeraftaler, forretningsordener, interne låneaftaler m.m.

Du kommer med dokumenteret erfaring fra en lignende stilling (gerne med et juridisk aspekt i stillingen) kombineret med en relevant uddannelse f.eks. cand.ling.merc., advokatsekretær el.lign.

Du er rutineret bruger af Word, Excel og PowerPoint samt har god erfaring med anvendelse af IT som understøttelsesværktøj af administrative opgaver og forretningsprocesser. Det er en fordel, hvis du har et digitalt mindset og er god til at sætte dig ind i nye systemer. Du har et højt niveau i både dansk og engelsk i skrift og tale.

Som person hviler du i dig selv og evner at bidrage fagligt såvel som personligt til teamet – gerne ledsaget af et godt humør. Du besidder et stort og imødekommende servicegen samt er udadvendt. Ligeledes evner du at tænke frem, planlægge og koordinere på et højt plan, så alle ender mødes.

Navest er en organisation under udvikling, og du vil have gode muligheder for at bidrage til udviklingen af arbejdsområdet.

Rejsedage: Få rejsedage i forbindelse med understøttelse af ledelsen kan forekomme.

Arbejdssted: Aarhus C.

Vil du vide mere om virksomheden eller stillingen, er du velkommen til at kontakte Unique Human Capital, Research Consultant, Line Lykke Pedersen på M: +45 41 18 14 55. Bemærk, vi læser ansøgninger løbende og beder dig derfor indsende din ansøgning samt CV hurtigst muligt. Alle henvendelser behandles fortroligt.