Administrativ medarbejder til Servicecenteret ved Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse i Hjørring - Tidsbegrænset pr...

Vil du være med til at levere professionel og engageret sagsbehandling i Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelses Servicecenter? Vil du være med til at levere en god service til vores brugere og dine kollegaer?
Lyder ovenstående som noget for dig, er du måske vores nye kollega.

Stillingen er en tidsbegrænset projektstillingen som løber til udgangen af december 2025.

Om os

Vores vision er, det skal være nemt at være kunde ved Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse.
Servicecenteret er ”single point of contact” for Forsvarets brugere, hvis der er behov for brug af Ejendomsstyrelsens faciliteter. Servicecenteret rummer en meget bred opgaveportefølje med flere specialer, hvor der er fokus på en høj faglighed.

Vi er opdelt i tre sektioner SC1 Front Office, SC2 Back Office og SC3 Betalinger.

SC3 Betalinger, som denne stilling vedrøre, administrerer Forsvarets lejekontrakter på den økonomiske del. Dette er på Forsvarets forsyningsudgifter, ind- og udleje af bygninger, arealer og tjeneste – og lejeboliger. Sektionen håndtere alle indkøbsrekvisitioner på førnævnte områder og støtter derudover også andre afdelinger i FES som f.eks. indkøb til kantinedrift og rengøring. Der følges op på økonomien og kontrakterne, og sikre controlling, regulering og håndtering heraf.

De to andre sektioner:
SC1 Front Office er den primære indgang for alle Forsvarets brugere. Her varetages booking af alle forsvarets faciliteter der udlejes.

I SC3 varetages kursusadministration, koordinering af større øvelser og aktiviteter i Forsvaret, samt planlægning og koordinering af eksterne arrangementer

Vi tilbyder et rigtig godt arbejdsmiljø, en fri tone og en arbejdsplads med stort fokus på trivsel og arbejdsglæde for både den enkelte medarbejder men også som et samlet Servicecenter.
Vi har fleksible arbejdsforhold, hvor du selv kan være med til, at bestemme din arbejdstid inden for Servicecenterets rammer. Vi mener det er vigtigt, at understøtte en god balance imellem dit arbejdsliv og dit privatliv. Hos os kan du udvikle dig i dit eget tempo.

I hele Servicecenteret vil du få 44 kollegaer. Vi sidder i et stort kontor, hvor vi dagligt sparre på tværs af sektioner og teams, da mange of vores opgaver hænger sammen på en eller anden måde.

Om stillingen

Vi søger i øjeblikket medarbejdere til SC3 Betalinger.

Dine opgaver vil bestå af:
• Oprettelse af indkøbsrekvisitioner til Forsvarets rengøring- og kantinedrift
• Oprettelse af indkøbsrekvisitioner til øvrige områder, som løbende til- og afgår SC3
• Varemodtagelse af leverede ydelser
• Koordinering med indkøbere internt om oprettelser, prioritering, ændringer og varemodtagelse
• Koordinering med brugere om priser, levering og varemodtagelse
• Optimering af arbejdsgange
• Beskrivelse af processer og oprettelse/vedligehold af vejledninger

Vores servicecenter har åbent 24/7 365 dage om året. Uden for Servicecenteret åbningstid skiftes vores medarbejdere til at håndtere de akutte henvendelser til Ejendomsstyrelsen. Vagtordningen træder i kraft når Servicecenteret lukker og frem til kl. 24.00. Vagten er en rådighedsvagt, som kan håndteres i eget hjem, og du kan forvente en vagt hver 4. uge.

Om dig

Vi forestiller os, du har en kontoruddannelse eller erfaring med administration eller indkøb.

Vi forestiller os at du har følgende kvalifikationer og menneskelige egenskaber:
• Erfaring med at arbejde med tal
• God til at formulere dig på skift og i tale og gode IT færdigheder, herunder Office pakken
• Du kan både arbejde selvstændigt, men også i teams. Vidensdeling på tværs er vigtigt for os
• God til at strukturere og prioritere dine opgaver i en travl hverdag
• Du er grundig og systematisk
• Du trives i, at der kan komme opgaver af hastende karakter som gør, at du må afvige af planlagte opgaver
• Du er god til at skabe dig et netværk og gode relationer
• Du undres og tør stille spørgsmål til vores processer med det formål at skabe forbedringer.

Ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning sker i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten ).

Afhængigt dine kvalifikationer og kompetencer, er der mulighed for forhandling af tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

KONTAKT OG ANSØGNING
Vil du høre mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte Sektionschef for betalinger Signe Hurup Christensen på telefon 30479367 eller på mail [email protected].

Har du spørgsmål til ansættelsesprocessen herunder ansættelsesvilkår kan du kontakte Forsvarsministeriets Personalestyrelse, HR-konsulent June Bastholm på telefon 3266 5470.

Ansøgningsfristen er den 13. juni 2024 og samtaler afholdes løbende, så send endelig din ansøgning.

Vi beder dig søge stillingen via linket. Hvis det ikke er muligt for dig at scanne og vedhæfte relevante dokumenter, må du gerne tage dem med til en eventuel samtale.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed styrker opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.

FORSVARSMINISTERIETS EJENDOMSSTYRELSE (FES)
Støtter og servicerer militære og civile myndigheder under Forsvarsministeriet. Vores opgave er at levere og udvikle attraktive fysiske rammer, som er nødvendige for deres daglige virke.
Vi bygger nyt, vedligeholder, driver kantiner og gør rent på tjenestesteder i hele landet.
Vi har på vegne af Forsvarsministeriets koncern ansvaret for det grønne område, der blandt andet omfatter miljø, energi og naturpleje.
Vores hovedkontor er i Hjørring, men vi har medarbejdere i hele landet. Vi er i alt 1600 ansatte, der tæller både civilt og militært ansatte. Vi er en organisation baseret på stærke fagfællesskaber, og vi prioriterer det tværgående samarbejde højt.
• Vi har ansvaret for over 600 lokationer spredt ud over hele Danmark.
• Vi administrer over 6000 bygninger og forvalter øvelsesområder, der samlet set er på størrelse med Mors.
• Vi bygger og vedligeholder i år for knap en milliard og er blandt andet bygherre på store projekter som campus til de nye F35-kampfly.

Kilde: Jobnet.dk