Sekretær til Gribskov Kommunes direktion

Hvis du kan beskrive dig selv som en kalenderjonglør med stort overblik, har du et servicegen ud over det sædvanlige og en intuitiv forståelse for, hvad der er vigtigt og mindre vigtigt, så er der en god chance for at du er vores nye kollega og direktionens nye sekretær i Gribskov. Kommune.

Om stillingen
I stillingen vil du varetage betjening og servicering af tre direktører. Din vigtigste opgave vil være at skabe et arbejdsliv for dine direktører, som hænger sammen, hvilket betyder, at du har modet til at prioritere på deres vegne ift. deres kalender.

Du vil være direktionens ansigt udadtil, og det naturlige bindeled mellem borgere, politikere og direktion. Du vil derfor få en bred kontaktflade på alle niveauer både i organisationen og i kommunen som helhed.

Dine opgaver vil primært være

• kalenderstyring og -koordinering
• klargøring af mødemateriale, herunder print
• mødebookning inkl. forplejning
• håndtering af borgerhenvendelser – også klager – både telefonisk og skriftligt
• at understøtte aktindsigtssager vedrørende direktionen
• kontering af regninger og div. indberetninger
• bestilling af rejser, overnatninger, m.m.
• i begrænset omfang bistå med øvrige administrative opgaver i centeret.

Om dig
Du har en administrativ baggrund og erfaring med kalenderstyring samt servicering og betjening af politikere eller topchefer. Din erfaring kan være både fra det private og det offentlige, men det vil være et plus, hvis du har erfaring fra en politisk styret organisation.

Den rette kandidat har følgende kompetencer:

• Du er en stærk administrator og organisator.
• Du er dygtig til at formulere dig skriftligt og mundtligt, og du tilpasser din kommunikation til konteksten og målgruppen.
• Du drives af at levere en god service, og ingen opgave er for triviel for dig.
• Dit arbejde og din tilgang til arbejdet er præget af en høj grad af professionalisme, og du får energi af at have og tage ansvar for, at opgaverne kommer i hus og de gode løsninger findes.
• Du trives med en vekslende og uforudsigelig hverdag, hvor du både skal bevare overblikket og have blikket på den sidste detalje.
• Du er i stand til at være del af en proces, hvor tingene skifter retning undervejs, og hvor det nogle gange skal gå stærkt.
• Du har en personlig og naturlig gennemslagskraft, som gør at du kan sige til og fra, og din situationsfornemmelse er ud over det sædvanlige.
• Du har humor, er imødekommende på den professionelle måde og har en positiv indstilling.
• Du evner selvstændigt at prioritere på egne og direktionens vegne.
• Du har en høj integritet og formår at agere i fortrolige rum.
• Du har en god organisationsforståelse og skaber nemt relationer på tværs i organisationen.
• Du er superbruger af Microsoft Office pakken.
• Du er mødestabil.

Vi kan tilbyde dig
Du vil blive en del af Ledelsessekretariatet i Center for Strategi og HR. Centeret er en stabsfunktion med ca. 50 medarbejdere fordelt på fem teams: Ledelsessekretariatet, Udvikling og Kommunikation, Intern Service og Drift, HR samt Løn og Elever. Ledelsessekretariatet består af 11 medarbejdere og varetager byrådsbetjening samt borgmester- og direktionsbetjening, juridisk rådgivning, sagsbehandling og koordinering samt rådgivning ift. udbud- og kontraktstyring.

Som sekretær vil du få et stort kendskab til og indblik i den politiske styring af en kommune, og der vil være en høj grad af selvstændighed i opgavevaretagelsen.

Vi har travlt, og vi har det godt sammen. Det falder os naturligt at hjælpe både inden for eget team og de øvrige kolleger i centeret, og vi deler gerne af vores viden for at nå det fælles bedste. Vi lægger vægt på en professionel tilgang til opgaverne, og vores samspil med resten af organisationen tager afsæt i vores værdier og en anerkendende tilgang.

Du vil skulle arbejde i et åbent kontorlandskab. Du kan læse mere om vores arbejdsplads på Gribskov Kommunes hjemmeside.

Løn og ansættelsesvilkår
Lønindplacering sker med afsæt i overenskomst indgået mellem KL og HK Kommunal.

Vi har flekstid, og din mødetid og eventuelle hjemmearbejdsdage tilpasses opgaveløsningen.

Der vil kunne forekomme arbejde udenfor normal arbejdstid i begrænset omfang, f.eks. i forbindelse med politiske møder, borgermøder eller valg.

Yderligere oplysninger
Du vil referere til teamleder Maria Newton. Har du spørgsmål eller brug for at vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte hende på telefon 72 49 66 40 eller mail [email protected].

Ansøgningsfrist
26. januar 2024 kl. 12:00. Første samtalerunde afholdes 1. februar 2024 og anden samtale 5. februar 2024.

Ansøgninger modtages kun elektronisk via knappen 'Søg stillingen'.

Gribskov Kommunes værdier
Åbenhed · Tillid · Respekt · Deltagelse · Mod · Fleksibilitet

Alle oplysninger vil blive behandlet fortroligt og i overensstemmelse med regler for beskyttelse af personfølsomme oplysninger.
Kilde: Jobnet.dk