Chefsekretær/PA til [xxxxx]

Har du drive og et godt overblik? Kan du træffe selvstændige beslutninger, og har du blik for at få arbejdsdagen for vores ledelse til at fungere optimalt?

Psykiatrien i Region Syddanmark er kendetegnet ved en ambitiøs strategisk dagsorden ud fra visionen om at skabe sammenhæng, bedre behandling og mere sundhed for mennesker med psykisk sygdom. Vi samarbejder bredt blandt andet med de 22 kommuner og somatiske sygehuse i regionen og er involveret i udviklingen af psykiatrien både regionalt og nationalt.

Vi søger en erfaren chefsekretær/PA der, i samarbejde med de to øvrige chefsekretærer, kan betjene vores sygehusledelse og administrationschef. En kollega, der aktivt præger og løbende forbedrer chefsekretærfunktionen og i den opgave har fokus på bedst muligt at matche og understøtte sygehusledelsen.

Sygehusledelsen består af en sygeplejefaglig direktør, en lægefaglig direktør og en administrerende direktør. Du vil primært blive tilknyttet den sygeplejefaglige direktør.

Dine opgaver

• Sekretærbistand til sygehusledelsen, herunder kalenderstyring, håndtering af indbakke, besvarelse af henvendelser og diverse praktiske opgaver.
• Planlægning og koordinering af direktørens aktiviteter og hverdag.
• Koordinering af møder, rejseaktiviteter og arrangementer med direktøren/sygehusledelsen som vært.
• Håndtering af kørsel, fakturaer og rejseafregninger for direktøren.
• Sekretariatsbistand til administrationschefen.

Dine kvalifikationer
Vi søger en kollega med erfaring fra en lignende stilling som chefsekretær/PA i en større offentlig eller privat virksomhed. Du har en relevant uddannelse, gerne på kandidatniveau eller som for eksempel lægesekretær eller advokatsekretær.

Du trives med at have en koordinerende rolle, og du har en engageret og ansvarlig indstilling til dit arbejde. Du er hurtig til at skabe overblik og har nemt ved at opnå indsigt i nye områder. Du arbejder struktureret og systematisk, du har respekt for deadlines og forstår at prioritere i den daglige opgaveløsning. Du er god til at opbygge samarbejdsrum og indgår ubesværet i en konstruktiv og åben dialog med vores mange kolleger, ledere og samarbejdspartnere.

Derudover er du:

• Serviceminded og imødekommende.
• Initiativrig, har sans for detaljen og er kvalitetsorienteret.
• Stærk i skriftlig kommunikation.
• Erfaren i MS Office og har flair for it generelt.
• Ikke bange for at tage fat i travle perioder, også ind imellem uden for normal arbejdstid.
• Loyal, diskret og med en personlig og naturlig gennemslagskraft, som gør, at du kan sige til og fra.

Lidt om os
Chefsekretærerne er en del af et mindre direktionssekretariat i psykiatrisygehusets administration med reference til administrationschefen. Du kommer til at sidde sammen med dine to nærmeste kolleger, så du skal kunne trives med, at der er aktivitet omkring dig, samtidig med, at du skal kunne fordybe dig.

Psykiatrisygehuset er ét af fem sygehuse i Region Syddanmark. Vi varetager udredning og behandling af borgere i alle aldre med psykisk sygdom. Dit daglige arbejdssted vil være psykiatrisygehusets administration, i Vejle, hvor vi er omkring 100 medarbejdere fordelt på seks funktioner.

Administrationen er i gang med en spændende udviklingsproces. Ambitionen er klar: Vi skal være den bedste administrative arbejdsplads i Region Syddanmark. I administrationen har vi en række leveregler, hvis formål, med opgaveløsningen i centrum, er at sikre en god balance mellem arbejdsliv og privatliv, så det opleves meningsfyldt og fleksibelt.

Om stillingen

Stillingen er på 32 timer om ugen, og forventet tiltrædelse er 1. maj 2022.

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte administrationschef Berit Matzen, tlf. 99444901, [email protected], chefsekretær Anne-Mette Hoppe, tlf. 99444887, [email protected], eller chefsekretær Mette Bess Nielsen, tlf. 92433842, [email protected].

Løn- og ansættelsesvilkår fastlægges i henhold til aftale mellem Danske Regioner og forhandlingsberettiget organisation.

Ansøgningsfrist

Ansøgningen modtages senest onsdag den 9. marts. Første samtale er tirsdag den 15. marts, og anden samtale er planlagt til torsdag den 24. marts. Mellem de to samtaler vil kandidaterne blive bedt om at gennemføre en personprofilanalyse.

Kilde: Jobnet.dk