To AC-fuldmægtige til Ledelsessekretariatet, Hospitalsenhed Midt

Kan du arbejde dør om dør med de øverste direktører og samtidig støtte læger, sygeplejersker i en hektisk hverdag med patienter og pårørende. Så er AC-stillingerne i Ledelsessekretariatet på Hospitalsenhed Midt noget for dig. Vi søger lige nu to AC-fuldmægtige.

Stilling 1: Et fast stilling som AC-fuldmægtig, fuld tid, ledig til besættelse hurtigst muligt og senest 1. november.

Stilling 2: Et barselsvikariat som AC-fuldmægtig, fuld tid, ledig til besættelse snarest muligt og senest 15. november. Vikariatet udløber 15. november 2021.

Om stillingerne
Som AC-fuldmægtig er du en del af Ledelsessekretariatet i Administrationen på Hospitalsenhed Midt. Vi betjener Hospitalsenhed Midts hospitalsledelse, som udgøres af hospitalsdirektør, lægefaglig direktør og sygeplejefaglig direktør. Du indgår i et team, som består af to AC-fuldmægtige, en juridisk konsulent og fire chefsekretærer. Du referer til kommunikations- og sekretariatschefen.

Som AC-fuldmægtig er du dagsordensansvarlig og referent på hospitalsledelsens faste mødefora. Du sidder således tæt på hospitalets øverste ledelse og dybt inde i maskinrummet i en politisk styret driftsorganisation. Her træffes beslutninger om hospitalsenhedens strategi, økonomi og investeringer mv. Det at kunne agere adræt, med høj kvalitet og professionelt er et must. Samtidig er et stort overblik, evne til at agere i et fortroligt rum og diskretion forudsætninger for at lykkes i jobbet.

Jobbet som AC-fuldmægtig i Ledelsessekretariatet er samtidig et særdeles udadvendt job, både i forhold til Administrationens øvrige stabe og de kliniske afdelinger og centre. Du skal selv opsøge information og danne relationer også uden for dit eget kontor. Samtidig er det vigtigt, at du er generalist og kan sætte dig ind i mange forskellige fagfelter.

Ledelsessekretariatets AC-fuldmægtige står også for særlige sagsbehandlingsopgaver for hospitalsledelsen og særlige specialistopgaver for hele Hospitalsenhed Midt.

Særlige opgaver i stilling 1:
I denne stilling er du dagsordensansvarlig og referent på hospitalsledelsens ugentlige møde med Administrationens stabschefer.

Samtidig har du i denne stilling ansvar for udvikling, implementering og drift af Hospitalsenhed Midts finde vej-strategi. Strategien sikrer, at patienter oplever sammenhæng i alle de punkter, hvor vi leder dem på vej mod deres destination på vores hospitaler. Lige fra adresserne i indkaldelsesbrevene over kort, hjemmeside og ikke mindst skiltning. Strategien er implementeret på hospitalerne i Viborg, Silkeborg og Hammel, men mangler implementering på hospitalet i Skive.

Du skal danne dig overblik over patienternes flow gennem vores hospitaler og gå op i detaljen: Om vi skilter til de rigtige ting de rette steder. Du løser opgaven i tæt og kontinuerligt samarbejde med Kommunikation, Sundheds-It samt afdelingerne Byggeri og Projekt samt Servicecentret og en ekstern rådgiver. Du skal derfor kunne opbygge gode relationer til kolleger med mange forskellige fagligheder. Du er også fast medlem af Hospitalsenhed Midts styregruppe for byggeri og arealforvaltning, fordi der skal tages finde vej-hensyn i alle byggeprojekter.

Samtidig har du det overordnede blik på rammerne for vores patientsager og blik for at udvikle dette område. Særligt har du til opgave at skabe en digital patientsagsdatabase i samarbejde med dine kolleger i Sundheds-It. Databasen skal bruges til at spotte kvalitetsudfordringer i det kliniske arbejde på tværs af klage- og erstatningssager fra patienter. I denne opgave bliver du en del af Administrationens digitaliseringsindsats, hvor du hver 14. dag mødes med kolleger på tværs i Administrationen i et digitaliseringsværksted, hvor der er rum og tid til at udvikle databasen.

Særlige opgaver i stilling 2:
I denne stilling er du dagsordensansvarlig og referent på hospitalsledelsens møder med afdelings- og centerledelser, møder med Region Midtjyllands direktion, møder med øvrige hospitalsledelser i Region Midtjylland, møder med Hospitalsenhed Midts funktionsledere mv.

Samtidig er du tovholder på hospitalsledelsens strategiske processer og udvikling af hospitalets virksomhedsgrundlag. Du har samtidig ansvar for at udvikle de bedst mulige rammer for hospitalsledelsens dialog med de øvrige ledelseslag, herunder med særligt fokus på form og dialog på møder med afdelings- og centerledelser og funktionsledere. Konkret er du for eksempel tovholder på planlægning af 1-2 ledelsesseminarer i Hospitalsenhed Midt hvert år.

Du er også ansvarlig for Hospitalsenhed Midts opgaver i forbindelse med valghandlinger. I 2021 er der valg til regions- og kommunalvalg, hvor der dels vil være brevafstemning for indlagte patienter, og dels besøg og arrangementer op til valget. Sidstnævnte samarbejder du med teamets chefsekretærer om at planlægge og gennemføre.

Sådan hjælper vi dig i gang med jobbet
Du vil modtage en grundig introduktion og sidemandsoplæring i opgaverne, og vi arbejder tæt sammen med sparring som en naturlig del af hverdagen i teamet. Hver uge har du og din AC-kollega desuden et fast status-møde med jeres leder, så I hurtigt kan få sparring og hjælp til at komme videre med opgaver, hvor der er brug for et ledelsesmandat.

Om dig
Du har en samfundsvidenskabelig kandidatuddannelse.
Du har erfaring med ledelsesbetjening, fx fra studiearbejde, praktik eller en fast ansættelse.
Du forstår rollen som sagsbehandler i et felt, hvor topledelsen agerer og er i dialog med organisationens øvrige ledelseslag.
Du har nemt ved at skabe overblik og besidder organisatorisk forståelse.
Du er systematisk og har mod på og gerne erfaring med at håndtere sagsbehandling i et ESDH-system.
Du forstår at agere i en politisk styret organisation.
Du har integritet, er diskret og evner at agere i et fortroligt rum.
Du kan agere adræt og levere med høj kvalitet.
Du kan bevare roen og være hjælpsom over for kollegaer, selv når der er travlt.
Du er opsøgende og god til at samarbejde.
Du har en stejl læringskurve og formår hurtigt at have selvstændigt ansvar for egne opgaver.

Særligt for stilling 1:
Du har blik for detaljen og kan holde overblik over mange data
Du har interesse for digitalisering, og hvordan digitale løsninger kan understøtte driften.
Du har gerne erfaring med implementering af større projekter og samarbejde med kolleger med mange forskellige fagligheder og baggrunde.

Funktionsbeskrivelse for stilling 1 kan hentes her
Funktionsbeskrivelse for stilling 2 kan hentes her

Om Ledelsessekretariatet
Ledelsessekretariatet er en stabsfunktion i Administrationen, der bl.a. servicerer hospitalsledelsen, stabsfunktioner samt afdelinger og centre. Ledelsessekretariatet består af Sekretariatet og Kommunikation. Sekretariatet bistår bl.a. med juridiske opgaver, møde- og ledelsesbetjening, planlægningsopgaver, postbehandling og journalisering etc. Kommunikationsteamet understøtter hospitalsenheden med kommunikative opgaver både internt og eksternt. Der er 14 ansatte i Ledelsessekretariatet samt en elev.

Vi sætter en ære i at udvikle vores opgaveløsning, når vi kan se, at ting kan gøres smartere. Vi har en åben og tillidsfuld tone og står klar, når både nye og erfarne kolleger har brug for sparring og faglig støtte. Vi ler meget – ikke af, men med hinanden. Tonen er hjertelig, og vi kan i bund og grund bare godt li' vores arbejde og hinanden.

Om Hospitalsenhed Midt
Hospitalsenhed Midt omfatter Regionshospitalet Viborg, Regionshospitalet Silkeborg, Regionshospitalet Hammel Neurocenter og Regionshospitalet Skive og har ca. 4.200 ansatte samt et budget på ca. 2,3 mia. kr. årligt.

Hospitalsenhed Midt har 21 afdelinger og centre med udpræget samarbejde på tværs af specialer og har sammen en stærk faglig profil og er en af de bredest specialiserede hospitalsenheder i Danmark. Hospitalerne har årligt flere end 350.000 ambulante patienter og udskriver flere end 48.000 patienter efter indlæggelse.

Se nærmere om Hospitalsenhed Midt på www.hospitalsenhedmidt.dk

Om løn- og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår er i henhold til gældende overenskomst på området.
Ansættelsen sker ved Region Midtjylland med tjeneste indtil videre ved Hospitalsenhed Midt, Administrationen.

Yderligere oplysninger
Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til kommunikations- og sekretariatschef Kristine Stange på tlf. 5183 6020.

Din ansøgning
Din ansøgning indeholdende oplysninger om uddannelse, hidtidige erfaringer og resultater fx anbefalinger, og eksamensbeviser skal sendes elektronisk og være os i hænde senest 8. september.
Ansættelsessamtaler forventes at finde sted den 14. og 16. september.

Da Region Midtjylland løbende gennemfører besparelser og omorganiseringer, vil medarbejdere i omplacering, der søger stillingen, have fortrinsret til samtale.