Brænder du for sekretærrollen? Og har du lyst til, i samarbejde med dygtige og engagerede kollegaer, at være med til at få en travl hverdag til at fungere for vores øverste ledelse? Så har vi måske en spændende stilling til dig i Uddannelses- og Forskningsstyrelsen.

Vi skaber fundamentet for fremtiden

Viden er det, vi skal leve af i fremtiden. I Uddannelses- og Forskningsministeriet arbejder vi derfor for høj vækst og ny indsigt gennem fremragende uddannelse og forskning. Vi skaber et solidt fundament for de videregående uddannelser og forskningen i Danmark, så nye idéer kan spire og skabe vækst.

Direktionssekretær med naturligt talent for planlægning og koordination

Direktionssekretariatet betjener direktionen og samarbejder med styrelsens kontorer. I kontoret sker den interne koordinering og opfølgning på sager og kommunikation både indadtil i forhold til direktionen og udadtil i forhold til departementet, institutionerne og den øvrige omverden. Du vil blive én af tre sekretærer i kontoret og blive direktionssekretær for to af vores fire vicedirektører og have en bred vifte af andre service- og administrative opgaver i kontoret, herunder generelt bidrage til kontorets understøttende funktion for den samlede direktion på fem medlemmer. Du vil blive ansat i en stilling, hvor opgaverne er mange og forskellige, og hvor det er afgørende, at du med sikker hånd får løst dem effektivt og med høj kvalitet i samarbejde med de øvrige medarbejdere i kontoret.

Dine opgaver omfatter bl.a.:

• Kalenderplanlægning for de to vicedirektører, herunder planlægning og koordinering af møder med interne og eksterne parter, bestilling af forplejning samt modtagelse af gæster mv.
• Håndtering af korrespondance for de to vicedirektører, herunder f.eks. udsendelse af officielle skrivelser, besvarelse af invitationer mv.
• Forberedelse af det samlede mødemateriale for de to vicedirektører til den følgende dag
• Rejseplanlægning og -bestilling samt afregning for de to vicedirektører samt tidsregistrering, herunder holde ferieregnskab for de to vicedirektører
• Varetage lettere administrative opgaver for kontorets to ESDH-ansatte i forhold til systemadministrationen af vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem (p.t. P360, men vi overgår til F2)
• Bistå kontoret med opdatering af styrelsens sider på ministeriets intranet samt hjemmeside
• Diverse administrative opgaver i kontoret som f.eks. kontering i IndFak, bestillinger i forbindelse med nyansatte i kontoret, koordinering med servicefunktionen for ministeriet, mv.

Er du vores nye kollega?

Du har en relevant kontoruddannelsesmæssig baggrund og gerne flere års erfaring fra en

lignende stilling. Vi forestiller os, at du er:

• Samarbejdsorienteret og fleksibel
• Serviceminded, loyal og kvalitetsbevidst
• Ansvarsfuld, struktureret og robust (kan holde hovedet koldt og udvise overskud)
• Selvstændig, stabil og let omgængelig.

Vi ser gerne, at du har et stærkt planlægnings- og koordineringsgen, har gode skriftlige som mundtlige formidlingsevner, har erfaring med intranet-/hjemmesideredigering og trives i et travlt miljø uden at miste overblik eller det gode humør. Du fungerer godt både selvstændigt og i samarbejde med andre og er fleksibel i forhold til arbejdstider. Du formår at holde styr på detaljerne samt har nemt ved at betjene diverse IT-systemer og værdsætter lettere it-rettede opgaver. Det er desuden en fordel, hvis du har erfaring med IndFak, ESDH-systemer og solid erfaring med Outlook.

En ambitiøs og social arbejdsplads

Du bliver en del af en ambitiøs arbejdsplads med dedikerede og fagligt stærke kollegaer, hvor vi prioriterer et godt samarbejde og arbejdsglæde i hverdagen. Vi mener nemlig, at en god kultur med dialog og samarbejde er forudsætningen for, at vi lykkes. Derfor er her plads til grin i den travle hverdag. Samtidig får du gode udviklingsmuligheder og stor fleksibilitet, så du kan balancere faglige ambitioner og privatliv.

Løn og ansættelsesvilkår

Du ansættes i Uddannelses- og Forskningsministeriets koncern efter overenskomst mellem Finansministeriet og relevant organisation. Der er mulighed for at forhandle tillæg, der matcher dine kvalifikationer.

Du forventes at kunne tiltræde senest per 1. september 2022.

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte kontorchef Jimmy Bruun Felthaus på telefonnummer 7231 7823 eller e-mail [email protected] eller souschef Lise Jürgensen på telefonnummer 7231 8055 eller e-mail [email protected]

Søg stillingen

Klik på knappen ”søg stillingen” eller søg via vores hjemmeside www.ufm.dk/job-i-ministeriet. Vi skal have din ansøgning senest fredag den 17. juni 2022 kl. 12.00.

Vi forventer at holde to samtalerunder. Første samtalerunde afholdes i uge 25 og anden samtalerunde i uge 26. Mellem første og anden samtalerunde gennemføres personlighedstest.

Ligestilling i alle dens aspekter er vigtig. Derfor opfordres alle interesserede uanset etnisk tilhørsforhold, religion, køn, alder og lign. til at søge stillingen. Uddannelses- og Forskningsministeriet er medlem af foreningen Lige Adgang.

Om Uddannelses- og Forskningsstyrelsen

I Uddannelses- og Forskningsstyrelsen løfter vi en bred portefølje af faglige og administrative opgaver og projekter, der understøtter videreudvikling af dansk forskning, videnbaseret innovation og en løbende kvalitetsudvikling på de videregående uddannelser i et godt internationalt samspil på både forsknings- og uddannelsesområdet. Det sker i tæt dialog med de videregående uddannelsesinstitutioner og øvrige aktører med afsæt i dyb faglighed på de relevante områder. Styrelsen har også ansvaret for den ordinære uddannelsesstøtte (SU) og en række andre særlige støtteordninger for uddannelsessøgende samt ansvaret for drift og udvikling af SU-systemer, studieadministrative it-systemer mv.

Kilde: Jobnet.dk