Udenrigsministeriet søger nye kolleger til PA- og sekretariatsfunktioner Vil du arbejde med administration og sekretariatsfunktioner på en omskiftelig og energisk arbejdsplads, hvor opgaverne spænder vidt? Så er du måske vores nye kollega.

Udenrigsministeriet søger dygtige og engagerede kolleger, der gerne vil levere en god service til husets topledelse og chefer, og som kan se sig selv i en alsidig og travl hverdag med mange muligheder, men også med store forventninger.

Du vil komme til at arbejde med en bred palet af administrative opgaver, herunder logistik-, koordinerings- og, sekretariatsfunktioner. Desuden kan jobbet også omfatte økonomi- og regnskab.

Opgaver og ansvar Som PA i Udenrigsministeriet vil du bl.a. komme til at arbejde tæt sammen med topledelsen og/eller chefer og have fokus på:

• Almindelige sekretærfunktioner, herunder kalenderføring og koordinering med interne og eksterne parter
• Planlægning og forberedelse af møder og andre aktiviteter
• Økonomistyring, budgetlægning og opfølgning for enheden
• Booking og afregning af tjenesterejser
• Samarbejde med øvrige PA’er og løbende support
• Diverse ad hoc opgaver

Hvem er du? Du har en relevant kontoruddannelse og erfaring fra lignende job(s). En baggrund som sekretær eller PA er en fordel.

Derudover er du

• dygtig til dansk og engelsk i skrift og tale
• helhedsorienteret, omhyggelig og struktureret
• imødekommende og serviceorienteret
• omstillingsparat, opsøgende og evner at tage initiativ, hvor der er behov.
• vant til og trives med at arbejde med mange forskelligartede opgaver, ofte også samtidig
• god til at bevare overblikket over opgaver med både korte og lange deadlines.
• detaljeorienteret og grundig - gerne med solid talforståelse
• en god kollega, der tager naturligt ansvar for at løfte arbejdsopgaverne i enheden.

Det vil være en fordel, hvis du har kendskab til IndFak, RejsUd, Office-pakken, Outlook og evt. andre fællesstatslige systemer.

Vi tilbyder

• et spændende, udfordrende og afvekslende arbejde i et inspirerende og fagligt miljø, hvor tværgående samarbejde og udvikling af personlige og faglige kompetencer er en central del af dagligdagen
• mulighed for at beskæftige sig med mange og meget forskelligartede administrative arbejdsopgaver
• god basis for selv at påvirke opgavevaretagelsen med mulighed for løbende kompetence- og karriereudvikling

Organisatorisk placering Arbejdsstedet er Udenrigsministeriet, Asiatisk Plads 2, 1448 København K.

Løn og ansættelsesvilkår Løn- og ansættelsesvilkår vil som udgangspunkt være som kontorfunktionær i henhold til gældende overenskomst mellem Finansministeriet og HK/Stat.

Du ansættes uden forflyttelsespligt.

Det er en betingelse for ansættelse, at du kan sikkerhedsgodkendes, og at du kan opretholde din sikkerhedsgodkendelse i løbet af ansættelsen.

Tiltrædelse Snarest muligt

Ansøgningsfrist og kontakt Ansøgningsfristen er d. 5. marts 2024. Vi forventer at afholde samtaler i uge 12. Du søger under ”Job” på www.um.dk. Du skal indsende en målrettet og motiveret ansøgning på maksimum en side og et CV indeholdende oplysninger om uddannelse, tidligere arbejde og øvrige kvalifikationer, niveau for sprogkundskaber, referencer m.v. Vedhæft venligst dit eksamensbevis. Vedhæftning af CV alene betragtes ikke som en ansøgning.

Skulle du have spørgsmål til stillingen, som ikke er besvaret i opslaget eller kan findes på www.um.dk, er du meget velkommen til at kontakte souschef Rebecca Reichherzer, [email protected],tlf. 33920151, og hvis du har spørgsmål til løn og vilkår kan du kontakte: HR-konsulent Thomas Hadrup, [email protected], tlf. 33921008.

Udenrigsministeriet ser mangfoldighed som en styrke og ønsker at beskæftige medarbejdere med forskellig baggrund. Vi opfordrer derfor alle kvalificerede, uanset personlig baggrund, til at søge en stilling i UM.

Se her hvordan vi behandler dine personoplysninger, når du ansøger en stilling hos Udenrigsministeriet.

Om os Udenrigsministeriets mission er at arbejde for Danmarks interesser og værdier i forhold til omverdenen på en måde, der fremmer danskernes frihed, tryghed og velstand samt en mere fredelig og retfærdig verden med udvikling og økonomisk vækst for alle. I Udenrigsministeriets vision indgår, at vi skal være bredt respekteret som en kompetent, effektiv, udadvendt og serviceorienteret virksomhed, og at vi skal være en attraktiv og idéskabende arbejdsplads, der sikrer stor medarbejdertilfredshed og målrettet kompetenceudvikling. Vi har som fælles værdier, at vi som enkeltpersoner og organisation arbejder på grundlag af musikalitet, åbenhed, professionalisme, handlekraft og arbejdsglæde. Alle ledige stillinger i Udenrigsministeriet kan findes på www.um.dk.

Kilde: Jobnet.dk