Erfaren og systematisk administrativ specialist
Denne stilling er desværre ikke længere ledig.
Se alle ledige stillinger
København
Opgaven
Som administrativ specialist vil du referere til forebyggelseschefen og få en bred palet af opgaver. Du vil skulle løse opgaver i afdelingen Tilsyn & Rådgivning, hvor du får 10 kollegaer fordelt på 4 distrikter. Du får kontor på Hovedbrandstationen, hvor vores administrative funktioner er samlet, men vil også ind imellem skulle løse opgaver på andre stationer. Derudover får du opgaver, der knytter sig til de arrangementer, vi enten selv igangsætter og/eller bidrager til hos institutioner og foreninger i vores ejerkommuner - i tæt samarbejde med den kommunikationsmedarbejder, der også arbejder på forebyggelsesområdet.
Dine opgaver vil indledningsvist være at tage styring på at systematisere, forenkle og digitalisere grundlaget for driften i Tilsyn & Rådgivning. Det kan fx være at udarbejde arbejdsgangsbeskrivelser samt at bidrage til at rydde op i porteføljen af brandsynsobjekter og digitalisere arbejdsgange, hvor det er muligt.
Du vil konkret skulle
- Deltage i en projektgruppe om vores journaliseringssystem
- Hjælpe kollegaer med FRIDA, det administrative system vi anvender til administration af brandsyn
- Løse administrative opgaver som at booke brandsyn, journalisere mm.
- Udarbejde opgørelser og oversigter vedr. brandsyn til samarbejdet med ejerkommunerne
- Være arrangementskoordinator – det vil sige tage imod henvendelser fra borgere, institutioner og virksomheder om arrangementer, prioritere dem og koordinere de arrangementer Hovedstadens Beredskab står for eller deltager i
- Være sekretær for et mindre MEDudvalg
Du får også en række skriftlige formidlingsopgaver, både i form af udarbejdelse af mails, sagsfremstillinger og diverse oplæg.
Dig som person
Vi forventer, at du er en erfaren administrativ specialist, gerne fra en lignende organisation. Du kan både lide de administrative opgaver og den borgerrettede funktion.
Du har erfaring med at have mange bolde i luften. Det betyder, at du ved, hvordan du skaber et system i opgaverne, som gør det synligt, hvordan du prioriterer dem, både for sig selv, blandt dine kollegaer og overfor din leder. Du trives med, at opgaverne kan have meget forskelligt omfang og karakter.
Samtidig med, at du er god til at bevare overblikket, sætter du en ære i, at detaljerne er i orden både i dit eget arbejdet, og når du understøtter andre.
Du er i stand til at skære igennem og få opgaver fra hånden, nogle gange i samarbejde med kollegaer og andre gange selv. Du følger op på sager, som du er involveret i, og sørger for, at andre leverer deres bidrag til opgaverne. Du holder dine deadlines og tager ansvar, hvis der er behov for at rykke dem.
Det kendetegner dig, at du er nysgerrig, tillidsvækkende og har lyst til mødet med andre mennesker. Du er imødekommende over for nyt, vil gerne udfordres og du arbejder løsningsorienteret.
Du hviler i din egen faglighed og deler gerne dit, også nogle gange ufærdige, arbejde i samarbejde med kollegaer og chef, hvor du både giver og modtager konstruktiv kritik. Du bidrager på den måde ind i en kultur, hvor vi hele tiden øver os på at blive endnu bedre, skarpere og klogere på hinandens kompetencer.
Du trives med en direkte og uhøjtidelig tone samtidig med, at du har en god situationsfornemmelse, som du bruger aktivt, når du bevæger dig rundt såvel i som uden for organisationen.
Du er god til at formulere dig skriftligt og sætter dig i modtageren sted, så budskabet står klart og ingen er i tvivl om fx ansvar, roller og frister.
Fagligt har du
- Formentlig en administrativ kontoruddannelse
- Kendskab til SmartPlan, som vi styrer bl.a. teatervagter i
- Indgående kendskab til og erfaring med at arbejde med edoc, ikke blot fra brugerside men også med at udarbejde dokumentskabeloner mm.
- Erfaring med brandsynssystemet FRIDA, også som administrator, og du evner at trække statistikker og oversigter
- Erfaring med at skrive sagsfremstillinger, dagsordner og referater
- Måske også erfaring med at stå i spidsen for at koordinere større arrangementer og indsatser
Har du ikke erfaring med eventmanagement, har vi allerede nu booket et spændende uddannelsesforløb til dig henover efteråret 2020.
Løn og ansættelsesvilkår
Der er tale om en fuldtidsstilling med betalt frokostpause. Dine løn- og ansættelsesvilkår vil være i henhold til gældende overenskomst og efter principperne i Ny Løn.
Du får adgang til gratis træningsfaciliteter og en sundhedsordning, der giver mulighed for tværfaglig behandling og psykologisk rådgivning.
Ansøgning og kontaktinformation
Ansøgningsfristen er den 16. marts 2020
Første samtale holdes den 23. marts 2020
Eventuel anden samtale holdes den 27. marts 2020
Vi forventer at besætte stillingen pr. den 1. maj 2020 eller hurtigst muligt.
Har du spørgsmål til opslaget, er du velkommen til at kontakte Forebyggelseschef Cecilie Lillelund [email protected] +45 21 80 53 91.
Om Hovedstadens Beredskab
Hovedstadens Beredskab er Danmarks største beredskab med næsten 1.000 medarbejdere og et samlet budget på ca. 550 mio. kr. Beredskabets opgave er at forebygge, begrænse og afhjælpe skader på personer, ejendom og miljøet ved ulykker og katastrofer.
Vi dækker 8 kommuner og ca. 1 mio. borgere, og vores ambition er at være på forkant med udviklingen af fremtidens beredskab og være en stærk medspiller i forhold til kommunernes visioner om at skabe tryghed og robusthed til gavn for borgerne.
Hovedstadens Beredskab ser mangfoldighed som en ressource og værdsætter, at medarbejderne hver især bidrager med deres særlige baggrund, personlighed og evner.
Information og data
Denne ledige stilling har jobtypen "Administrativ medarbejder", og befinder sig i kategorien "Kontor, handel og service".
Arbejdsstedet er beliggende i København
Jobbet er oprettet på vores service den 2.3.2020, men kan have været deaktiveret og genaktiveret igen.
- Administrativ medarbejder
- København
- Mandag den 16. marts 2020
Lignende jobs
-
Superintendent in Fleet Resilient and Technology
Få mere info- Administrativ medarbejder
- København Ø
-
Superintendent on OFC Route During the Transition ...
Få mere info- Administrativ medarbejder
- København Ø
-
Studentermedhjælper søges til Roche Diagnotics A/S
På vegne af vores kunde Roche Diagnotics A/S søger vi en studentermedhjælper til opstart hurtigst muligt. Du vil blive en del af deres Digital Solutions afdeling, men vil arbejde tæt med andre afde..Få mere info- Administrativ medarbejder
- København
-
3F søger sekretær til Den Offentlige Gruppe
Er du initiativrig, selvstændig og struktureret? Har du nemt ved kontakt med mange mennesker både pr. telefon og mail, og kan du holde et struktureret overblik? Er du kontoruddannet og ved du, hva..Få mere info- Administrativ medarbejder
- København
Statistik over udbudte jobs som administrative medarbejdere i København
Herunder ser du udviklingen i udbudte administrativ medarbejder i København over tid. Bemærk at jobs der ikke har en bestemt geografi ikke er medtaget i tabellen. I den første kolonne ser du datoen. I den næste kolonne ser du det samlede antal administrative medarbejdere i København.
Se flere statistikker her:
Statistik over udbudte administrative medarbejdere i København over tid
| Dato | Alle jobs som administrative medarbejdere |
|---|---|
| 19. september 2024 | 67 |
| 18. september 2024 | 69 |
| 17. september 2024 | 67 |
| 16. september 2024 | 72 |
| 15. september 2024 | 76 |
| 14. september 2024 | 69 |
| 13. september 2024 | 70 |
| 12. september 2024 | 75 |
| 11. september 2024 | 71 |
| 10. september 2024 | 75 |
| 9. september 2024 | 71 |
| 8. september 2024 | 74 |
| 7. september 2024 | 73 |
| 6. september 2024 | 76 |
| 5. september 2024 | 72 |
| 4. september 2024 | 68 |
| 3. september 2024 | 62 |
| 2. september 2024 | 65 |
| 1. september 2024 | 69 |
| 31. august 2024 | 72 |
| 30. august 2024 | 76 |
| 29. august 2024 | 71 |
| 28. august 2024 | 68 |
| 27. august 2024 | 74 |
| 26. august 2024 | 74 |
| 25. august 2024 | 71 |
| 24. august 2024 | 70 |
| 23. august 2024 | 72 |
| 22. august 2024 | 71 |
| 21. august 2024 | 70 |
| 20. august 2024 | 67 |
Værd at vide når du søger job som administrativ medarbejder i København
Mens København måske for nogle først og fremmest vækker billeder af hyggelige cafeer og historiske bygninger, banker et travlt erhvervsliv i hjertet af København. Hovedstaden huser et væld af brancher, men nogle skiller sig ud med et særligt højt antal ansatte.
Bydele i København
København byder på mere end smukke gader og hyggelige cafeer. De forskellige kvarterer har hver deres unikke atmosfære og erhvervsliv, hvilket kan påvirke din jobsøgning. Lad os dykke ned i nogle populære områder:
Indre By: Pulsens centrum med internationale virksomheder, finansverden og detailhandel. Perfekt for jobsøgende inden for finans, jura, medier og marketing. Tempoet er højt, og konkurrencen kan være hård.
Østerbro: En blanding af moderne boliger, historiske bygninger og innovative virksomheder. Hjem til Novo Nordisk og Vestas Wind Systems. Gode muligheder inden for life science, teknologi og bæredygtige løsninger.
Nørrebro: Multikulturelt og kreativt med studerende, kunstnere og små startups. Populært blandt unge fagfolk og jobsøgende inden for den kreative sektor og servicebranchen.
Vesterbro: Tidligere industriområde forvandlet til et trendy sted med restauranter, barer og designvirksomheder. Tiltrækker kreative sjæle og jobsøgende inden for mode, design og underholdning.
Valby: Familievenligt og roligt med gode skoler og grønne områder. Mange offentlige institutioner og virksomheder inden for service og administration. Attraktivt for børnefamilier og jobsøgende i den offentlige sektor.
Find ledige jobs i Valby
Amager: Et område i rivende udvikling med fokus på moderne arkitektur og bæredygtighed. Hjem til Ørestad og store virksomheder som DSV og Ørsted. Gode muligheder inden for logistik, energi og transport.
Mere information om København
Hvis du er på udkig efter et job i København, er det vigtigt, at du sætter dig grundigt ind i, hvordan jobmarkedet fungerer, og hvor i byen du vil arbejde og bo. Vi har samlet en guide med alle relevante oplysninger om København, så du kan få et samlet overblik. Læs mere om København i denne guide: København: Byen der byder på både drømmejob og spændende udfordringer