Som Executive Assistent får du en central rolle i arbejdet med at sikre den fremtidige digitalisering af Forsvaret. Evner du at levere effektiv, grundig og serviceminded betjening og har du mod på at blive en del af Danmarks største offentlige IT-organisationer, så har du nu chancen.

Om os

Danmark befinder sig i en ændret sikkerhedspolitisk situation, som fordrer massive investeringer og et teknologisk løft af det danske Forsvar.

Som Executive Assistent bliver du en del af Cyberdivision under Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse. Cyberdivision har til opgave at levere IT-drift og -udvikling på hele Forsvarsministeriets område og fungerer som Forsvarets samlede IT-organisation. Vi består pt. af cirka 650 medarbejdere, der sikrer det digitale fundament og cyberforsvar for ministerområdets +20.000 ansatte såvel nationalt som internationalt.

Du vil indgå i koordinationsafdelingen, som har ansvaret for organisationens ledelsesstøtte, forvaltning, HR, kommunikation, økonomi, logistik og facility management. I stillingen vil du indgå som en central del af direktionsbetjeningsteamet i ledelsesstøttesektionen.

Direktionsbetjeningsteamet har til opgave at yde den nære betjening af direktøren og vicedirektøren i Cyberdivision. Derudover står teamet for at forberede og facilitere direktionsmøder, chefgruppemøder og ”ølkassemøder” i organisationen. Teamet fungerer i dagligdagen som en typisk indgangsvinkel for spørgsmål fra chefer og medarbejdere i organisationen, hvorfor servicemindedhed er en vigtig del af arbejdet.

Om stillingen

Som Executive Assistent vil du få ansvaret for varetagelse, for den nære og direkte betjening af direktøren for Cyberdivision. Du vil i dagligdagen fungere som direktørens højre hånd og har ansvaret for at holde styr på de daglige aktiviteter og dermed sikre, at direktørens tid udnyttes bedst muligt. En central del af stillingen handler om at håndtere sager og opgaver, der har relevans for direktøren og dennes virke. Det betyder, at sager, der skal til direktøren, typisk går igennem dig inden forlæggelse.

Din fornemmeste opgave er at gøre direktørens hverdag så gnidningsfri som muligt. Dette indebærer både håndtering af praktiske elementer i form af kalenderstyring, besøgsanmeldelser, mødefacilitering, men i høj grad også tungere sagsbehandlingsopgaver, såsom kvalitetssikring, sagshåndtering, opsætning af godkendelsesprocesser og direkte faglig sparring med og forberedelse af direktøren.

I stillingen kommer du til at arbejde tæt sammen med chefer og medarbejdere bredt i organisationen. Derudover vil du typisk have til opgave at koordinere sager o. lign. med forkontoret til chefen for Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse, Forsvarsministeriets departement eller øvrige styrelser og myndigheder på ministerområdet.

Som Executive Assistent varetager du den nære betjening af direktøren for Cyberdivision og agerer ofte bindeled mellem direktøren og de øvrige chefer i organisationen. Opgaver, som stillingen indeholder, er bl.a.:
• Processtyring og kvalitetssikring af sager og forelæggelser, der skal til direktøren
• Koordination og kalenderstyring af møder, besøg, rejser mv., herunder bookning af mødelokaler
• Indhentning og udarbejdelse af relevante materialer, som direktøren skal bruge på møder
• Forberedelse af direktøren i form af opdateringer på aktuelle sager, møder mv.
• Koordinering af opgaver og sager, der har direktørens fokus, på tværs af organisationen og med eksterne aktører

Det er vigtigt at understrege, at Executive Assistent funktionen ikke er helt fast i sin form, men at du i fællesskab med direktøren, din sektionschef og afdelingschef kan forme den således, at det giver bedst mening for dig og direktøren.

I dit daglige arbejde vil du have et tæt og fortroligt samarbejde med dine to kollegaer i direktionsbetjeningsteamet. Dette samarbejde sker som led i den daglige håndtering af processer, forelæggelser, mødematerialer og møder. I teamet kan der sparres om alt, og der sættes stor pris på et godt kollegialt samarbejde, hvor humor er en stor del af hverdagen.

Om dig

Vi forestiller os, at du er kaptajn med kompetencer- og eller erfaring inden for eksempeltvist ledelse, kommunikation eller jura. Du kan også i dit tidligere tjenesteforløb have arbejdet i en funktion hvor du allerede har fået et indblik i stillingens funktioner og arbejdsområder. Er du erfaren PL vil du også kunne komme i betragtning til stillingen.

Det vigtigt, at du trives i en omskiftelig, dynamisk og ofte hektisk hverdag, hvor omstillingsparathed er en integreret del af arbejdet og hvor pragmatisme og kreativitet til tider er en nødvendighed for at få enderne til at mødes. Derudover skal du evne at kunne bevare overblikket i et bredt opgavespektrum i en til tider hektisk hverdag med stramme terminer.

Det betyder, at du besidder en veludviklet situationsfornemmelse og dømmekraft. I jobbet vil du desuden have en stor intern og ekstern berøringsflade, hvorfor du evner at kunne opbygge sociale relationer.

Det er vigtigt, at du er en dygtig analytiker, som er i stand til at håndtere komplekse sager og uddrage relevante konklusioner, så du bedst muligt kan klæde direktøren på. Dette evner du både at gøre via korte og præcise oplæg eller gennem mundtlig overlevering. Dine skriftlige evner er gode og du evner at trække essensen ud af materiale, så det kan formidles kort og præcist, hvilket muliggør at topchefer kan træffe beslutninger på et oplyst og forståeligt grundlag.

Du har en god og intuitiv IT-forståelse, således at du forholdsvis hurtigt formår at benytte og navigere i nye computerprogrammer, eftersom at en del af arbejdet kræver evner inden journaliseringssystemet WorkZone samt SharePoint. Desuden har du et indgående kendskab til Office pakken.

Ansættelsesvilkår

Stillingen besættes efter protokollat til overenskomst for akademikere i staten om officerer under Forsvarsministeriet.
Stillingen er indplaceret i løngruppe 4, som omfatter kaptajner/kaptajnløjtnanter.
Er du allerede ansat i Forsvarsministeriets Koncern, vil du fortsat være ansat i henhold til gældende aftaler mellem Forsvarsministeriets Personalestyrelse og Hovedorganisationen af Officerer i Danmark om løn og ansættelsesvilkår for tjenestemandsansatte eller overenskomstansatte officerer i Forsvaret.

Hvis du er premierløjtnant og ikke har gennemført Føringskursus/VUK eller anden relevant uddannelse på tilsvarende niveau, vil der være mulighed for at indgå en uddannelsesaftale. Aflønning i stillingen vil i så fald ske efter reglerne om midlertidig funktion i højere stilling. Udnævnelse og overgang til varig ansættelse som kaptajn/kaptajnløjtnant kan finde sted, når uddannelseskravet er opfyldt og ved styrelseschefens godkendelse.

Stillingen er også slået op civilt.

Dit faste tjenestested vil være i Hvidovre.

Som ansat i Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforløbet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

Ansættelsen er betinget af, at du kan bestå Forsvarets fysiske basiskrav og ved helbreds- og tandlægevurderinger erklæres for fuldt egnet til udsendelse i internationale operationer.

KONTAKT OG ANSØGNING
For yderligere oplysninger om arbejdsopgaver og indhold i stillingen er du velkommen til at kontakte Danni Wulff på telefon 2931 5130.

Har du spørgsmål til løn og ansættelsesforhold, er du velkommen til at kontakte HR-konsulent Camilla Lindholm Elling på mail: [email protected].

Såfremt du er omfattet af en lokal tjenesteplan eller er udpeget til deltagelse i internationale operationer, skal du gøre opmærksom på dette i din ansøgning.

Ansøgningsfristen er den 14. marts 2024, med løbende samtaler.

Ansættelse er pr. den 1. maj 2024, eller efter aftale.

Ansøgningen sendes elektronisk via linket i annoncen.

FOKUS og referencer kan medsendes, men er ikke et krav.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed styrker opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.

OM FORSVARSMINISTERIETS MATERIEL- OG INDKØBSSTYRELSE
Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse (FMI) er en styrelse under Forsvarsministeriet. FMI har ansvaret for det samlede forsvars og beredskabs materiel, IT og cybersikkerhed. Det er os, der anskaffer, driver og bortskaffer materiel og IT for såvel Hæren, Søværnet, Flyvevåbnet, Arktisk Kommando, Specialoperationskommandoen, Hjemmeværnet, Beredskabsstyrelsen og resten af Forsvarsministeriets koncern. Desuden bistår vores IT-medarbejdere dagligt i at modstå de cyberangreb, Forsvarsministeriets koncern udsættes for.

Vi er ca. 2.500 civile og militære medarbejdere fordelt over hele Danmark, og vores hovedkvarter ligger i Ballerup.

Læs mere om Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse på www.FMI.dk.

Kilde: Jobnet.dk