PA/Direktionsassistent med stærke kommunikative kompetencer - 8920

Hos os bliver du en del af et fællesskab af dygtige rådgivere, som til hverdag løser alle opgaver indenfor offentligt indkøb, herunder særligt komplekse udbud.

Tolstrup & Hvilsted er i stærk vækst, og vi har derfor brug for en passioneret PA/Direktionsassistent.

Der er tale om en nyoprettet stilling, hvor du bliver centralt bindeled for hele organisation. Du får en central rolle og dermed en bred pallette af PA-opgaver i en travl rådgivningsvirksomhed. Stillingen er på 30 – 37 timer, med tiltrædelse efter aftale.

Du skal kunne fungere i en hverdag med kollegaer, der er højt specialiseret indenfor deres felt. Du vil ligeledes skulle assistere chefgruppen i deres daglige opgaver, herunder planlægning og strukturering af opgaver.

Kvalitetsbevidst og serviceminded
Du har drive, er kvalitetsbevidst og serviceminded. Det, du afleverer, er gennemarbejdet og gennemtænkt, og du har en meget høj kvalitet i dit arbejde. Du er fleksibel, og trives i et tempofyldt miljø, og du er i stand til at styre en række opgaver samtidig – uden at miste overblikket og opmærksomheden på detaljen.

Jobbet indebærer en høj grad af egen planlægning og en stor grad af fleksibilitet. Du skal kunne fungere i en blækspruttefunktion, og samtidig motiveres du af at arbejde selvstændigt.

Vi forestiller os, at du

• ved, at arbejdsopgaverne sætter dagsordenen, og at et højt service- og kvalitetsniveau er af afgørende betydning for vores fælles succes.
• har stærke kommunikationsevner – både mundtligt og skriftligt – i dansk og også gerne på engelsk.
• har stærke IT-færdigheder og et digitalt mindset, herunder at du er superbruger af Microsoft Office, specielt Word, Excel og PowerPoint.
• trives med varierende arbejdsopgaver, kan holde struktur, overholde deadlines og bevare overblikket i travle perioder.
• kan tage ansvar og arbejde selvstændigt.
• er proaktiv og imødekommende.
• har en relevant uddannelse – og gerne erfaring fra anden lignende stilling.
• har kørekort og bil til rådighed

Vi tilbyder

• en attraktiv arbejdsplads med fleksible arbejdstider.
• stor mulighed for at påvirke dit jobindhold og opgaver.
• et godt – og travlt – arbejdsmiljø med engagerede kolleger i en virksomhed med fokus på sparring og nærværende ledelse.
• et udfordrende og afvekslende job med udgangspunkt i ’ordentlighed’ og et reelt ønske om at bidrage til en optimal anvendelse af samfundets fælles ressourcer.

• løn- og ansættelsesvilkår på et attraktivt niveau, som forhandles iht. kvalifikationer.

Jobbeskrivelse – PA/Direktionsassistent
Vi forestiller os, at dit job vil indeholde følgende type opgaver:

• Gennemlæsning og kvalitetssikring af udgående materiale, herunder renskrivning/opdatering og layout.
• Ansvar for vedligehold af juridiske skabeloner
• Bistå med budget- og regnskabsmæssige opgaver
• Indgå i økonomiske analyseopgaver
• Ansvar for designmanual og anvendelse af denne.
• Assistere chefgruppen med bl.a. udarbejdelse af tilbud, gennemlæsning af kontrakter mv.
• Mødeindkaldelser, dagsorden og referatskrivning
• Yde support og eventuel undervise i it-systemet Tildeling.dk
• Kordinere / arrangere arrangementer/kurser (interne og eksterne)
• Sammensætte indhold til nyhedsbreve mv.
• Bistå med formidling/promovering af Tolstrup & Hvilsted
• Koordinering af marketing internt
• Vedligeholdelse af digitale salgsplatforme
• Udfærdigelse af præsentationer
• Generelle administrative opgaver, dog ikke bogføring og andre lignende opgaver.
• Telefonomstilling, så du er ”vores stemme udadtil”

Din primære arbejdsplads vil være på vores kontor i Randers, der er placereret lige ved motorvejen og mindre end 30 minutters kørsel fra Aarhus C. Du må være indstillet på, at der indimellem vil forekomme rejseaktivitet, da vi også har kontor på Frederiksberg og kunder i hele landet.

Om os
For Tolstrup & Hvilsted er indkøb og udbud ikke en bibeskæftigelse – det er vores eneste fagområde! Det er et bevidst valg, fordi det er et komplekst fagområde, der kræver en udpræget specialisering.

Tolstrup & Hvilsted er i dag en af de foretrukne rådgivere på komplekse indkøbs- og udbudsopgaver i alle dele af den offentlige sektor.

Yderligere oplysninger og ansøgningsfrist
Send din motiverede ansøgning med relevante bilag til administrationschef Heidi Knudsen på [email protected] senest den 8. juni 2020. Vi forventer at afholde samtaler i uge 26.

Vil du vide mere om jobbet, er du velkommen til at kontakte administrationschef Heidi Knudsen på 53649550.

Kilde: Jobnet.dk