Sagsbehandler til koordinationsafdelingen

Har du stærke analytiske evner, er du god til at samarbejde, er du grundig og struktureret, og er du ivrig efter at få erfaring med arbejdet tæt på ledelsen i en koordinationsafdeling, så har vi brug for dig til vores team, hvis fornemste opgave er at skabe de bedste rammer for Forsvarets Koncern IT.

Koncern IT’s vision for alle dele af forretningen er at arbejde forbindende, kundecentrisk, vidensdrevet og hurtigt.

Koordinationsafdelingen er bindeleddet mellem ledelsen i Koncern IT og de fire højt specialiserede IT-afdelinger, og du skal derfor evne at arbejde inddragende ud fra Koncern IT’s vision i krydsfeltet mellem fagspecialister, forvaltningsmæssige krav og vilkår og strategi.

Om os

Koncern IT er en videnstung og højt specialiseret IT-arbejdsplads, der er i gang med en gennem-gribende IT-modernisering, hvor vi er ved at implementere en helt ny strategi, der bl.a. byder på ny teknologi, etableringen af et nyt datacenter og en helt ny organisation i rammen af Program IT-konsolidering og Transformation (PIT). Vi er en division i Forsvarsministeriets Materiel- og Ind-købsstyrelse, der med ca. 1900 medarbejdere står for forsvarets indkøb af alt fra feltrationer, støvler og lommelygter til kampvogne, PC’ere og nye kampfly.

Stillingen er placeret i Koordinationsafdelingens Forvaltnings- og Ledelsesstøttesektion, der består af 10 medarbejdere. Vi har ansvaret for at koordinere og udarbejde svar på høringer, udarbejde notater, oplæg og forberede møder for chefen og vicechefen for Koncern IT. Vi har også ansvaret for økonomi, indkøb på rammeaftaler eller via udbud, GDPR-området og de revisioner, der gen-nemføres af Rigsrevisionen, Center for Cybersikkerhed og Forsvarets Interne revision. Derudover er vi ansvarlig for IT-eleverne og HR-opgaver vedrørende on-boarding, trivsel og bemanding.

Vores mål er at understøtte og servicere organisationen og ledelsen ved at arbejde forbindende, kundecentrisk, vidensdrevet og hurtigt, så vi leverer den rette information til rette tid.

Vi arbejder meget med at etablere relevante arbejdsprocesser og optimere på de processer, vi allerede har. F.eks. er vi ved at udarbejde nye arbejdsgange og processer for sagsbehandling og ledelsesstøtte.

Du skal være med til at løse vigtige sager og sikre, at arbejdsgange og processer fungerer smidigt og effektivt – både ved at servicere chefen og vicechefen for Koncern IT, ledergruppen og dine kollegaer i afdelingerne. Du vil derfor kunne få stor indflydelse på udvikling af området.

Vi tilbyder en velfungerende arbejdsplads med et godt arbejdsmiljø og en sund balance mellem familieliv og arbejdsliv. Vi praktiserer relations- og tillidsbaseret ledelse, prioriterer individuel kom-petenceudvikling og tilbyder gode muligheder for indflydelse på en forholdsvis nyetableret afdeling. Stillingen er samtidig er springbræt ind i en organisation med mange spændende karrieremuligheder.

Om stillingen

Du bliver en del af Forvaltnings- og Ledelsesstøttesektionen, der servicerer og understøtter Koncern IT i forhold til den daglige drift, planlægning og politiske prioritering. Du får en spændende hverdag præget af mange typer af opgaver.

Du kan forvente, at dine primære opgaver vil være:

• Besvarelse og koordinering af høringer og andre henvendelser.
• Ledelsesbetjening i form af udarbejdelse af referater, notater m.v.
• Koordinere mindre udviklingsprojekter på tværs af organisationen i tæt samarbejde med ledelsen, samt være tovholder på interne opgaver, møder mv.
• Medvirke til at strukturere og systematisere afdelingens støtte til ledelsen gennem bidrag til udvikling af nye processer, herunder udarbejde, justere og udvikle interne processer på relevante områder.
• Udarbejdelse og kvalitetssikring af materiale, herunder tilrettelæggelse og udarbejdelse af materiale og præsentationer til møder.
• Udvikle og styrke kulturen omkring det at være sagsbehandler, internt og eksternt i koncernen.
• Diverse ad hoc opgaver.

Der er tale om en stilling med mange facetter og et bredt ansvarsområde. Du må forvente at arbejde med mange opgaver ad gangen og deadlines, hvorfor du skal være god til at holde overblikket og løbende prioritere dine arbejdsopgaver.

Du samarbejder i den forbindelse med kollegerne i Forsvarsministeriets Materiel- og indkøbsstyrelse, særligt i ledelsessekretariatet og myndighedsafdelingen.

Om dig

Du har en akademisk baggrund, f.eks. cand. scient. soc,, cand. scient. adm., cand.scient. pol. eller tilsvarende, eller er kaptajn/kaptajnløjtnant (M321) med lyst til stabsarbejde. Du har endvidere flere års erfaring som sagsbehandler fra et sekretariat eller en tilsvarende ledelsesstøttefunktion i en politisk styret organisation, gerne i Forsvaret. Det er en fordel, hvis du har kompetencer indenfor procesledelse, procesoptimering, erfaring med og kendskab til LEAN, samt specifikt kendskab til procesoptimering af sagsbehandlingsprocedurer.

Det er vigtigt, at du har flair for at forstå komplekse IT-processer, da vores arbejde er centreret omkring at servicere og understøtte en højt specialiseret IT-organisation med et komplekst it-landskab.

Du er helhedsorienteret, evner at se muligheder, tager initiativ og arbejder systematisk. Du er analytisk stærk og kan finde løsninger i komplekse problemstillinger. Du tager ansvar, følger opgaver til dørs og leverer med kvalitet. Du er ligeledes god til at opbygge og vedligeholde gode samar-bejdsrelationer, da jobbet indebærer en stor kontaktflade med resten af koncernen. Du formår i det daglige at bygge bro mellem it-forretningen og de forvaltningsmæssige rammer og vilkår, og du kan oversætte teknisk komplekse informationer til såvel tekniske som ikke tekniske samarbejdspartnere og kolleger.

Det er vigtigt for os, at du har et godt humør og en positiv indstilling, at du er selvstændig, og at du kan formulere dig kort og præcist mundtligt og skriftligt. Du trives i et arbejdsmiljø, hvor der er frihed under ansvar, og hvor vi er fælles om at yde det bedst mulige i et miljø der er præget af samarbejde. Derfor er det vigtigt, at du er fleksibel og omstillingsparat mht. arbejdsopgaver.

Kan du trives og udvikle dig i ovenstående udfordringer og rammer, tænker vi, at du har potentialet til at blive vores nye kollega.

Ansættelsesvilkår

Der er tale om en fast stilling ved Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse med fast tjenestested i Hvidovre.

Du kan enten være civil og uddannet indenfor it, eller du kan være militært uddannet, som officer med it kompetnecer.

Hvis du har en civil baggrund, bliver du ansat efter den til enhver gældende Akademikeroverens-komst mellem Finansministeriet og akademikere i Staten. Afhængig af dine kvalifikationer og kom-petencer vil du blive indplaceret som fuldmægtig eller specialkonsulent. Der vil i forbindelse med en ansættelse være mulighed for forhandling af tillæg, der modsvarer dine kvalifikationer. Der er til stillingen tilknyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning på 17,1 %.

Er du militærtansat, ansættes du efter protokollat af 23. maj 2019 til overenskomst for akademikere i staten om officerer under Forsvarsministeriet.
Stillingen er indplaceret i løngruppe 4, som omfatter kaptajner og kaptajnløjtnanter. Er du allerede ansat i Forsvarsministeriets Koncern, vil du fortsat være ansat i henhold til gældende aftaler mellem Forsvarsministeriets Personalestyrelse og Hovedorganisationen af Officerer i Danmark om løn og ansættelsesvilkår for tjenestemandsansatte eller overenskomstansatte officerer i Forsvaret.

Som ansat i Forsvarsministeriets koncern er du omafttat af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodendelsne under hele ansættelsesforløbet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landet grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i foredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

Som militært sansat er det en betingelse, at du kan bestå Forsvarets fysiske basiskrav og ved helbreds- og tandlægevurderinger erklæres for fuldt egnet til udsendelse i internationale operationer.

KONTAKT OG ANSØGNING
Ønsker du at vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte sektionschef Pia Louise Jør-gensen på tlf. 29 12 70 36.
Hvis du vil vide mere omkring løn- og ansættelsesvilkår, er du velkommen til HR-konsulent fra Forsvarsministeriets Personalestyrelse, afdelingsleder Malene Nørgaard Abel på telefon 728 19142.

Stillingen er til besættelse 1. juli 2020.
Ansøgningsfristen er fredag den 1. maj. juni 2020. Samtaler afholdes løbende.

Såfremt du er udpeget til INTOPS, skal du gøre opmærksom på dette i din ansøgning.

Du bedes søge stillingen via linket. Du bedes scanne og vedhæfte relevante dokumenter, såsom bevis for kandidatuddannelse mv.
Har du ikke mulighed for at vedhæfte relevante doumenter, må du gerne tage dem med til ene eventuel samtale.

Forsvarsministeriets koncern er en mangfoldig arbejdsplads, og vi vil gerne afspejle det omkring-liggende samfund. Vi opfordrer derfor alle interesserede uanset personlig baggrund til at søge stil-lingen, fordi vi tror på, at forskellighed styrker opgaveløsningen gennem dynamik og nytænkning.

Læs mere om os på www.Forsvaret.dk

Kilde: Jobnet.dk