Direktionssekretær til et af Danmarks største akuthospitaler

Kan du håndtere mange bolde i luften og sikre, at de lander i de rigtige hænder?

Har du sans for at arbejde med direktionsbetjening og trives du med at koordinere i en travl og uforudsigelig hverdag med mange interessenter? Er du på forkant og går du til opgaverne med selvstændighed? Så er du måske vores nye kollega.

Vi søger en direktionssekretær til en fast stilling, med tiltrædelse snarest muligt.

Dine opgaver
Du skal primært betjene én af vicedirektørerne, men dine opgaver kan ændre sig over tid. Du vil generelt have en koordinerende og administrativ funktion ved betjening af den samlede Direktion i samarbejde med dine kolleger i Direktionssekretariatet:

• Det er vigtigt, at du bevarer overblikket, men samtidig har sans for detaljen, da opgaver ofte skal løses hurtigt og samtidig være af høj faglig kvalitet.
• Du har forståelse for hvad der rør sig på hospitalet og kan anvende det i opgaveløsningen for Direktionen.
• Du skal kunne række ud til dine kollegaer for koordination og spille dem gode – for sammen skaber vi de bedste løsninger.

Konkrete eksempler på opgaver er:

• Sekretæropgaver for en vicedirektør, herunder være på forkant med kalenderen og have styr på input fra mange forskellige samarbejdspartnere.
• Løbende forberedelse og planlægning af møder, klargøre mødeforplejning, kvalitetssikre PowerPoints samt opfølgning og referatskrivning fra møder.
• Håndtering af telefoniske og skriftlige henvendelser til Direktionen, herunder fordeling af mailpost og journalisering.
• Indkøbe kontorartikler mv. og godkende faktura samt regnskab for Direktionen i regionens SAP og TUR system
• Større og mindre ad hoc opgaver, lettere sagsbehandling, diverse administrative opgaver mv.

Derudover vil du have andre administrative arbejdsopgaver i Direktionssekretariatet i samarbejde med andre kollegaer: Du bistår ved sagsbehandlingen af erstatningssager ved glemte effekter på hospitalet. Du har kontakten med afdelingerne om sagsforløbet. Derudover bistår du ved registrering og opfølgning på udtræk af måske uberettigede journalopslag. Du skal i et regionalt it-system indtaste resultatet af tilbagemeldinger fra afdelingens undersøgelser af journalopslagene. Du udarbejder statistik i Excel på tilbagemeldingerne.

Du kommer til at indgå i et inspirerende arbejdsmiljø med engagerede medarbejdere i hospitalets Direktionssekretariat og administrationens øvrige stabe. Vi forventer, at du kan lide nye udfordringer, tænker proaktivt med i opgaveløsningen og bidrager til udvikling af de administrative arbejdsgange i Direktionssekretariatet.

Din profil

• Du har en relevant administrativ uddannelse og gerne erfaring fra en tilsvarende stilling.
• Du har gode formidlingsevner i skrift og tale, og hvis du også har det på engelsk, vil det være en fordel.
• Erfaring fra sundhedsvæsenet er en fordel og interesse for at arbejde på et hospital er en forudsætning.

Du arbejder struktureret og systematisk. Du skal evne at prioritere blandt mange konkurrerende deadlines og alligevel levere god kvalitet. Du er proaktiv og har fokus på fremadrettet planlægning. Du har situationsfornemmelse, er imødekommende og kan lide at være blæksprutte. Du har overskud til en dagligdag hvor ikke to dage er ens.

Hospitaler er komplekse organisationer. Du skal trives med at samarbejde på tværs af forskellige faggrupper og dermed også kunne navigere i et felt med mange interessenter. Du skal kunne arbejde selvstændigt og søge råd og sparring hos kollegaer. Du engagerer dig og bidrager til det gode kollegaskab, også i en travl hverdag, hvor fokus på den fælles opgave og intern koordination er afgørende.

Løn og ansættelsesforhold

Stillingen er til besættelse snarest muligt, med en gennemsnitlig arbejdstid på 37 timer. Løn og ansættelsesforhold er i henhold til gældende overenskomst for HK.

Direktionssekretariatet består af 14 medarbejdere, der repræsenterer både administrativ, sundhedsfaglig og akademisk ekspertise. Sekretariatet ledes af sekretariatschefen. Dit arbejdssted bliver på Hvidovre Hospital med mulighed for hjemmearbejde indimellem.

For yderligere oplysninger er du velkommen til at kontakte Sekretariatschef Sille Arildsen på tlf. 24 23 59 79 eller direktionssekretær Lona Røner på tlf. 38 62 17 05. Du kan desuden finde mere om Amager og Hvidovre Hospital på www.hvidovrehospital.dk og www.amagerhospital.dk.

Ansøgningsfrist

Vi vægter tværfagligt samarbejde højt, og vi har en arbejdsplads med højt til loftet og en god stemning. Vi ser mangfoldighed som en styrke og opfordrer derfor alle, der kan se sig i stillingen til at søge.

Upload din motiverede ansøgning, CV, relevante bilag samt vellignende foto senest 17.8. 2021. Foto samt relevante bilag kan uploades under ”øvrige dokumenter”.
Samtaler forventes afholdt den 25.8. 2021 og 2. samtale den 27.8. 2021.

Kilde: Jobnet.dk