Forsvarets kantiner søger kollega som kan skabe struktur og sikre at administrative processer følges

Forsvarets Kantiner, som er en del Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, søger en kollega til Back Office, som kan varetage det administrative arbejde i forhold til nyanskaffelser og reparationer af materiel på kantineområdet.

Om os

Forsvarets Kantiner har 56 kantiner fordelt over hele landet, hvor vi servicerer alle Forsvarets ansatte med forplejning. BackOffice for Forsvarets Kantiner, hvor du vil blive ansat, er bindeleddet mellem den decentrale drift og Ejendomsstyrelsens hovedkontor i Hjørring. Back Office består, ved fuld bemanding, af 7-8 medarbejdere som refererer til chefen for Staben i Forsvarets Kantiner. Vi er et relativt nyt team, som har været under opbygning efter hjemtagelsen af kantinedriften til Forsvaret i april 2023. Vi har opbygget alt på ny og fået skabt struktur samt retning og vision for Forsvarets Kantiner. En af vores nye opgaver er, at håndtere nyanskaffelser og reparationer på kantineområdet – et område, hvor du får til opgave, at forestå det administrative arbejde forbundet hermed.

Forsvarets Kantiner er en del Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, og har hovedkontor i Hjørring. Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse leverer og udvikler de fysiske rammer for de militære operative enheder og de øvrige myndigheder under Forsvarsministeriet. Det gælder alt fra både vedligehold af bygninger og arealer, rengøring og mad i kantinerne.

Om stillingen

I Back Office har vi en bred opgaveportefølje, som meget groft kan opdeles i to hovedkategorier. Den ene værende understøttelse af driften og administration, hvor opgaverne spænder meget bredt; lige fra at bistå køkkencheferne til at rekvirere reparatører til at udbedre en defekt ovn og til f.eks. af planlægge seminarer for køkkencheferne. Det er i denne del, hvor du udelukkende vil være beskæftiget. Den anden hovedkategori er ledelsesunderstøttelse og udvikling, hvor analyse, sagsbehandling mv. finder sted.

I stillingen har du ansvaret for at skabe den nødvendige struktur for nyanskaffelser og reparationer på kantineområdet. Hertil skal du sikre, at processerne på området er opdaterede og at de følges i organisationen. Ydermere får du ansvaret for det administrative arbejde, som sikrer at indkøbene og betaling af leverandørerne sker i henhold til indgåede aftaler.

Jobbet kræver en vis forståelse for og kendskab til kompleksiteten i arbejdet med en drift, hvor tingene ofte skal gå hurtigt og der skal træffes en beslutning.
Dine primære opgaver bliver bl.a. at kigge på en eventuel reparationshistorik eller vurdere om omkostningen for reparationen kan betale sig i forhold til en nyanskaffelse. Du vil her skulle forestå arbejdet forud for udarbejdelse af en såkaldt indkøbsrekvisition, og dels sikre registreringer forbundet hermed. Derudover har du ansvaret for at opfølgning på dine iværksatte opgaver. Som en del heraf, skal du ligeledes følge op på, at processerne i de forskellige led følges, hvor særligt opfølgning på varemodtagelse, kræver opmærksomhed. Det betyder, at du dagligt skal være i tæt dialog med køkkencheferne og de øvrige afdelinger i Ejendomsstyrelsen, som arbejder med dette område.

Der er tale om en stilling med relativ ensartede opgaver, så du skal trives med at have faste og kendte opgaver, men hvor det til tider skal gå hurtigt og opgaverne skal prioriteres. Også når dine kollegaer, som du deler kontor med, arbejder på en helt anden måde, hvor opgaverne varierer meget fra dag til dag.

Dine opgaver vil primært være:
• Registrere reparationer
• Bistå med rekvirering af teknikere/reparatører
• Leverandørkontakt
• Vurdere behov for reparation eller udskiftning
• Opfølgning på processer, reparationer og køkkenchefer
• Systemteknisk varemodtagelse og kontroller

Om dig

Din uddannelsesmæssige baggrund er ikke afgørende for stillingen. Men vi forestiller os, at du har erfaring med administrativt arbejde, hvor du er vant til at arbejde struktureret.

Det vil være en fordel, hvis du har erfaring fra lignende stilling og et godt kendskab til Forsvaret, Ejendomsstyrelsen eller anden styrelse i koncernen, men dette er ikke et krav. En anden indgangsvinkel, kunne også være erfaring med indkøb. Er du kontoruddannet og har erfaring med offentlig administration, vil dette også anses som en fordel. Du vil blive lært op i opgaven, og har kollegaer til at bistå i den daglige opgaveløsning, men det forventes at du efter endt oplæring i høj grad løser opgaven selvstændigt.

Opgaven har stor betydning for vores kantiner, da velfungerende køkkenmaskiner er afgørende for at vi kan servicere Forsvarets ansatte. Da vores succes i kantinerne afhænger af vores evne til at samarbejde med kollegaer andre steder i Ejendomsstyrelsen, kræver stillingen gode samarbejdsevner. Vi forventer ikke at du kan det hele fra første dag, men forståelse og erfaring fra offentligt administration og udvikling vægter særdeles højt.

Ansættelsesvilkår

Ansættelsen er efter gældende overenskomst for ansatte i staten. Alt efter dine kvalifikationer og kompetencer er der mulighed for forhandling af tillæg. Dertil kommer en fuld arbejdsgiverfinansieret pensionsordning. Alt efter dine kvalifikationer og kompetencer er der mulighed for forhandling af individuel tillæg. Dertil kommer en fuld arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Stillingen er en fuldtidsstilling på 37 timer inkl. frokostpause. Stillingen ønskes besat 1. januar 2024.

Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

KONTAKT OG ANSØGNING

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte chef for Staben for Forsvaret Kantiner, Kasper Maarup Andersen på telefon 7281 3033 eller på mail: [email protected].

Har du spørgsmål til løn og ansættelsesvilkår, er du velkommen til at kontakte Forsvarsministeriets Personalestyrelse, HR-konsulent Aldijana Henic på telefon 7281 9903.

Ansøgningsfristen er den 10. december 2023. Vi behandler ansøgningerne løbende, så send gerne din ansøgning allerede i dag - vi glæder os til at høre fra dig. Samtaler forventes afholdt 13. december 2023.

Du søger stillingen via linket og vi beder dig vedhæfte både din ansøgning, CV og kopi af dit uddannelsesbevis. Vær opmærksom på at bilag skal tilføjes i PDF-format.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed styrker opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.

OM FORSVARSMINISTERIETS EJENDOMSSTYRELSE
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse (FES) støtter og servicerer militære og civile myndigheder under Forsvarsministeriet. Vores opgave er at levere og udvikle attraktive fysiske rammer, som er nødvendige for deres daglige virke. Vi bygger nyt, vedligeholder, driver kantiner og gør rent på tjenestesteder i hele landet. Vi har på vegne af Forsvarsministeriets koncern ansvaret for det grønne område, der blandt andet omfatter miljø, energi og naturpleje. Vores hovedkontor er i Hjørring, men vi har medarbejdere i hele landet. Vi er i alt 1600 ansatte, der tæller både civilt og militært ansatte. Vi er en organisation baseret på stærke fagfællesskaber, og vi prioriterer det tværgående samarbejde højt.
• Vi har ansvaret for over 600 lokationer spredt ud over hele Danmark.
• Vi administrer over 6000 bygninger og forvalter øvelsesområder, der samlet set er på størrelse med Mors.
• Vi bygger og vedligeholder i år for knap en milliard og er blandt andet bygherre på store projekter som campus til de nye F35-kampfly.

Kilde: Jobnet.dk