Ledelsessekretær for Forskningschefen ved Aalborg Universitetshospital

Brænder du for at skabe struktur og overblik for ledelsen i en travl hverdag med en bred vifte af opgaver og møder? Trives du med at være ”ansigtet udadtil” og et vigtigt bindeled mellem ledelse og medarbejdere? Er du serviceminded og glad for indgå i forskellige samarbejdsrelationer? Så er du måske vores nye kollega.

Om os
Forskning, Uddannelse og Innovation (FUI), er en afdeling under hospitalets forskningschef, som varetager hospitalets forskningsstrategiske indsatser og leverer understøttelse af forskning, uddannelse og innovation til hospitalets medarbejdere. Som afdeling består FUI af forskellige støttefunktionsenheder og et ledelsessekretariat.

Organisatorisk er stillingen placeret i ledelsessekretariatet med daglig ledelse af kontorchefen, hvor du vil få 7 gode kolleger med forskellige ansvarsområder. Herfra varetages en lang række af opgaver og mødefora sammen med forskningschefen og kontorchefen med henblik på at forankre og udvikle FUI som en værdiskabende afdeling for understøttelse af forskning, uddannelse og innovation på Aalborg Universitetshospital. Derudover er ledelsessekretariatet tovholder på strategiske indsatser i et samarbejde med interne og eksterne samarbejdspartnere. Endelig står afdelingen for driften af de fysiske rammer i Forskningens Hus.

Aktiviteterne er i rivende udvikling, og FUI er en central del i denne udvikling. I stillingen som ledelsessekretær bliver du derfor en del af et stærkt og dynamisk miljø. Du bliver et vigtigt bindeled mellem ledelsen og enhederne i FUI, samt til de mange forskellige enheder, som FUI, forskningschefen og kontorchefen er i dialog med i organisationen i Region Nordjylland, nationalt og internationalt.

Om jobbet
Som ledelsessekretær bliver din primære opgave at skabe struktur og overblik for forskningschefen og kontorchefen samt sikre koordineringen med resten af ledelsessekretariatet. Du vil derfor være i tæt dialog med forskningschefen og kontorchefen og komme i berøring med mange forskellige opgavetyper, områder og samarbejdspartnere. I stillingen er det nødvendigt at kunne prioritere arbejdsopgaverne, som inkluderer følgende:

• Generel administrativ understøttelse af forskningschefen og kontorchefen, herunder
• Kalenderstyring samt mødeplanlægning og -indkaldelser
• Opfølgning på mails og distribuering af information i organisationen
• Håndtering af dokumenter til underskrift og efterfølgende distribuering
• Bestilling af rejser, konferencer og lignende
• Vedligeholdelse af mail-lister
• Journalisering i regionens journaliseringssystem (SBSYS)
• Ad hoc-opgaver
• Koordinering af opgaver og aktiviteter med resten af ledelsessekretariatet og kontorchefen
• Koordinering/planlægning af møder og events med samarbejdspartnere i hhv. Forskningens hus, den øvrige organisation og eksternt. Det kunne fx være planlægning af Forskningsseminar
• Udarbejdelse af dagsorden og referent ved forskellige mødefora
• Back up på diverse opgaver så som varebestilling, opdækning/afrydning til møder, kontakt til Teknisk Afdeling ved indmeldelse af serviceopgaver mm
• Tovholder eller deltager på diverse udviklingsopgaver i ledelsessekretariatet

Du bliver en del af et veletableret ledelsessekretariat, hvor vi løfter en bred vifte af opgaver i fællesskab, og hvor vi møder hinanden i øjenhøjde på tværs af ledelseslag. Derudover udgør dine nærmeste kollegaer de øvrige ca. 70 ansatte i støttefunktionsenhederne, ligesom du vil få et tæt samarbejde med de ansatte i administrationen ved Klinisk Institut og Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet på Aalborg Universitet.

Om dig
Vi søger en ny kollega, som er imødekommende, serviceminded og trives med at varetage den brede vifte af opgaver, som ledelsesstøtte kræver. Vi forventer, du har en relevant uddannelsesbaggrund inden for kontorområdet. Kendskab til sundhedsvæsnet og/eller erfaring med ledelsesstøtte fra en lignende stilling vil være en fordel.

Du evner at arbejde selvstændigt, struktureret med et godt blik for detaljen, samtidig med, at du kan skabe og bevare overblikket. Du er proaktiv og evner at være på forkant med tingene. Du er god til at prioritere og navigere i en hverdag, som til tider kan være hektisk og uforudsigelig. Du trives med at samarbejde og skabe positive og varige relationer i en stor og forskelligartet organisation. Derudover har du gode kommunikative kompetencer og er dygtig til at formulere dig skriftligt og i nogen udstrækning på engelsk. Du er vant til at sætte dig ind i gældende regler og rammer og kan administrere inden for disse. Du er en erfaren bruger af Office pakken, særligt Outlook og Word, og er fortrolig med løbende at sætte dig ind nye IT-systemer og arbejdsgange. Du kan assistere ledelsen med opkobling til Teams-møder, tilslutning af PowerPoint præsentationer og vedligeholdelse af IT-udstyr. Kendskab til SBSYS vil være en fordel, men er ikke et krav.

Som person trives du i et team, hvor professionalisme, fleksibilitet, hjælpsomhed og uhøjtidelighed er en naturlig tilgang til arbejdsopgaverne. Du er kendetegnet ved et stort drive og ser glasset som halvt fyldt. Derudover bidrager du aktivt til det gode fællesskab på arbejdspladsen og nyder at være et sted, hvor der stilles krav til det udførte arbejde, men samtidig er plads til at vende både stort og småt.

Vi tilbyder dig:

• Ansættelse i en fast stilling
• En fleksibel arbejdsdag med både selvstændige opgaver og opgaver i samarbejdende teams
• Et attraktivt, udviklende og alsidigt job med stor selvstændighed og afveksling i opgaverne
• En meget bred kontaktflade både internt og eksternt
• Et uformelt, men resultatorienteret arbejdsmiljø med engagerede kolleger
• Gode muligheder for kompetenceudvikling
• En arbejdsplads med store visioner

Praktiske informationer
Ansøgningen skal være regionen i hænde senest d. 1. juni. Samtaler forventes afholdt d. 7 og 10. juni. Du bedes vedlægge relevante eksamenspapirer og gerne referencer og/eller udtalelser.

Løn og ansættelsesvilkår efter gældende HK-overenskomst. Yderligere information om stillingen kan fås ved henvendelse til kontorchef Jane Bjerregaard Rasmussen på /+4522474104 eller til forskningschef Egon Toft på /+45 40621207. Yderligere information om støttefunktionerne og Forskningens Hus kan findes her:

Om Region Nordjylland
Vi er ca. 15.000 meget forskellige medarbejdere, der hver dag leverer velfærd til omkring 590.000 nordjyder inden for sundhed, regional udvikling og det specialiserede socialområde. Vi opfordrer alle kvalificerede til at søge jobbet - uanset etnisk baggrund, køn, seksuel orientering, handicap, religion eller alder. Læs mere om os på .