Ambulance Syd søger servicemindet og detaljeorienteret administrativ medarbejder/receptionist

Er du født med et stort servicegen, og får du energi af at møde nye mennesker, samtidig med at du har blik for detalje og ordentlighed i alt, du udfører, så er det måske dig, vi søger til en midlertidig stilling som administrativ medarbejder/receptionist.

Vi har haft ekstra travlt i en længere periode blandt andet som følge af vores indsats under den nuværende COVID-19 pandemi. Det har skabt ekstra opgaver i blandt andet både i vores HR- og Lønafdeling. Derfor søger vi nu ekstra hjælp til flere af afdelingernes opgaver. Ansættelsesperioden er 6 måneder med mulighed for fastansættelse, såfremt stillingen gøres permanent.

I dagligdagen vil du netop blive en del af både vores HR- og Lønafdeling, som samlet og for nuværende består af en HR-assistent, en HR-konsulent, en HR-koordinator samt yderligere en administrativ medarbejder (deltidsansat), en studentermedhjælper og en lønspecialist. HR og Løn arbejder tæt sammen og har direkte reference til Ambulance Syds direktør. Du vil få arbejdssted på vores hovedkontor i Odense og blive en del af en administration på ca. 45 medarbejdere - herunder ledere. En administration, hvor vi løser de fælles opgaver gennem dialog og sparring med hinanden i et uformelt og afslappet miljø.

Om jobbet
En af dine primære funktioner bliver at være med til at sikre, at kolleger, gæster og borgere får en professionel og god oplevelse, når de enten besøger eller kontakter vores administration. Dine opgaver består derfor blandt andre i at byde gæster velkomne, besvare hovedtelefonen, tage imod pakker og post, og sikre at vores administration fremstår pæn og præsentabel.

Herudover vil du skulle varetage en bred vifte af administrative opgaver. Blandt andre:

• Besvarelse og uddelegering af mails
• Journalisering
• Oprettelse af ID-kort
• Opdatering af diverse oversigter og lister
• Facilitering af tøjprøvning for nyansatte, bestilling af tøj samt overblik over tøjlager
• Administration af brobizz-abonnementer
• Renskrivning af mødenotater og referater
• Dokumentsikring og –opfølgning ved kontrakter/udbud
• Assistance til lønafdeling f.eks. sikring af refusion ved sygdom og/eller orlov
• Bestilling af kontorartikler og lign.
• Madbestilling og klargøring af mødelokaler

Flere af ovenstående opgaver udføres i samarbejde med afdelingens anden administrative medarbejder.

I spidsperioder vil du ligeledes skulle assistere med f.eks. oprettelser, registreringer og lignende.

Om dig
Du er som person udadvendt og imødekommende og det ligger dig naturligt at skabe relationer og at få andre mennesker til at føle sig godt tilpas. Da du både vil skulle kommunikere skriftligt og mundtlig i dine daglige opgaver, forventer vi, at du er dygtig hertil.

Derudover er du er struktureret i din arbejdsgang og formår hurtigt at skabe et overblik. Du tager ansvar for og følger altid dine opgaver til dørs. Du har i særdeleshed blik for detaljen i dine opgaver og kan holde fokus, selvom arbejdet afbrydes af telefonen eller gæster. Du udstråler en ro og tålmodighed, som smitter af på andre, når det til tider går stærkt.

Du har erfaring fra kontor, gerne med en receptionistfunktion, og har ligeledes erfaring med lønopgaver. Har du kendskab til at arbejde med overenskomster, barselsorlov o.lign. er det en fordel. Du er erfaren i brugen af IT og vant til at arbejde i flere systemer - herunder gerne erfaren bruger af excel.

Vi tilbyder
At du bliver del af en virksomhed inden for en unik branche i et job, hvor du får en stor kontaktflade. En virksomhed hvor der er tillid til at alle løser deres opgave under ansvar og som er åben overfor nye idéer og løsninger.

Du vil få en grundig introduktion til både opgaver og organisationen.

Du tilbydes løn inkl. pension efter gældende overenskomst.

Kan du se dig selv hos os?
Så glæder vi os til at modtage din motiverede ansøgning.

Stillingen ønskes besat hurtigst muligt.

Ansøgningsfristen er 21. april 2021.

Samtaler afholdes uge 17.

Ønsker du at høre mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte HR koordinator Tanja Jeldal Due via mail [email protected].

Sådan søger du
Ansøgningen sendes sammen med relevante bilag ved at bruge linket ”søg stillingen”.

Om Organisationen
Ambulance Syd er Region Syddanmarks egen ambulanceorganisation. Vi servicerer borgerne i Region Syddanmark med akut ambulancekørsel og patienttransport. 720 medarbejdere sørger for at dette lykkedes. I øjeblikket har vi, grundet en større opgave omkring podning for COVID-19, opnormeret vores medarbejderantal til ca. 920 medarbejdere. Vi har hovedsæde i Odense, men er til stede på hele Fyn og i Sydvest- og Sønderjylland. Læs mere på vores hjemmeside www.ambulancesyd.dk

Kilde: Jobnet.dk