Indkøbskoordinator til Forsvarsministeriets Område (Genopslag)

Er du engageret og kvalitetsbevidst? Kan du holde overblikket i en travl og udfordrende arbejdsdag? Har vi ramt rigtigt på din profil? Så send os gerne din ansøgning allerede i dag, da Program IT og Konsolidering mangler en ny stærk medspiller!

Om os

Program IT og Konsolidering, der konsoliderer IT inden for hele Forsvarsministeriets område, hører organisatorisk til under Forsvarsministeriet Materiel- og Indkøbsstyrelse, der geografisk er placeret i Ballerup og Hvidovre. Forsvarsministeriet Materiel- og Indkøbsstyrelse har hovedkvarter i Ballerup, hvorfra dele af programmets opgaver udføres, ligesom der naturligt vil være snitflader til departementet samt alle underliggende styrelser i Forsvarsministeriet. Rekvirentteamet sidder i Hvidovre.

Vi varetager mange forskellige opgaver inden for indkøb af genstande, IT og konsulentydelser. Der er en god blanding af drifts- og udviklingsopgaver, og vi fordeler opgaverne imellem os ud fra vores forskellige interesser og kompetencer.

Vi har stor respekt for hinanden, og er meget bevidste om, at vi kommer sammen i mål.

Vi deler ansvaret ved at påtage os de ansvarsområde vi har det godt med, og vi skal nok sammen finde den rette balance for dig også. Det er kendetegnende for vores team, at vi lytter til os selv og hinanden, for vi ved, at det er med til at sikre vores trivsel, og skabe et godt fundament for vores opgaveløsning.

Der er stor fokus på udvikling af indkøbsområdet både i staten generelt og i vores organisation. Det betyder, at vi ofte bidrager til denne udvikling ved at bringe vores egne idéer i spil, gribe direktionens idéer og implementere nye statslige regler mv.

Om stillingen

Som Indkøbskoordinator skal du yde støtte til hele koncern IT og varetage sagsbehandling og ordreoptimering på en lang række IT områder.

Det overordnede faglige ansvar er:
- Klargøring af ordre ved oprettelse af indkøbsrekvisitioner. Herunder indhente de fornødne oplysninger fra kunderne samt aftalegrundlaget der ligger til grund for oprettelsen.
- Du skal sikre løbende udvikling og kvalitetssikring af sags- og ordrebehandling.
- Der vil ligeledes være tilbageløb hvor indkøbsrekvisitionerne skal tilpasses, hvilket også er vores ansvar.
- Fakturabehandling ved registrering af varemodtagelse i DeMars (SAP).
- Månedlig udtræk af rapport på rekvisitioner mht. opfølgning.
- Contract Management, her menes der, at understøtte de ansvarlige sektionschefer med kontraktstyring ift. rapportering af forbrug op imod aftaleværdien samt kontrollere aftalens løbetid.
- Optimering af samarbejdet mellem de forskellige aktører ved at indgå i tæt dialog med indkøberne ift. aftalegrundlag, fakturabehandling, varemodtagelse, godkendelse m.v.
- Etablere relevante arbejdsprocesser og optimere på de processer vi allerede har, f.eks. er vi ved at udarbejde nye arbejdsgange og processer for sagsbehandling generelt og på de enkelte områder.
- Koordinering og tilrettelæggelse af opgaver i teamet.

Du skal ikke nødvendigvis kunne det hele fra starten. Vi skal nok klæde dig godt på både via kurser og sidemandsoplæring.

Om dig

Vi ser gerne at du har en kontoruddannelse, eller anden relevant indkøbsuddannelse, derudover vil kendskab til Forsvarsministeriets Område være en fordel.

Du skal være struktureret, teknisk dygtig og være en solid faglig kapacitet på dit område. Du har mange forcer og er klar på at tage teten.

Det forventes, at du har erfaring med indkøb, herunder klargøring af ordrer og fakturabehandling. Du besidder evnen til at etablere gode kontakter og gå i dialog med interne og eksterne samarbejdspartnere. Vi ser gerne, at du har arbejdet med processer og optimering.

Der er tale om en stilling med mange facetter og et bredt ansvarsområde. Du kan derfor forvente at arbejde med mange opgaver og deadlines ad gangen. Derfor er det en fordel, hvis du er god til at holde overblikket og løbende prioritere dine arbejdsopgaver.

Du kommer til at samarbejde med kollegaer i Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse, særligt med Indkøbsdivisionen, Økonomidivisionen og kunderne, som vi opretter indkøbsrekvisitioner for. Det er derfor også vigtigt, at du kan lide at møde mennesker, der hvor de er, og har en naturlig lyst til at støtte og hjælpe.

Ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning sker i henhold til den til enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten). Basislønnen er 26.504,00 kr. pr. måned. Basislønnen er opgivet i oktober 2021 niveau. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning. Afhængigt dine kvalifikationer og kompetencer, er der mulighed for forhandling af tillæg

Som ansat i Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforløbet. Du har pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

Hvis du har interesse for indkøbsområdet, så må du endelig søge stillingen, og vil du vide mere, er du meget velkommen til at kontakte Mie Toft Nilsson på 24 37 44 41.

Har du spørgsmål til løn- og ansættelsesvilkår, kan du kontakte HR-konsulent Lars Holte Sandgaard ved Forsvarsministeriets Personalestyrelse på 72 81 91 58.

Ansøgningsfristen er fredag den 11. marts 2022. Vi holder samtaler løbende, så hvis ovenstående har vakt din interesse, ser vi gerne din ansøgning hurtigst muligt.

Vi søger en ny kollega med ansættelse senest den 1. april 2022. .

Vi vil bede dig om at søge stillingen via linket. Du anmodes om at vedhæfte relevante dokumenter for uddannelse mv.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed styrker opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.

Kilde: Jobnet.dk