Administrativ støtte til travle tider: skab orden i hverdagen hos Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse i Ballerup (G...

Blomstrer du i kaos?

Har du en passion for at trives i hektiske og omskiftelige miljøer, hvor evnen til at bevare roen skaber resultater?

Så er du måske lige den vi mangler!

Om os

Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse har 28 etablissementspartnerelementer, som er fordelt i hele landet, hvor vi skal sikre en forbedret lokal tilstedeværelse samt kontakt og nærhed til brugerne. Vi har blandt andet selvstændigt ansvar for bygningsdrift og mindre vedligeholdelsesopgaver.

Det er vores rolle, at støtte tjenestestedernes chefer i forhold til drift og udvikling af tjenestestedet. Lokalt er vi tjenestestedets og brugernes primære indgangsvinkel til rekvirering af ydelser hos Ejendomsstyrelsen.

Vores opgaver omfatter håndtering af brugerhenvendelser, initiering af indkøb, støtte til arrangementer, arealpleje, tilsyn, kvalitetssikring og stikprøver, varemodtagelse, spørgsmål eller bestillinger i forbindelse med etablissementsdrift og bygningsvedligehold.

Alt i alt håndterer vi alle de spørgsmål, forespørgsler eller forhold, som relaterer sig til etablissementsdrift og til det at udvikle faciliteterne på de lokale tjenestesteder.

Vi har i løbet af det sidste halve år sagt velkommen til ca. 1.000 nye kollegaer, som alle skal bidrage til at skabe bedre fysiske rammer i hele Forsvaret. Det er store forandringer, og det bliver en travl og spændende periode. Vi har derfor brug for yderligere dygtige og engagerede kolleger, som har en god indstilling til service, og synes det er spændende at være med til at bygge en ny organisation op.

Om stillingen

Du får en central og vigtig rolle som vores ansigt udadtil.

Du er en del af de lokale repræsentanter og kontaktpersoner for brugerne og eksterne leverandører hos os. Her har du den daglige kontakt, skaber gode relationer og sikrer den gode oplevelse og service inden for de administrative drifts-, planlægnings- og udviklingsopgaver.

En af dine vigtigste opgaver er dagligt at betjene, vejlede og støtte de brugere, der kontakter os både personligt, på telefon eller via mail.

Herudover vil du have følgende konkrete arbejdsopgaver:
• Behandle bestillinger og klager i forhold til etablissements- og teknisk drift
• Oprette indkøbsrekvisitioner og følge op på varemodtagelse af materiel- og leverandørydelser
• Varemodtagelse af ydelser
• Kontrollere de bestilte drifts- og vedligeholdelsesopgaver
• Varetage kontakten og koordinere bestillingsydelser med eksterne leverandører, kollegaer og andre samarbejdspartnere
• Bidrage til økonomiopfølgning samt rapportering
• Føre tilsyn, inspektion og kvalitetssikring af etablissementsdriften
• Administrere arbejdstid
• Posthåndtering
• Eskorte af ikke sikkerhedsgodkendte håndværkere
• Udarbejde og vedligeholde input til lokal informationsmateriale

Du varetager også generel sagsbehandling samt dokumentations- og administrationsopgaver inden for området.

Spændet i dine samarbejdsflader er bredt, hvilket giver stor dynamik i hverdagen.

Der vil forekomme mindre rejseaktivitet til andre etablissementer og en mindre del af arbejdet kan være uden for normal arbejdstid.

Om dig

Vi forestiller os, at du har en kontoruddannelse inden for administration, eller anden faglig relevant uddannelse.

Har du en bred erfaring inden for administration, sagsbehandling, indkøb, serviceformidling eller lignende og er du vant til at have kontakt med offentlige myndigheder, borgere og kunder, vil det være en fordel.

Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner samt erfaring i anvendelse af IT- værktøjer og Microsoft Office pakken er en forudsætning. Det vil være en fordel, hvis du har kendskab til SAP.

Din evne til at håndtere stor kundekontakt med et smil og professionel tilgang er afgørende. Du skal kunne arbejde med mange afbrydelser i løbet af dagen og hurtigt kunne skifte fokus for at imødekomme akutte behov.

Dygtighed og evnen til at opretholde struktur i en uforudsigelig hverdag er en naturlig del af din arbejdsstil. Du er ikke kun fortrolig med administrative opgaver, men også ivrig efter at yde enestående support til vores kunder og team.

Åben kommunikation, løsningsorienteret tilgang, forståelse for processer og procedurer samt evnen til at samarbejde og rumme en hverdag.

Ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning sker i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten).

Basislønnen er på 27.611,30 kr. om måneden.

Afhængigt af dine kvalifikationer og kompetencer, er der mulighed for forhandling af tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Stillingen er en fuldtidsstilling på 37 timer inkl. Frokostpause.

Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

KONTAKT OG ANSØGNING
Hvis du vil vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte leder af etablissementspartnerelement Ballerup Anne Holleuffer på tlf. 61 22 89 93.

Har du spørgsmål til ansættelsesprocessen herunder løn- og ansættelsesvilkår er du velkommen til at kontakte Forsvarsministeriets Personalestyrelse, HR-konsulent Sheeba Krause på telefon 32 66 50 36 eller på mail [email protected].

Ansøgningsfristen er 13. december 2023. Samtaler forventes afholdt løbende.

Ansættelse snarest muligt eller efter aftale.

Du søger stillingen via linket, og vi beder dig vedhæfte din ansøgning, CV og relevante bilag. Vær opmærksom på, at bilag kun kan vedhæftes i PDF-format.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed optimerer opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset uden baggrund til at søge stillingen.

OM FORSVARSMINISTERIETS EJENDOMSSTYRELSE
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse støtter og servicerer militære operative enheder og øvrige myndigheder under Forsvarsministeriet. Vi er ansvarlig for at levere og udvikle de fysiske rammer, som er nødvendige for deres virke. Vores ansvarsområde omfatter nybyggeri, vedligehold og facility management i form af bl.a. rengøring, kantine og arealpleje. Desuden varetager vi miljø- og energiopgaver og naturpleje af Forsvarets terræner.

Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse har hovedkontor i Hjørring, men vi har medarbejdere på tjenestesteder over hele landet. Ejendomsstyrelsen er en mangfoldig arbejdsplads, der er båret af stærke fag- og vidensfællesskaber.

Kilde: Jobnet.dk