Direktionssekretær til Social- og Boligstyrelsen i Odense

Vi søger en dygtig sekretær til Social- og Boligstyrelsens direktionssekretariat, som kan bidrage positivt til at understøtte direktionens og chefgruppens arbejde.

Vi tilbyder…
Vi tilbyder et alsidigt job som sekretær for Social- og Boligstyrelsens direktion, hvor du sammen med kolleger skal koordinere og yde praktisk bistand til direktionen samt sikre, at hverdagen fungerer effektivt og smidigt. Du vil få alsidige opgaver i et team med fokus på kvalitet og fleksibilitet i opgaveløsningen, en uhøjtidelig tone og godt socialt fællesskab.

Stillingsbeskrivelse
Du får berøring med hele Social- og Boligstyrelsens direktion og chefgruppe og vil bl.a. komme til at arbejde med:

• Sekretærbistand til direktionen, herunder ift. kalenderstyring og mødebookninger/-ændringer, planlægning af eksterne møder, koordinering af møder på tværs af styrelsens lokationer i Odense og København
• Bestilling af mødeforplejning og bistand til direktionsmedlemmerne ifm. planlægning og afregning af rejser, udgifter mv.
• Opgaver forbundet med direktionens deltagelse på konferencer, seminarer mv.
• Udarbejdelse af daglige mødemapper til direktionsmedlemmerne
• Håndtering af elektroniske postkasser, journalisering og ESDH-system
• Bistand til planlægning af styrelsesarrangementer, fx personaledag, DHL og løbende fællesmøder (både fysiske og virtuelle)
• Opgaver ifm. rekruttering til chefstillinger i styrelsen
• Generel administrativ understøttelse af Direktionssekretariatets opgaveløsning, herunder fx i forbindelse med rekrutteringer og modtagelse af nye medarbejdere (bestilling af IT-udstyr, velkomstbuketter og velkomstmorgenmad, udarbejdelse af introprogrammer osv.)
• Opgaver vedr. intranet og hjemmeside.

Du vil hovedsageligt fungere som sekretær for direktionen, men skal også være indstillet på at kunne indtræde som sekretær for chefgruppen i et eller flere af styrelsens kontorer, hvis der opstår behov for det i perioder eller i kombination med arbejdet i Direktionssekretariatet.

Din profil
Vi forventer, at du har en relevant administrativ uddannelse, og det vil være en fordel, hvis du har erfaring med direktions- eller ledelsesbetjening fra en statslig eller offentlig politisk styret organisation.

Vi søger desuden en kollega, der er imødekommende, udpræget servicemindet, og som kan samarbejde med både interne og eksterne samarbejdspartnere. Du forventes at være god til at skabe overblik, planlægge og arbejde struktureret på en arbejdsplads, hvor der kan være mange bolde i luften, og hvor arbejdsdagen kan se anderledes ud, end den var planlagt.

Du kan lide at have indflydelse på egen opgaveløsning, som stiller krav til dine evner til at prioritere opgaverne, udarbejde effektive løsninger på egen hånd og søge sparring ved behov. Du vil samtidigt indgå i et tæt samarbejde med Direktionssekretariatets øvrige medarbejdere om at understøtte såvel direktion som chefgruppe i deres arbejde.

Desuden lægger vi vægt på, at du som person:

• Er imødekommende og løsningsorienteret
• Fungerer godt både i samarbejder og i den selvstændige opgaveløsning
• Har øje for optimering og udvikling
• Er struktureret og kvalitetsbevidst.

Om Direktionssekretariatet
Du vil blive en del af Direktionssekretariatet, der i alt tæller 14 medarbejdere og en leder. Direktionssekretariatets opgaver spænder fra direktionsbetjening og koordineringsopgaver på tværs af styrelsen og eksterne samarbejdsparter til opgaver vedr. presse og kommunikation.

Om Social- og Boligstyrelsen
Social- og Boligstyrelsen er en arbejdsplads med en spændende, relevant og travl hverdag, et stærkt kollegialt sammenhold, en uformel omgangstone og højt ambitionsniveau. Vi tilbyder fleksible arbejdsvilkår med mulighed for hjemmearbejdsdage efter aftale. Social- og Boligstyrelsens hovedsæde ligger i Odense. Social- og Boligstyrelsen er en pendlervenlig arbejdsplads med mange ansatte fra både Sjælland og Jylland og ligger under 10 minutters gang fra Odense Banegård.

Løn og ansættelsesvilkår
Stillingen er en fast fuldtidsstilling med tiltrædelse senest d. 1. maj 2023.

Din stillingsbetegnelse vil afhænge af dine uddannelsesmæssige kvalifikationer, og lønnen fastsættes ud fra erfaring og kompetencer. Ansættelse sker i henhold til gældende overenskomst mellem Finansministeriet og den relevante organisation.

Hvis vi tilbyder dig stillingen, vil du blive bedt om at sende en privat straffeattest til vurdering af, om du kan ansættes. Ansættelse er således betinget af både fremlæggelse af straffeattesten og af tilfredsstillende oplysninger i attesten.

Stillingens ansættelsesområde er Social-, Bolig- og Ældreministeriet med tilhørende institutioner. Arbejdsstedet er Social- og Boligstyrelsen, Edisonsvej 1, 5000 Odense C.

Ansøgningsfrist og afholdelse af samtaler
Du sender din ansøgning og relevant dokumentation (CV og eksamenspapirer) elektronisk via stillingsopslaget på vores hjemmeside www.sbst.dk. Der er ansøgningsfrist den 1. marts 2023.

Vi forventer at afholde samtaler i uge 10 - 12. Der vil evt. indgå et testforløb.

Vil du vide mere?
Du kan få flere oplysninger om stillingen og Social- og Boligstyrelsen ved at kontakte leder Lone Pedersen på [email protected] eller på telefon 23 45 71 39.