Receptionist med administrative og koordinerende kompetencer

Har du et positivt mindset og et udpræget servicegen? Befinder du dig godt i en travl og afvekslende hverdag, hvor du er et administrativt midtpunkt og ansigtet udadtil?

Som receptionist hos os er du dén vores gæster, kolleger og samarbejdspartnere møder først, når de møder op, ringer eller skriver til os. Du er ALK’s ansigt udadtil, og vi gør os umage for at give vores gæster det bedste førstehåndsindtryk. Vores kontorer er placeret i den naturskønne DTU Science Park i Hørsholm, hvor receptionen er placeret i hovedbygningen.

Stillingen
Du bliver en vigtig del af receptionsteamet, der består af to receptionister, en team leader, en piccoline og en kontorelev. Vi er engagerede og hjælpsomme kollegaer med god energi, og hvor lysten til at bidrage til et godt arbejdsmiljø er i højsædet. Vores hverdag i receptionen er fyldt med alsidige opgaver og vi udfører mange forskellige administrative og koordinerende funktioner fra receptionen. Med et smil, giver vi altid vores ca. 900 kollegaer den bedst mulige support.

Udover modtagelse af gæster (ca. 6.000 årligt), samt besvarelse af telefonopkald i receptionen, får du til opgave at udføre en række administrative koordinerende opgaver. I løbet af en typisk dag, kommer du blandt meget andet til at arbejde med:

• Mailhåndtering, herunder besvarelse af ALK's hovedmail.
• Administration af adgangskontrol indenfor GMP.
• Arrangering og koordinering af div. interne kurser og møder.
• Indkøb af kontorartikler, blomster samt møbler.
• Telefonansvarlig mht. al oprettelse af internet og mobilabonnementer.
• Rejsebestilling og udarbejdelse af rejseafregninger.
• Koordinering af interne kurser og møder.
• Kommunikationsopgaver – herunder vedligeholdelse af intranettet og husets infoskærme.

Din profil
Du stortrives med at være den, der giver andre den service, de har brug for. Du er åben og kan tale med alle typer mennesker, du har et stort drive, er nysgerrig og brænder for at levere den bedste kundeservice. Du skal være i stand til at multitaske med mange forskellige opgaver, og samtidig kunne bevare roen og overblikket i en travl hverdag.

Vi forestiller os, at du:

• Har erfaring fra en lignende rolle som receptionist, koordinator eller administrativ funktion.
• Du behersker dansk og engelsk både i skrift og tale.
• Kan prioritere opgaver, er ansvarsfuld og selvstændig.
• Forstår vigtigheden i at kunne samarbejde og at være en god teamplayer.
• Har gode IT-kundskaber og er vant til at bruge mange forskellige systemer dagligt.

Bliv en del af ALK
ALK er en global medicinalvirksomhed med speciale i allergi immunterapi. Vi er drevet af høj faglighed, integritet, åbenhed og at bidrage til et inspirerende og sjovt arbejdsmiljø, sammen med vores kolleger. I ALK har vi et behageligt arbejdsmiljø med gode og udfordrende arbejdsopgaver og et godt teamsamarbejde, med plads til alle. Vi kan tilbyde en særdeles god kantineordning, en personaleforening med mange muligheder, en favorabel sundhedsordning, god pensionsordning samt en løn der matcher dine kvalifikationer.

Vi tilbyder en fuldtidsstilling på 37 timer. Du vil indgå i et vagtskema, hvor arbejdstiden bliver fordelt på mandag-torsdag kl. 6:45-16:00 og fredag kl. 6:45-15:00.

Ansøg
Ansøg ved at vedhæfte dit CV og en kort motiveret ansøgning, senest den 29. november 2024.

Vi forpligter os til en inkluderende rekrutteringsproces og lige muligheder for alle vores jobansøgere. Vi vurderer ansøgninger og indkalder til samtaler løbende, så vent ikke med at søge! Vi forbeholder os retten til at tage annoncen ned, når vi har fundet den rette kandidat.

Vil du vide mere om vores virksomhed, opfordrer vi dig til at besøge os på [xxxxx]

Vi glæder os til at høre fra dig!