Office Manager og mødeafvikler til kursusvirksomhed

Brænder du for service og elsker at tage ansvar, når der sker noget uforudset? Vil du være den der sørger for at vores kunder og kursister oplever at der er styr på logistikken, kaffekopperne og kursusmaterialer og dermed får en service der er prikken over i’et. Og har du mod og lyst til at blive en del af en voksende kursusforretning og internationalt konsulenthus?

I rollen som Office Manager og mødeafvikler er du den første vores kursister og kunder møder, og du bliver derfor Mannaz’ ansigt udadtil – det er en vigtig rolle for os, da vi udover at skabe gode læringsoplevelser for vores kunder, også ønsker at give dem en særlig oplevelse, når de er på kursus eller på besøg hos Mannaz.

Primære opgaver:

• Servicere og byde velkommen til kursister og kunder i vores kursuscenter
• Sikre en løbende afrydning samt servering af morgenmad og kage
• Have det overordnede ansvar for daglig drift af lokaler i kursuscentret, herunder opstilling af borde, klargøring af lokaler, servicering af kaffeautomater, afrydning af plancher m.v.
• Receptionistrolle og “go-to-person" for hele Mannaz – herunder kontakt til vores leverandører (eks. håndværkere og rengøring), ansvar og bestilling af kontorartikler samt kontakt til vores vicevært.
• Kommunikation, bestilling og samarbejde med vores forplejningsleverandør og restaurant som du skal sikre gode arbejdsprocesser med.
• Markant rolle i vores bæredygtighedsstrategi i forbindelse med genanvendelse af materialer og affaldshåndtering samt indkøb af kontorartikler
• Diverse ad hoc-opgaver og med tiden større administrative opgaver

Dine kvalifikationer og erfaringer:

• Du har overblikket og klarer praktikken med ophøjet ro – fra opvaskemaskine og indkøb af kager til en presset underviser der kæmper med it-udstyret
• Service er i dit DNA – du er proaktiv i forhold til at yde den bedste service og kan forudse hvad kunderne har brug for
• Stærk kommunikator og relationsskaber der kan håndtere mange forskelligrettede behov
• Kan kommunikere på engelsk både skriftligt og mundtligt
• Du kan håndtere at arbejde i et storrumsmiljø, uden at sidde ved siden af kolleger – til gengæld er der mange kunder og kolleger omkring løbende
• Problemløser og trives med dage, der aldrig er helt ens

Vi leder efter en med service i blodet, som elsker at sørge for det praktiske, så kunderne føler sig velkomne og kan slappe af. Du vil skulle arbejde i et travlt hus, hvor der oftest er fyldte kursuslokaler og hvor du vil få et tæt samarbejde med bl.a. gennemgående undervisere samt resten af det administrative team i Mannaz. Du er bruger af Office-pakken (Outlook, Word, PowerPoint og Excel) og har derudover nemt ved at sætte dig ind i nye systemer.

Dine personlige kompetencer

• Forstår og sætter en ære i, at al praktikken er en forudsætning for, at andre - undervisere, kolleger samt kursister - kan levere deres arbejde.
• Kan lide en hverdag hvor du er mere på gulvet end bag en skærm
• Du har lysten og motivationen til at arbejde i en virksomhed med deadlines og til tider uforudsete opgaver
• Du kan håndtere at blive forstyrret for at løse en opgave og derefter vende tilbage til det, du sad med
• Du bliver motiveret af at se afslappede mennesker, der hygger med deres kaffe – mens du selv er i gang med næste opgave.
• Du er servicemindet med ambitionen om at give kunden den bedst mulige oplevelse
• Du tager ansvar for dine egne opgaver og ved, hvornår du skal søge sparring og oplæring

Hvad tilbyder vi dig

Som Office Manager og mødeafvikler bliver du en del af vores kursusadministration i forretningsenheden Learning, som er knudepunktet i den daglige levering af kurser og uddannelser. Her har vi et godt samarbejde - også med resten af vores kollegaer i organisationen. Vi har en flad ledelsesstruktur og en munter tone, samtidig med at vi arbejder fokuseret. Vi lægger stor vægt på at være professionelle, engagerede og imødekommende i vores kommunikation, både internt og eksternt. Vi tilbyder et spændende og dynamisk arbejdsmiljø, med mulighed for personlig udvikling i samarbejde med dine kolleger.

Interesseret?

Ansættelsessted vil være vores nye lokaler på Farvergade i København.

Der er tale om en fuldtidsstilling, hvor du møder ind tidligt (07.15) og får tidligt fri – der vil dog være arrangementer, der kræver længere arbejdsdage og her aftaler vi fleksibiliteten sammen.

Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Signe Hyldgard Heskia på [email protected].

Hos Mannaz ser vi mangfoldighed som en styrke, og vi er en arbejdsplads med højt til loftet og plads til forskellighed. Vi opfordrer alle til at søge uanset etnisk baggrund, køn, kønsidentitet, kønskarakteristika, seksuel orientering, mental og fysisk kapabilitet, religion eller alder.

Om Mannaz

Mannaz A/S er internationalt anerkendt for vores kompetenceudvikling. Med udgangspunkt i innovative og effektive læringsmetoder udvikler vi hvert år mere end 10.000 ledere, projektledere og vidensmedarbejdere. Vores virkelighedsnære løsninger har et strategisk afsæt og skaber reel effekt. Med kontorer i København, Aarhus, London og Malmö samt et globalt netværk af facilitatorer, udvikler vi mennesker over hele verden.