Sekretær med rekrutteringserfaring
Denne stilling er desværre ikke længere ledig.
Se alle ledige stillinger
Frederiksberg C
Institut for Geovidenskab og Naturforvaltning (IGN) søger en sekretær til tiltrædelse den 15. februar 2024 eller snarest herefter.
Vi søger en ny kollega, som har lyst til at arbejde i et spændende forsknings- og undervisningsmiljø, hvor to dage sjældent er ens. Vores forskerkolleger brænder for deres fagfelt, og vores forskning og uddannelse er med til at løse de store udfordringer, som vi står overfor, med markante klimaforandringer og et øget pres på naturressourcerne.
Som administrative medarbejdere hjælper vi med, at vores forskerkolleger kan bringe deres forskning og gode intentioner ud i verden ved at understøtte dem på de områder, hvor vi er bedst: Den administrative support.
Du skal have lyst til en hverdag med varierende opgaver, og du skal være god til at samarbejde, da løsninger ofte findes i samarbejde med fakultet, forskere, de øvrige sekretærer og driftsmedarbejdere i vores sekretariat.
Da der både er faste opgaver og ad hoc-opgaver i stillingen, er du en dygtig planlægger, og du fungerer med de forstyrrelser, det giver, når en kollega kommer ind fra højre og har brug for din hjælp.
Dit primære arbejdssted er Rolighedsvej 23, Frederiksberg, men der vil også være behov for, at du løser opgaver på vores anden lokalitet på Øster Voldgade 10.
Om stillingen
Som sekretær hos os vil du både supportere institutleder og administrationschef med sekretærbistand og koordinere onboarding og rekrutteringsopgaver for instituttet sammen med de øvrige administrative medarbejdere i nært samarbejde med HR-teamet på SCIENCE og fællesadministrationen på Frue Plads.
Du vil få en koordinerende rolle på rekrutteringsområdet på IGN og bl.a. understøtte institutleder og administrationschef ved den årlige lønrunde og ferievarslinger. Herudover vil du arbejde tæt sammen med sektionslederne i de faglige sektioner med henblik på at understøtte gode rekrutteringsprocesser på instituttet.
Du vil organisatorisk referere til teamlederen for service, og du bliver en del af et velfungerende team på 10 personer, hvor vi har fokus på godt kollegaskab, og vi hjælper hinanden med at få opgaverne løst. Vores team indgår i instituttets sekretariat, som omfatter 33 administrative medarbejdere med forskellige administrative fagligheder, som ledes af administrationschefen.
Dine hovedopgaver vil være
Du vil derudover have sekretæropgaver for institutleder og administrationschef, som du fx vil bistå med mødeforberedelse og bestilling af mødeforplejning og andre klassiske sekretæropgaver
Kvalifikationer
Du skal have en relevant uddannelsesmæssig baggrund samt relevant erfaring med personaleadministration fra en offentlig arbejdsplads, gerne et universitet. Ved besættelse af stillingen vil vi desuden lægge vægt på, at du:
Løn- og ansættelsesforhold
Ansættelsen sker i henhold til Fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område (OAO-S) og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (HK/stat). Ansættelsen sker som kontorfunktionær i løngruppe 3, sats 2.
Der vil være mulighed for forhandling af yderligere tillæg efter kvalifikationer. Den ugentlige arbejdstid er gennemsnitligt 37 timer, men arbejdstiden vil være muligt at forhandle, hvis den rette kandidat har andre ønsker.
KU er i færd med at designe en ny fælles administrativ organisering på KU, som forventes at medføre ændringer inden for det næste år til halvandet. Målet med den administrative reform er blandt andet at styrke det tværgående samarbejde, øge effektiviteten og sikre gode karriereveje for administrative medarbejdere på KU. Reformen vil indebære besparelser på administration. Du opfordres til at kontakte administrationschef Camilla Aabling eller teamleder Kitt Vium Bjørn for at høre nærmere til sammenhængen mellem denne stilling og den administrative reform.
Din ansøgning
Er du interesseret i stillingen, beder vi dig sende en elektronisk ansøgning med bilag via Jobportalen (tryk på linket "SØG STILLINGEN" nederst i opslaget) senest 18. januar 2024.
Ansøgningen skal være bilagt CV og gerne dokumentation for relevant uddannelse med.
Ansættelsessamtaler vil finde sted i uge 4.
Universitetet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.
Yderligere spørgsmål
Spørgsmål om stillingen kan rettes til administrationschef Camilla Aabling, tlf. 353 34657, [email protected] eller teamleder Kitt Vium Bjørn, tlf. 353 31928, [email protected].
Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet på Københavns Universitet – SCIENCE i kort form – er landets største naturvidenskabelige forsknings- og uddannelsesinstitution med 4.000 ansatte og 9.700 bachelor- og kandidatstuderende fordelt på 12 institutter. Fakultetet har et årligt budget på ca. 3 mia. kr.
Læs mere om Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet på http://www.science.ku.dk
Kilde: Jobnet.dk
Vi søger en ny kollega, som har lyst til at arbejde i et spændende forsknings- og undervisningsmiljø, hvor to dage sjældent er ens. Vores forskerkolleger brænder for deres fagfelt, og vores forskning og uddannelse er med til at løse de store udfordringer, som vi står overfor, med markante klimaforandringer og et øget pres på naturressourcerne.
Som administrative medarbejdere hjælper vi med, at vores forskerkolleger kan bringe deres forskning og gode intentioner ud i verden ved at understøtte dem på de områder, hvor vi er bedst: Den administrative support.
Du skal have lyst til en hverdag med varierende opgaver, og du skal være god til at samarbejde, da løsninger ofte findes i samarbejde med fakultet, forskere, de øvrige sekretærer og driftsmedarbejdere i vores sekretariat.
Da der både er faste opgaver og ad hoc-opgaver i stillingen, er du en dygtig planlægger, og du fungerer med de forstyrrelser, det giver, når en kollega kommer ind fra højre og har brug for din hjælp.
Dit primære arbejdssted er Rolighedsvej 23, Frederiksberg, men der vil også være behov for, at du løser opgaver på vores anden lokalitet på Øster Voldgade 10.
Om stillingen
Som sekretær hos os vil du både supportere institutleder og administrationschef med sekretærbistand og koordinere onboarding og rekrutteringsopgaver for instituttet sammen med de øvrige administrative medarbejdere i nært samarbejde med HR-teamet på SCIENCE og fællesadministrationen på Frue Plads.
Du vil få en koordinerende rolle på rekrutteringsområdet på IGN og bl.a. understøtte institutleder og administrationschef ved den årlige lønrunde og ferievarslinger. Herudover vil du arbejde tæt sammen med sektionslederne i de faglige sektioner med henblik på at understøtte gode rekrutteringsprocesser på instituttet.
Du vil organisatorisk referere til teamlederen for service, og du bliver en del af et velfungerende team på 10 personer, hvor vi har fokus på godt kollegaskab, og vi hjælper hinanden med at få opgaverne løst. Vores team indgår i instituttets sekretariat, som omfatter 33 administrative medarbejdere med forskellige administrative fagligheder, som ledes af administrationschefen.
Dine hovedopgaver vil være
- Rekruttering i form af stillingsopslag, annoncering, indkalde til samtaler, lønindplacering i forhandling mellem sektionslederen og tillidsrepræsentanten, journalisering af data i det personaleadministrative system mv.
- Udsendelse af ferievarslinger til instituttets medarbejdere og registrering af fravær
- Forberedelse, tilrettelæggelse og opsamling på lokale lønforhandlinger
- Bistå IGN’s ledelse med status på aktuelle rekrutteringer i samarbejde med HR-centeret på SCIENCE
- Fungere som instituttets bindeled til HR-centeret, herunder at sætte dig ind i, hvordan nye retningslinjer på området påvirker lokale processer og sagsgange på instituttet og sørge for at disse tilpasses
- Bistå dine sekretærkolleger med oplysninger om til- og fratrædelser på instituttet, så vi i samarbejde kan sikre gode onboarding-forløb for vores nye kolleger
Du vil derudover have sekretæropgaver for institutleder og administrationschef, som du fx vil bistå med mødeforberedelse og bestilling af mødeforplejning og andre klassiske sekretæropgaver
Kvalifikationer
Du skal have en relevant uddannelsesmæssig baggrund samt relevant erfaring med personaleadministration fra en offentlig arbejdsplads, gerne et universitet. Ved besættelse af stillingen vil vi desuden lægge vægt på, at du:
- Har et bredt kendskab til rekrutteringsområdet, det vil sige erfaring med rekruttering fra annoncering til lønforhandling (og gerne indenfor den videnskabelige stillingsstruktur)
- Har erfaring med brug af IT-systemer, og gerne kendskab til Workzone, KUPA, HR Manager
- Er en dygtig formidler i skrift og tale på både dansk og engelsk, da en meget stor del af vores ansatte er internationale
- Er opsøgende, serviceminded, energisk og kan styre mange opgaver samtidig med, at du kan finde ro og fokus
- Er grundig med fokus på kvalitet
- Kan arbejde selvstændigt, struktureret og målrettet
- Har lyst til at være en del af et team, hvor vi hjælper og støtter hinanden og finder nye løsninger i fællesskab
Løn- og ansættelsesforhold
Ansættelsen sker i henhold til Fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område (OAO-S) og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (HK/stat). Ansættelsen sker som kontorfunktionær i løngruppe 3, sats 2.
Der vil være mulighed for forhandling af yderligere tillæg efter kvalifikationer. Den ugentlige arbejdstid er gennemsnitligt 37 timer, men arbejdstiden vil være muligt at forhandle, hvis den rette kandidat har andre ønsker.
KU er i færd med at designe en ny fælles administrativ organisering på KU, som forventes at medføre ændringer inden for det næste år til halvandet. Målet med den administrative reform er blandt andet at styrke det tværgående samarbejde, øge effektiviteten og sikre gode karriereveje for administrative medarbejdere på KU. Reformen vil indebære besparelser på administration. Du opfordres til at kontakte administrationschef Camilla Aabling eller teamleder Kitt Vium Bjørn for at høre nærmere til sammenhængen mellem denne stilling og den administrative reform.
Din ansøgning
Er du interesseret i stillingen, beder vi dig sende en elektronisk ansøgning med bilag via Jobportalen (tryk på linket "SØG STILLINGEN" nederst i opslaget) senest 18. januar 2024.
Ansøgningen skal være bilagt CV og gerne dokumentation for relevant uddannelse med.
Ansættelsessamtaler vil finde sted i uge 4.
Universitetet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.
Yderligere spørgsmål
Spørgsmål om stillingen kan rettes til administrationschef Camilla Aabling, tlf. 353 34657, [email protected] eller teamleder Kitt Vium Bjørn, tlf. 353 31928, [email protected].
Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet på Københavns Universitet – SCIENCE i kort form – er landets største naturvidenskabelige forsknings- og uddannelsesinstitution med 4.000 ansatte og 9.700 bachelor- og kandidatstuderende fordelt på 12 institutter. Fakultetet har et årligt budget på ca. 3 mia. kr.
Læs mere om Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet på http://www.science.ku.dk
Kilde: Jobnet.dk
Information og data
Denne ledige stilling har jobtypen "Administrativ medarbejder", og befinder sig i kategorien "Kontor, handel og service".
Arbejdsstedet er beliggende i Frederiksberg C.
Jobbet er oprettet på vores service den 4.1.2024, men kan have været deaktiveret og genaktiveret igen.
Dagligt opdateret: Dette job opdateres dagligt ud fra jobudbyderens hjemmeside via vores søgemaskineteknologi og er aktivt lige nu.
- Administrativ medarbejder
- Frederiksberg C
- Torsdag den 18. januar 2024
Lignende jobs
-
Chefsekretær med fokus på kalenderstyring og koord...
Fri kontaktEr du en organisatorisk mester, der trives med at få komplekse kalendere til at gå op og sikrer, at alt kører glat? Så er du måske vores nye chefsekretær i DI’s Branche- & Foreningssupport team! Branche- & Foreningssupport i DI søger en ny kollega, som er skarp på kalenderstyring og struktur- og koordineringsopgaver.Få mere info- Administrativ medarbejder
- København V
-
Vikarstilling: Executive Assistant til CEO - barse...
Du vil som EA for vores CEO, Ashkan Ahmadinia spille en central rolle i at understøtte hans dagligdag og varetage hans og [xxxxx]s interesser i projekter og opgaver. Dit overordnede fokus..Få mere info- Administrativ medarbejder
- Valby
-
Administrationselev til vejledning og sagsbehandli...
Ønsker du at kickstarte din karriere med en elevplads, hvor du møder forskellige problemstillinger, som udfordrer og udvikler dig? Drømmer du om at være en del af en dynamisk arbejdsplads, hvor vi .Få mere info- Administrativ medarbejder
- København SV
-
Bliv Studentermedhjælper hos Queue-it inden for ju...
Queue-it er en hurtigt voksende, international scale-up, der er førende inden for udviklingen af virtuelle venteværelser. Deres løsning hjælper virksomheder med at håndtere store trafikmængder på h..Få mere info- Administrativ medarbejder
- København
Statistik over udbudte jobs som administrative medarbejdere i Frederiksberg C
Herunder ser du udviklingen i udbudte administrativ medarbejder i Frederiksberg C over tid. Bemærk at jobs der ikke har en bestemt geografi ikke er medtaget i tabellen. I den første kolonne ser du datoen. I den næste kolonne ser du det samlede antal administrative medarbejdere.
Se flere statistikker her:
Statistik over udbudte administrative medarbejdere i Frederiksberg C over tid
| Dato | Alle jobs som administrative medarbejdere |
|---|---|
| 22. november 2024 | 0 |
| 21. november 2024 | 0 |
| 20. november 2024 | 0 |
| 19. november 2024 | 0 |
| 18. november 2024 | 0 |
| 17. november 2024 | 0 |
| 16. november 2024 | 0 |
| 15. november 2024 | 0 |
| 14. november 2024 | 0 |
| 13. november 2024 | 0 |
| 12. november 2024 | 0 |
| 11. november 2024 | 0 |
| 10. november 2024 | 0 |
| 9. november 2024 | 0 |
| 8. november 2024 | 0 |
| 7. november 2024 | 0 |
| 6. november 2024 | 0 |
| 5. november 2024 | 0 |
| 4. november 2024 | 0 |
| 3. november 2024 | 0 |
| 2. november 2024 | 0 |
| 1. november 2024 | 0 |
| 31. oktober 2024 | 0 |
| 30. oktober 2024 | 0 |
| 29. oktober 2024 | 0 |
| 28. oktober 2024 | 0 |
| 27. oktober 2024 | 0 |
| 26. oktober 2024 | 0 |
| 25. oktober 2024 | 0 |
| 24. oktober 2024 | 0 |
| 23. oktober 2024 | 0 |