Chefsekretær søges til administrative opgaver i ledelsessekretariat

Vil du arbejde tæt på ledelsen i en styrelse med et stort ansvar? Er du serviceminded, og sætter du en ære i at levere førsteklasses sekretærbistand? Så er du måske vores nye kollega i ledelsessekretariatet i Styrelsen for It og Læring (STIL).

Om ledelsessekretariatet

Som vores nye chefsekretær bliver du en del af styrelsens ledelsessekretariat i Kontor for Økonomi og Ledelsesbetjening. I ledelsessekretariat arbejder vi bl.a. med minister- og direktionsbetjening samt koordinering af en lang række tværgående initiativer inden for it, digitalisering og data. Herudover har vi i kontoret ligeledes ansvar for økonomi og regnskab samt it-porteføljestyring.

Om arbejdsopgaverne

Din opgaveportefølje vil blive fyldt med forskelligartede administrative opgaver for styrelsens direktion. Nogle eksempler på dine nye opgaver er:

• at bistå med personlig assistance og støtte til direktionen, bl.a. i form af kalenderstyring, mødekoordinering, tilmelding til konferencer, bestilling af rejser mv.
• at hjælpe med direktionens møder med eksterne gæster, herunder bestille mødeforplejning og gæstemodtagelse
• at være tovholder på styrelsens hovedpostkasse ([email protected]) i samarbejde med dine kollegaer i styrelsen
• diverse opgaver i forbindelse med, at der starter nye kollegaer i styrelsen
• håndtering af fakturaer og rejseafregninger (IndFak og RejsUd) samt journalisering (Public 360)
• planlægning af interne arrangementer
• administrative ad hoc-opgaver.

Om dig

Vi forventer, at du har en kontoruddannelse inden for offentlig administration eller anden relevant uddannelse. Det er afgørende for os, at du er serviceminded, og at du har en god forståelse for, hvad der gør hverdagen enklere og mere overskuelig for ledelsen. Og så skal du naturligvis være skarp til administrative opgaver.

Samlet set lægger vi vægt på, at du:

• er serviceminded og fleksibel i forhold til at påtage dig varierende arbejdsopgaver i en ofte uforudsigelig hverdag
• er positiv, imødekommende og god til at samarbejde med bl.a. kollegaer og eksterne samarbejdsparter på alle niveauer
• er proaktiv og motiveres af ansvar, men også spørger om hjælp, når du har brug for det
• arbejder struktureret, er omhyggelig og god til at bevare overblikket, også når det skal gå stærkt
• respekterer fortrolighed i det tætte samarbejde med vores direktion og den samlede chefgruppe.

Det er en fordel, men ikke et krav, hvis du har erfaring fra en lignende stilling i centraladministrationen.

Løn- og ansættelsesvilkår

Du bliver ansat på fuld tid som kontorfunktionær efter Fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – Det statslige område (OAO-S-fællesoverenskomsten) samt organisationsaftalen mellem Finansministeriet og HK/STAT for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK). Der kan være mulighed for at forhandle tillæg afhængigt af dine kvalifikationer.

Ansættelsen er pr. 1. august 2023 eller snarest muligt herefter.

Dit arbejdssted er Teglholmsgade 1, 2450 København SV.

Vil du vide mere?

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte chefkonsulent Line Steinmejer Nikolajsen på telefon: 3587 8514 eller pr. mail: [email protected].

Lyder det som noget for dig?

Send din ansøgning, cv og eksamensbevis elektronisk senest onsdag den 24. maj 2023 ved at klikke på ”Søg stillingen”.

Vi forventer at afholde samtaler i uge 22-23.

Vi ønsker, at medarbejdernes sammensætning afspejler samfundets og ser frem til din ansøgning uanset personlig baggrund – vi ser kun på kvalifikationer og kompetencer.

Om Styrelsen for It og Læring (STIL)

STIL er en styrelse i Børne- og Undervisningsministeriet, der gennem it, digitalisering og data arbejder for at sikre fagligt stærke uddannelser og dagtilbud til alle. Vores vision er at være de bedste i staten til at skabe værdi gennem it, digitalisering og data – og derved forbedre børn, unge og voksnes læring.

STIL beskæftiger ca. 370 medarbejdere i København og Aarhus.

Du kan læse mere om STIL på vores hjemmeside stil.dk og om ministeriet på uvm.dk.