Indkøbsassistent til Koordinationsafdelingen

Har du styr på indkøbsprocesserne, er du grundig og struktureret, og vil du være en del af et team, der har til opgave at skabe de bedste rammer for til gavn for hele Forsvaret?
Så er det dig, vi har brug for.

Om os

Koncern IT er en videnstung og højt specialiseret IT-arbejdsplads, som i øjeblikket er i gang med en gennemgribende IT-modernisering, der indebærer, at vi skal implementere en helt ny strategi, som blandt andet byder på ny teknologi, etableringen af et nyt datacenter og en helt ny organisation i rammen af Program IT-konsolidering og Transformation (dagligt kaldet PIT).

Stillingen som indkøbsassistent er placeret i Koordinationsafdelingens Forvaltnings- og Ledelsesstøttesektion, der består af 10 medarbejdere. Vores mål er at understøtte og servicere organisationen og ledelsen ved at arbejde forbindende, kundecentrisk, vidensdrevet og hurtigt, så vi leverer den rette information til rette tid.

Vi har ansvaret for at koordinere og udarbejde svar på høringer, udarbejde notater og oplæg samt at forberede møder for chefen og vicechefen for Koncern IT. Vi har også ansvaret for økonomi, indkøb på rammeaftaler eller via udbud, GDPR-området og de revisioner, der gennemføres af Rigsrevisionen, Center for Cybersikkerhed og Forsvarets Interne Revision. Derudover er vi ansvarlig for vores IT-elever og for HR-opgaver vedrørende on-boarding, trivsel og bemanding.

Vi tilbyder en velfungerende arbejdsplads med et godt arbejdsmiljø og en sund balance mellem familieliv og arbejdsliv. Hos os praktiserer vi relations- og tillidsbaseret ledelse, vi prioriterer individuel kompetenceudvikling, og vi tilbyder gode muligheder for indflydelse i en forholdsvis nyetableret afdeling.

Om stillingen

Som indkøbsassistent hos os, er du med til at styrke indkøbsprocessen i Koncern IT samt sikre, at arbejdsgange og processer fungerer smidigt og effektivt. Dette gøres samtidig med, at du har styr på, at alt er registreret og dokumenteret i de IT-værktøjer, vi anvender til at understøtte indkøbsprocesserne.

Hos os får du en spændende hverdag præget af forskellige opgaver såsom:
• Ensartning og optimering af indkøbsprocessen for IT-tjenesteydelser, software mv.
• Kontrol af gyldige aftaler indgået f.eks. på SKI.
• Assistere med ledelsesrapportering til ugentlige produktionsstyringsmøder.
• Optimering af samarbejdet mellem aktørerne herunder tæt dialog med indkøberne.
• Påse at midler afsat i henhold til en indgået aftale bliver disponeret.
• Registrering af varemodtagelse i DeMars.
• Markedsafdækning, træk på rammeaftale herunder oprettelse af indkøbsrekvisitioner og indkøbsordrer.

Du må forvente at arbejde med mange opgaver ad gangen og deadlines, hvorfor du skal være god til at holde overblikket og løbende prioritere dine arbejdsopgaver.

Du kommer til at arbejde tæt sammen med kollegerne i både Hvidovre og i Ballerup, særligt i indkøbsdivisionen og økonomidivisionen.

Om dig

Det er ønskeligt, hvis du har en relevant erhvervsfaglig uddannelse samt erfaring med indkøbsområdet fra nuværende eller tidligere stilling.

Vi foretrækker, hvis du har kendskab til Forsvaret og forsvarets indkøbsprocesser, herunder kendskab til forsvarets IT-værktøjer såsom SAP/DeMars og Remedy.
Har du desuden flair for at forstå komplekse IT-processer, vil det være et plus, da vores arbejde er centreret omkring at servicere og understøtte en højt specialiseret IT-organisation med et komplekst IT-landskab.

Som person er du samarbejdsorienteret, proaktiv og arbejder systematisk. Du tager ansvar, følger opgaver til dørs og leverer løsninger af høj kvalitet.
Du har en positiv indstilling, og du er god til at etablere stærke relationer.

Det er vigtigt for os, at du har et godt humør, er selvstændig, og at du kan formulere dig kort og præcist mundtligt og skriftligt.
Du skal helst kunne trives i et arbejdsmiljø, hvor der er frihed under ansvar, og hvor vi hjælper hinanden med at yde det bedst mulige. Derfor er det også vigtigt, at du er fleksibel og omstillingsparat med hensyn til dine arbejdsopgaver.

Er ovenstående udfordringer og rammer noget du kan trives med og vokse i, har du potentialet til at blive vores nye kollega, og vi håber at se din ansøgning.

Ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning sker i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer - Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten). Basislønnen for denne stilling er 26.240,00 kr. pr. måned. Afhængigt af dine kvalifikationer vil der være mulighed for at forhandle tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde denne under hele ansættelsesforløbet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

KONTAKT OG ANSØGNING
Ønsker du at vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte chefkonsulent Pia Louise Jørgensen på tlf. 2912 7036.
Hvis du vil vide mere omkring løn- og ansættelsesvilkår, er du velkommen til at kontakte Forsvarsministeriets Personalestyrelse HR-konsulent Julie Palmquist, på tlf. 7281 9159.

Ansøgningsfristen er 30. april 2020 og vi forventer at afholde samtaler løbende, så tøv ikke med at sende os din ansøgning.
Stillingen er til besættelse snarest muligt eller efter aftale.

Vi vil bede dig om at søge jobbet via nedenstående link. Hvis det ikke er muligt for dig at scanne og vedhæfte relevante dokumenter, må du gerne tage dem med til en eventuel samtale.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed styrker opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.

Kapacitetsansvarlig Koncern IT (KAKI)
Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse (FMI) har, som styrelse under Forsvarsministeriets område, det overordnede ansvar for koncernens materiel- og informatiksystemer fra ’vugge til grav’. FMI har ca. 1.900 medarbejdere. Omkring 1.400 er civile, imens 500 er militære. Ca. 300 af FMI’s 1.900 medarbejdere er placeret i domicilet i Hvidovre.

Kapacitetsansvarlig Koncern IT (KAKI) er en division under FMI, som driver, vedligeholder og udvikler koncernens netværk, applikationer og arbejdsstationer. Endvidere driver og udvikler KAKI koncernens SAP-applikation DeMars. KAKI forestår desuden koordinering, planlægning, ressource- og udliciteringsstyring samt sikkerhed og kvalitetsstyring mv. inden for informatikområdet for hele koncernen.

Kilde: Jobnet.dk