Fagligt koordinerende til Servicecenteret ved [xxxxx]

Søger du en udfordrende rolle, hvor du i samarbejde med Servicecenterets sektionschefer støtter Servicecenterets medarbejdere i opgaveløsning og prioritering? Kan du sætte retning, skabe et stærkt fagligt miljø og høj produktionsevne, samt medvirke til udvikling af Ejendomsstyrelsens Servicecenter?

Kan du svare ja til ovenstående, er du måske en af vores tre nye fagligt koordinerende.

Om os

Velkommen til Servicecenteret.

Vores vision er, det skal være nemt at være kunde ved FORSVARSMINISTERIETS EJENDOMSSTYRELSE.

Servicecenteret er ”single point of contact” for Forsvarets brugere, hvis der er behov for brug af Ejendomsstyrelsens faciliteter. Servicecenteret rummer en meget bred opgaveportefølje med flere specialer, hvor der er fokus på en høj faglighed.

Vi er opdelt i tre sektioner SC1 Front Office, SC2 Back Office og SC3 Betalinger.

SC1 Front Office er den primære indgang for alle forsvarets brugere. Her varetages booking af alle forsvarets faciliteter der udlejes. Det er både hotelindkvartering, mødelokaler og undervisningsfaciliteter samt skydebaner. Herudover administreres Forsvarets tjeneste- og lejeboliger. Sektionen er også ansvarlig for håndtering af Forsvarets centrale telefonomstilling.

SC2 Backoffice er støttende til alle opgaver i SC1 Front Office. Her varetages kursusadministration, koordinering af større øvelser og aktiviteter i forsvaret, samt planlægning og koordinering af eksterne arrangementer. Backoffice varetager ligeledes booking af terræner samt sikring af lovgivningen i brugen af skydebaner. Alle bookinger og arrangementer afregnes i Backoffice. Til sidst håndteres det administrative, samt driften og udviklingen af Servicecenterets IT understøttelse.

SC3 Betalinger administrerer Forsvarets lejekontrakter på den økonomiske del. Dette er på forsvarets forsyningsudgifter, ind- og udleje af bygninger, arealer og tjeneste – og lejeboliger. Sektionen håndtere alle indkøbsrekvisitioner på førnævnte områder og støtter derudover også andre afdelinger i FES som f.eks. indkøb til kantinedrift og rengøring. Der følges op på økonomien og kontrakterne, og sikre controlling, regulering og håndtering heraf.

Vi tilbyder et rigtig godt arbejdsmiljø, en fri tone og en arbejdsplads med stort fokus på trivsel og arbejdsglæde for både den enkelte medarbejder men også som et samlet Servicecenter.

Vi har fleksible arbejdsforhold, hvor du selv kan være med til, at bestemme din arbejdstid inden for Servicecenterets rammer. Vi mener det er vigtigt, at understøtte en god balance imellem dit arbejdsliv og dit privatliv. Hos os kan du udvikle dig i dit eget tempo.

I hele Servicecenteret vil du få 44 kollegaer. Vi sidder i et stort kontor, hvor vi dagligt sparre på tværs af sektioner og teams, da mange of vores opgaver hænger sammen på en eller anden måde.

Om stillingen

Du vil blive fagligt koordinerende for én af Servicecenterets tre sektionschefer. Hver sektionschef har mellem 12-15 medarbejder. Som fagligt koordinerende vil du bistå sektionschefen i styring og koordinering af sektionens opgaver og sikre, at vores tre sektioner arbejder sammen om at løse tværgående opgaver med Forsvarets brugere i fokus.

For at kunne bistå og koordinere opgaveløsningen kræver det, du selv er en del af driften og opgaveløsningen. Du er en del af at løse opgaverne i den sektion, du er koordinerende for.

Derudover forestår et samarbejde med sektionschefen, for at sikre at alle opgaver prioriteres og deadlines for de enkelte opgaver overholdes. Økonomi og kontraktdrift er hovedfokus i betalinger, den fagligt koordinerende skal bl.a. være med til at sikre korrekt budgetopfølgning, controlling og dokumentation heraf. Det skal sikres at budgettet på de enkelte områder overholdes, og der skal udarbejdes prognose herfor. Flere af opgaverne sker i tæt samarbejde med økonomiafdelingen.

Drift af de mange kontrakter inden for forsyning- leje og erhvervsområdet er også en stor opgave i betalinger, herunder bl.a. oprettelse, vedligehold og samarbejde med Forsvarets ejendomsmæglere, juridiske afdeling, lejerne og driften. Betalinger forestår også den første del af indkøbet på de kontrakter som håndteres, samt indkøb andre områder, og her er også behov for at sikre controlling og overblik over opgaverne.

Der skal skrives sagsnotater inden for en bred vifte af områder, og processer og vejledninger skal udarbejdes, og disse skal sikres strømlignet. Der er derudover flere projekter som køre sideløbende med den daglige drift.

Din rolle er afgørende for at sikre effektivitet, ressourceoptimering og samarbejde på tværs imellem Servicecenterets tre sektioner.

Servicecenteret har en meget stor berøringsflade i forsvaret samt med eksterne samarbejdspartnere, hvorfor det er vigtigt at du effektivt kan danne relationer.

Servicecenteret har åbent 24/7 365 dage om året. Uden for Servicecenteret åbningstid skiftes vores medarbejdere til at håndtere de akutte henvendelser til Ejendomsstyrelsen. Vagtordningen træder i kraft når Servicecenteret lukker og frem til kl. 24.00. Vagten er en rådighedsvagt, som kan håndteres i eget hjem, og du kan forvente en vagt hver 4. uge.

Om dig

Vi forestiller os, du har en økonomisk baggrund og gerne erfaring fra lignende stilling.

Det er at foretrække hvis du har erfaring med kontrakter og driften heraf, evt. også erfaring med indgåelse af kontrakter. Du bliver ikke overvældet af store mænger data, men kan i stedet sætte disse i struktur og bruge data til din fordel.

Der forventes et højt niveau i brugen af Excel, og kendskab til BI vil være at foretrække.

DeMars vil også være en fordel hvis du kan navigere i.

Du har en stor interesse i at koordinere, strukturere og optimere sektionens opgaveløsning. Du skal kunne tænke i helheder og også kunne sætte dig selv i baggrunden når opgaveløsningen kræver det.

Kendskab til Forsvarsministeriets område, og eventuelt til FORSVARSMINISTERIETS EJENDOMSSTYRELSEs Servicecenter er at foretrække, men det er ikke et krav for stillingen – det du ikke ved endnu, det lærer vi dig.

For at klare dig godt i denne stilling kan du nikke genkendende til følgende:
• Du er grundig og struktureret.
• Du har flair for økonomi og håndtering af store mængder data.
• Du er positiv og ser muligheder frem for udfordringer
• Du kan klare et stort arbejdspres – i perioder.
• Du er hele tiden nysgerrig for at skabe endnu bedre vilkår for Servicecenterets opgaveløsning og service til Ejendomsstyrelsens brugere og kunder.
• Du kan både arbejde selvstændigt, men også indgå i forskellige samarbejdsrelationer da vidensdeling på tværs er vigtigt for os.
• Du er god til, at strukturere og prioritere dine opgaver i en travl hverdag.
• Du er god til, at skabe dig et netværk og gode relationer.
• Du undres og tør stille spørgsmål til vores processer med det formål at skabe forbedringer.
• Du er udadvendt.
• Du er god til, at formulere dig på skrift og i tale.

Ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning sker i henhold til den til enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten). Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning. Afhængigt af dine kvalifikationer og færdigheder, er der mulighed for forhandling af tillæg.

Som ansat i Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforløbet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

KONTAKT & ANSØGNING

Ønsker du yderligere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte Centerchef for Servicecenteret Signe Bøjet Jensen på 7281 3980 eller på mail [email protected].

Har du spørgsmål til ansættelsesprocessen, herunder ansættelsesvilkår, kan du kontakte HR-konsulent Aldijana Henic ved Forsvarsministeriets Personalestyrelse på 7281 9903.

Sådan søger du stillingen: Vi vil bede dig om at søge stillingen via linket. De dokumenter, du som minimum skal uploade, er din motiverede ansøgning og dit CV samt eventuelt anden relevant dokumentation. Skriv gerne i hvilken sektion du ønsker at være fagligt koordinerende i.

Ansøgningsfristen er den 1. april 2024 og samtaler afholdes løbende, så tøv ikke med at sende din ansøgning.

FORSVARSMINISTERIETS EJENDOMSSTYRELSE
FORSVARSMINISTERIETS EJENDOMSSTYRELSE (FES) støtter og servicerer militære og civile myndigheder under Forsvarsministeriet. Vores opgave er at levere og udvikle attraktive fysiske rammer, som er nødvendige for deres daglige virke.
Vi bygger nyt, vedligeholder, driver kantiner og gør rent på tjenestesteder i hele landet.
Vi har på vegne af Forsvarsministeriets koncern ansvaret for det grønne område, der blandt andet omfatter miljø, energi og naturpleje.
Vores hovedkontor er i Hjørring, men vi har medarbejdere i hele landet. Vi er i alt 1600 ansatte, der tæller både civilt og militært ansatte. Vi er en organisation baseret på stærke fagfællesskaber, og vi prioriterer det tværgående samarbejde højt.
• Vi har ansvaret for over 600 lokationer spredt ud over hele Danmark.
• Vi administrer over 6000 bygninger og forvalter øvelsesområder, der samlet set er på størrelse med Mors.
• Vi bygger og vedligeholder i år for knap en milliard og er blandt andet bygherre på store projekter som campus til de nye F35-kampfly.

Kilde: Jobnet.dk