Sekretær til direktionssekretariat
Denne stilling er desværre ikke længere ledig.
Se alle ledige stillinger
København S
I HOFOR har vi en vigtig opgave med at bidrage til den grønne omstilling. Vi skal opføre nye vind- og solcelleparker, og vi skal vise vejen mod fremtidens fjernvarme. For at sikre det kan ske, er det vigtigt, at vores bestyrelser og ledelse har de bedste forudsætninger for at udføre deres hverv.
Som ansat i direktionssekretariatet er du centralt placeret i organisationen og kommer til at assistere med at sikre, at både vores bestyrelser og vores øverste ledelse serviceres professionelt og understøttes med administrative funktioner.
Planlægning af større arrangementer, kalenderstyring og sikring af mødemateriale
Som sekretær i direktionssekretariatet får du ansvaret for at dagligdagen hænger sammen for en eller flere af vores direktører. Dette indebærer blandt andet at undgå kalenderkonflikter, sikre materiale til deres mange møder og være et vigtigt bindeled til kolleger i resten af HOFOR og til eksterne samarbejdspartnere.
Derudover kommer du til at planlægge og understøtte afviklingen af forskellige arrangementer. Du vil få ansvaret for at booke lokaler, forplejning, tilmeldinger samt alle de andre små detaljer, der skal til for at afvikle et vellykket arrangement.
Dine primære arbejdsopgaver omfatter, at du:
Erfaring fra rollen som chef-, direktionssekretær eller administrativ medarbejder
Vi vægter højt, at du tidligere har arbejdet i en funktion, hvor du har understøttet den øverste ledelse.
Vi forventer derfor, at du:
8 dygtige kolleger er klar til at byde dig velkommen
Direktionssekretariatet blev etableret d. 1. januar 2023. I alt er vi otte kolleger; en områdechef, direktionssekretærer og -konsulenter. Vi har en meget uformel omgangstone, støtter og sparrer med hinanden, også når der er travlt. Og så vægter vi at have det sjovt i det daglige – selvfølgelig i respekt for den opgave vi løser, og det ansvar som ligger hos os.
I HOFOR vægter vi vores medarbejderes trivsel højt, og tilbyder derfor fleksible rammer. Der er derfor også i direktionssekretariatet mulighed for hjemmearbejde efter aftale.
Du refererer direkte til områdechefen.
Du kan læse mere om vores medarbejdergoder her
Bliv en del af HOFOR og vær med til at gøre en forskel
Er du klar til nye muligheder, så ser vi frem til at modtage din ansøgning senest den 18. juni 2023.Har du spørgsmål til jobbet, er du velkommen til at kontakte Hanne Nørgaard Hansen, Områdechef for direktionssekretariatet på 2795 2124 eller på mail: [email protected] din ansøgning ved at klikke på ”Søg stillingen” i højre side.
Er jobbet ikke det rette match for dig?
Hvis dette job ikke er det rette match for dig, vil vi opfordre dig til at dele jobannoncen med andre i dit netværk, der kunne finde stillingen interessant. Tag også et kig på vores andre ledige stillinger her - måske vi har det rette job til dig.
Som ansat i direktionssekretariatet er du centralt placeret i organisationen og kommer til at assistere med at sikre, at både vores bestyrelser og vores øverste ledelse serviceres professionelt og understøttes med administrative funktioner.
Planlægning af større arrangementer, kalenderstyring og sikring af mødemateriale
Som sekretær i direktionssekretariatet får du ansvaret for at dagligdagen hænger sammen for en eller flere af vores direktører. Dette indebærer blandt andet at undgå kalenderkonflikter, sikre materiale til deres mange møder og være et vigtigt bindeled til kolleger i resten af HOFOR og til eksterne samarbejdspartnere.
Derudover kommer du til at planlægge og understøtte afviklingen af forskellige arrangementer. Du vil få ansvaret for at booke lokaler, forplejning, tilmeldinger samt alle de andre små detaljer, der skal til for at afvikle et vellykket arrangement.
Dine primære arbejdsopgaver omfatter, at du:
- Håndterer direktørers kalendere
- Forbereder møder ved at indkalde, indsamle og klargøre mødemateriale
- Koordinerer, planlægger og understøtter afviklingen af møder, seminarer, konferencer og studieture
- Håndterer flow omkring dokumenter og sikrer relevant materiale journaliseres
- Assisterer med at løse alle de forefaldne administrative opgaver, der får et direktionssekretariat til at fremstå professionelt
Erfaring fra rollen som chef-, direktionssekretær eller administrativ medarbejder
Vi vægter højt, at du tidligere har arbejdet i en funktion, hvor du har understøttet den øverste ledelse.
Vi forventer derfor, at du:
- Har interesse i og erfaring med at afvikle større arrangementer med og uden overnatninger. Her er det en fordel, at du kender til SKI-aftaler og har arbejdet under de forudsætninger at planlægge større arrangementer
- Sætter en ære i at yde høj service uanset opgaven
- Har erfaring med at arbejde for den øverste ledelse – det kan være fra rollen som chef-/direktionssekretær/PA/administrativ medarbejder
- Har et solidt planlægningsgen og evner at finde løsninger på umulige opgaver samt accepterer, at opgaverne ikke altid er klart defineret fra start
- Er systematisk og detaljeorienteret
- Kan arbejde med egne opgaver og samarbejde på tværs af afdelinger med kolleger
- Færdes hjemmevant i office-pakken; Microsoft Teams og Powerpoint. Derudover kan du have erfaring med ESDH journaliserings-/dokumenthåndteringssystemet Workzone, ellers tilbyder vi oplæring i vores systemer
8 dygtige kolleger er klar til at byde dig velkommen
Direktionssekretariatet blev etableret d. 1. januar 2023. I alt er vi otte kolleger; en områdechef, direktionssekretærer og -konsulenter. Vi har en meget uformel omgangstone, støtter og sparrer med hinanden, også når der er travlt. Og så vægter vi at have det sjovt i det daglige – selvfølgelig i respekt for den opgave vi løser, og det ansvar som ligger hos os.
I HOFOR vægter vi vores medarbejderes trivsel højt, og tilbyder derfor fleksible rammer. Der er derfor også i direktionssekretariatet mulighed for hjemmearbejde efter aftale.
Du refererer direkte til områdechefen.
Du kan læse mere om vores medarbejdergoder her
Bliv en del af HOFOR og vær med til at gøre en forskel
Er du klar til nye muligheder, så ser vi frem til at modtage din ansøgning senest den 18. juni 2023.Har du spørgsmål til jobbet, er du velkommen til at kontakte Hanne Nørgaard Hansen, Områdechef for direktionssekretariatet på 2795 2124 eller på mail: [email protected] din ansøgning ved at klikke på ”Søg stillingen” i højre side.
Er jobbet ikke det rette match for dig?
Hvis dette job ikke er det rette match for dig, vil vi opfordre dig til at dele jobannoncen med andre i dit netværk, der kunne finde stillingen interessant. Tag også et kig på vores andre ledige stillinger her - måske vi har det rette job til dig.
Information og data
Denne ledige stilling har jobtypen "Administrativ medarbejder", og befinder sig i kategorien "Kontor, handel og service".
Arbejdsstedet er beliggende i København S.
Jobbet er oprettet på vores service den 25.5.2023, men kan have været deaktiveret og genaktiveret igen.
Dagligt opdateret: Dette job opdateres dagligt ud fra jobudbyderens hjemmeside via vores søgemaskineteknologi og er aktivt lige nu.
- Administrativ medarbejder
- København S
- Søndag den 18. juni 2023
Lignende jobs
-
Chefsekretær med fokus på kalenderstyring og koord...
Fri kontaktEr du en organisatorisk mester, der trives med at få komplekse kalendere til at gå op og sikrer, at alt kører glat? Så er du måske vores nye chefsekretær i DI’s Branche- & Foreningssupport team! Branche- & Foreningssupport i DI søger en ny kollega, som er skarp på kalenderstyring og struktur- og koordineringsopgaver.Få mere info- Administrativ medarbejder
- København V
-
Vikarstilling: Executive Assistant til CEO - barse...
Du vil som EA for vores CEO, Ashkan Ahmadinia spille en central rolle i at understøtte hans dagligdag og varetage hans og [xxxxx]s interesser i projekter og opgaver. Dit overordnede fokus..Få mere info- Administrativ medarbejder
- Valby
-
Administrationselev til vejledning og sagsbehandli...
Ønsker du at kickstarte din karriere med en elevplads, hvor du møder forskellige problemstillinger, som udfordrer og udvikler dig? Drømmer du om at være en del af en dynamisk arbejdsplads, hvor vi .Få mere info- Administrativ medarbejder
- København SV
-
Bliv Studentermedhjælper hos Queue-it inden for ju...
Queue-it er en hurtigt voksende, international scale-up, der er førende inden for udviklingen af virtuelle venteværelser. Deres løsning hjælper virksomheder med at håndtere store trafikmængder på h..Få mere info- Administrativ medarbejder
- København
Statistik over udbudte jobs som administrative medarbejdere i København S
Herunder ser du udviklingen i udbudte administrativ medarbejder i København S over tid. Bemærk at jobs der ikke har en bestemt geografi ikke er medtaget i tabellen. I den første kolonne ser du datoen. I den næste kolonne ser du det samlede antal administrative medarbejdere.
Se flere statistikker her:
Statistik over udbudte administrative medarbejdere i København S over tid
| Dato | Alle jobs som administrative medarbejdere |
|---|---|
| 22. november 2024 | 2 |
| 21. november 2024 | 2 |
| 20. november 2024 | 2 |
| 19. november 2024 | 2 |
| 18. november 2024 | 2 |
| 17. november 2024 | 2 |
| 16. november 2024 | 2 |
| 15. november 2024 | 2 |
| 14. november 2024 | 2 |
| 13. november 2024 | 4 |
| 12. november 2024 | 4 |
| 11. november 2024 | 4 |
| 10. november 2024 | 4 |
| 9. november 2024 | 4 |
| 8. november 2024 | 4 |
| 7. november 2024 | 4 |
| 6. november 2024 | 4 |
| 5. november 2024 | 5 |
| 4. november 2024 | 6 |
| 3. november 2024 | 6 |
| 2. november 2024 | 6 |
| 1. november 2024 | 6 |
| 31. oktober 2024 | 7 |
| 30. oktober 2024 | 5 |
| 29. oktober 2024 | 5 |
| 28. oktober 2024 | 4 |
| 27. oktober 2024 | 4 |
| 26. oktober 2024 | 4 |
| 25. oktober 2024 | 5 |
| 24. oktober 2024 | 6 |
| 23. oktober 2024 | 7 |