Kommunikations- og sekretariatschef søges til Region Midtjyllands næststørste hospitalsenhed

Kan du skabe tryghed for patienter, formidle de gode historier og støtte rekruttering af medarbejdere gennem målrettet kommunikation? Har du interesse for professionel sekretariatsbistand som grundlag for udvikling og drift i en politisk styret organisation? Og kan du med faglig tyngde og samarbejde sætte retning for kommunikation og ledelsesstøtte i en organisation med 4.300 ansatte?

Om staben
Som kommunikations- og sekretariatschef bliver du chef for Ledelsessekretariatet, som er én af seks stabe i Hospitalsenhed Midts Administration. Ledelsessekretariatet består af kommunikation og sekretariat. Dine medarbejdere er fagligt velfunderede, erfarne og selvledende ud fra de rammer, du som chef overordnet sætter sammen med dem. Du støtter dem med organisatorisk overblik, politisk fingerspidsfornemmelse, hurtig sparring og aftræk på beslutninger.

Kommunikation arbejder ud fra Hospitalsenhed Midts kommunikationsstrategi og -plan, som tegnes på ny hver 2-3 år ud fra data om organisationens behov og målgruppernes adfærd. Som ny kommunikations- og sekretariatschef skal du udforme de næste års kommunikationsstrategi og -plan sammen med dine medarbejdere, hospitalsledelsen og hospitalets kliniske afdelinger og centre. Forventningen er, at støtte til rekruttering af medarbejdere, implementering af nye hjemmesider og videreudvikling af digital patientinformation vil være blandt de næste års fokusområder. Efterspørgslen på kommunikationsrådgivning og opgaveløsning er stor i hele organisationen. Kommunikationsstrategi og -planen danner derfor også afsæt for den fagligt funderede prioritering af opgaver i Kommunikation.

Sekretariatet støtter hospitalsledelsen og afdelinger og centre gennem service, sagsbehandling, rådgivning og implementering af større indsatser. Ledelsessekretariatet har koordinerende funktion på tværs af administrationens stabe, til afdelinger og centre, til hospitalsledelsen og til koncernledelse og direktion i Region Midtjylland. Blandt de kommende opgaver ligger dybdeimplementering af informationssikkerhed, implementering og drift af virksomhedsgrundlag samt brug af tendenser i patientsager som patientsikkerheds- og kvalitetsindikator til afdelinger og centre.

Om din opgave
I opgaven som kommunikations- og sekretariatschef er det en fordel hurtigt at kunne oparbejde et strategisk og organisatorisk overblik over Hospitalsenhed Midt, over de væsentligste samarbejdspartnere på tværs i Region Midtjylland og det politiske og mediemæssige landskab. Dine medarbejdere tager sig af de fleste operationelle opgaver, mens du er primær sparringspartner for dem i både kommunikations- og sekretariatsopgaverne. Til det formål er overblikket et vigtigt ståsted, og du spiller en central rolle i at skabe helhed og sammenhæng i Hospitalsenhed Midt. Blandt andet ved at give lys og hjælp til de enkelte funktioner og samtidig understøtte det fælles 'vi' i organisationen.

Du er samtidig rådgiver for afdelinger, centre og hospitalsledelsen i ledelseskommunikation og i svære pressesager. Der vil derfor være situationer, hvor du operationelt skal kunne forberede et presseberedskab, samarbejde med pressen, håndtere krise- og beredskabskommunikation eller rådgive om proces og facilitering af hospitalsledelsens væsentligste mødefora.

Samlet er der dels kortsigtede opgaver, hvor du hjælper med at holde snor i forskellige interesser, skaber ro og styrer slagets gang. Dels er der langsigtede perspektiv, hvor du sætter retning for Hospitalsenhed Midts kommunikation med patienter, offentlighed og medarbejdere. Begge dele kalder på, at du er velfunderet i din kommunikationsfaglighed, har interesse for sekretariatsområdet og kan skabe følgeskab og medarbejderskab hos hospitalsledelsen, afdelings- og centerledelser, MED-system og dine egne medarbejdere.

Som leder skal du have erfaring med og lyst til at lede medarbejdere i mange forskellige faggrupper: AC'ere, kommunikationsuddannede kandidater, journalister, fotograf, jurister og kontoruddannede kolleger – og have mod på og interesse for at se styrken i både forskellige faggrupper og persontyper i dine teams og bygge bro mellem dem.

Samarbejde er afgørende for, at såvel Ledelsessekretariatet som hospitalsenheden lykkes med sine opgaver. Det er derfor afgørende, at du hurtigt kan opbygge et godt netværk og gode relationer til samarbejdspartnere internt i hospitalsenheden, i Region Midtjylland og eksternt hos vores samarbejdspartnere i blandt andet Viborg, Silkeborg og Skive Kommuner.

Krav til dig

• Du har en kommunikationsfaglig uddannelse og/eller solid kommunikationsfaglig erfaring fra tidligere stillinger.
• Du kan argumentere kommunikationsfagligt over for ledere og medarbejdere, gerne med afsæt i data.
• Du har interesse i at drive og udvikle et bredt sekretariatsområde.
• Du har indblik i god forvaltning, god sagsbehandling og kan understøtte beslutningsprocesser.
• Du har erfaring med ledelse og gerne lederuddannelse.
• Du tør gå forrest, sætte retning, prioritere og tage og formidle svære beslutninger.
• Du kan sætte hold og rammer – hvorefter du sætter holdene fri i de operationelle opgaver.
• Du kan sætte dig ind i andres verden og interesser og søge samarbejde som vejen til at lykkes.
• Du har det strategiske overblik og kan navigere i komplekse problemstillinger og større samarbejdsprojekter.

Hvad tilbyder vi

• Et meningsfuldt lederjob, hvor du medvirker til at forbedre fremtidens sundhedsvæsen.
• En organisation, der ser kommunikation som forretningskritisk.
• Et alsidigt job og organisation, hvor ikke to dage er ens, tempoet er højt, og hvor der er latter og begejstring.
• Fagligt dygtige, engagerede og selvkørende medarbejdere.
• Et udpræget godt samarbejde i gruppen af stabschefer på tværs af Administrationen.
• Et job, hvor du er naturligt medlem af de mest centrale mødefora ift. dit job: Hospitalsledelsens ugentlige beslutningsmøder, hospitalsledelsens månedlige møder med afdelings- og centerledelser, hoved-MED-udvalget på Hospitalsenhed Midt, Chefforum for Kommunikation i Region Midtjylland og forretningsudvalget for den fælles animationsstrategi mellem Viborg Kommune, Hospitalsenhed Midt og Novo Nordisk.
• En Administration med insisterende fokus på optimering og digitalisering som forudsætning for, at vi også i fremtiden kan prioritere tid til de opgaver, som et hospital i udvikling kalder på.
• Et grundigt onboarding-program med introduktion til opgaver, systemer, samarbejdspartnere og organisationen.

Mere om Ledelsessekretariatet
I Kommunikation arbejder seks kommunikationskonsulenter og en fotograf fordelt på to teams. Nyheds- og presseteamet fortæller hvert år cirka 400 gode historier om Hospitalsenhed Midt i interne og eksterne kommunikationskanaler. Samtidig varetager teamet kommunikationsrådgivning til hospitalsledelsen og afdelinger og centre og håndterer de ca. 500 henvendelser, som HE Midt hvert år modtager fra pressen. Info-teamet varetager udvikling og drift af digital patientinformation på web, i app og med animation og video samt drift og udvikling af hjemmeside og intranet. Hospitalsenhed Midts hjemmeside har godt 1,6 millioner unikke besøgende hvert år, heraf knap 800.000 unikke brugere på digitale patientvejledninger. Intranettet har hvert år ca. ca. 325.000 unikke besøg. Fotografen står for klinisk foto, reportage fotos og fotos og video til patientinformation.

Sekretariatet tæller otte kolleger. AC-teamet varetager al koordinering og drift af dagsordener og referater til hospitalsledelsens primære møder, udvikling og implementering af HE Midts virksomhedsgrundlag, udvikling og drift af Hospitalsenhed Midts finde vej-strategi mv. Team jura og GDPR varetager rådgivning og implementering i afdelinger og centre vedr. sundhedsloven og informationssikkerhed. Team chefsekretær servicerer hospitalsledelsen med mail- og kalenderhåndtering og har samtidig en stor opgaveportefølje vedr. sagsbehandling, arrangementskoordinering og sagsbehandling af patienterstatningssager og klagesager.

Det samlede Ledelsessekretariat er en af seks stabe i Administrationen. De øvrige stabe tæller HR, Sundheds-It, Økonomi og Plan, Kvalitet og Forbedring samt Forskning.

Om Hospitalsenhed Midt
Hospitalsenhed Midt omfatter Regionshospitalet Viborg, Regionshospitalet Silkeborg, Regionshospitalet Hammel Neurocenter og Regionshospitalet Skive samt sengeafsnit på Regionshospitalet Lemvig og har ca. 4.300 ansatte samt et budget på ca. 2,4 mia. kr. årligt.

Hospitalsenhed Midt har 21 afdelinger og centre med udpræget samarbejde på tværs af specialer og har sammen en stærk faglig profil og er en af de bredest specialiserede hospitalsenheder i Danmark. Hospitalerne har årligt flere end 350.000 ambulante patienter og udskriver flere end 50.000 patienter efter indlæggelse. Se nærmere om Hospitalsenhed Midt på www.hospitalsenhedmidt.dk

Om løn- og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår er i henhold til gældende overenskomst på området.
Ansættelsen sker ved Region Midtjylland med tjeneste indtil videre ved Hospitalsenhed Midt, Administrationen.

Yderligere oplysninger
Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til hospitalsdirektør Thomas Balle Kristensen på tlf. 30387193.

Din ansøgning
Din ansøgning indeholdende oplysninger om uddannelse, hidtidige erfaringer og resultater skal sendes elektronisk og være os i hænde senest den 4. januar 2022. Ansættelsessamtaler forventes at finde sted den torsdag den 13. januar og tirsdag den 25. januar 2022. Der vil blive lavet personprofil, og tilbagemeldingssamtale ved en konsulent for kandidater, der går videre til 2. samtale.

Da Region Midtjylland løbende gennemfører besparelser og omorganiseringer, vil medarbejdere i omplacering, der søger stillingen, have fortrinsret til samtale.