Direktionssekretær til Statens Naturhistoriske Museum

Statens Naturhistoriske Museum søger en erfaren og selvstændig direktionssekretær med tiltrædelse den 1. februar 2024 eller snarest derefter. Direktionssekretæren har ansvaret for at understøtte direktøren i en lang række forskellige daglige opgaver, herunder planlægning af tid og kalenderhåndtering, tilrettelæggelse og booking af møder og rejser, modtagelse af gæster, hjælp med mødeafholdelse, assistance med korrespondance og besvarelse af henvendelser. I tæt samarbejde med vicemuseumschefen for Administration og Drift har direktionssekretæren desuden ansvaret for f.eks. mødeindkaldelser, dagsordener og referater ifm. direktionsmøder, og møder for museets øvrige chefgruppe.

Direktionssekretæren indgår i Direktions- og Museumssekretariatet, og refererer til Museumsdirektøren.

Vi tilbyder et spændende job i et levende miljø med højt til loftet, stærke værdier og mange forskelligartede opgaver. Vi er en fagligt engageret arbejdsplads med vægt på inklusion, ordentlighed, professionalisme og kvalitet i alt hvad vi gør.

Arbejdsopgaver
Dine arbejdsopgaver for Museumsdirektøren omfatter:

• Kalenderstyring og mødeplanlægning
• Mødeforberedelse inkl. udarbejdelse af dagsordener, samling af mødematerialer, mødeforplejning, samt udarbejdelse af referater
• Modtagelse af Museumsdirektørens gæster
• Assistere med udarbejdelse af skriftlig korrespondance til en bred kreds af danske og internationale samarbejdspartnere – ministerier, kommuner, andre museer, fonde, personlige henvendelser mv.
• Vedligeholdelse af lister over kontakter og samarbejdspartnere, invitationslister ifm. museets udstillingsåbninger, osv.
• Tilrettelæggelse og bestilling af rejser
• Rejseafregninger og øvrige afregninger
• Journalisering af relevant korrespondance og dokumenter.

Øvrige opgaver i tæt samarbejde med vicemuseumschefen for Administration og Drift er:

• Kalenderplanlægning, samt udarbejdelse af dagsordener og referater ifm. direktionsmøder
• Kalenderplanlægning af møder i museets Lokale Samarbejdsudvalg og Lokale Arbejdsmiljøudvalg
• Planlægning af fælles månedsmøder for museets medarbejdere - bookning af kalender og lokaler, udsendelse af dagsordener, samt eventuel forplejning
• Kalenderplanlægning af møder i museets chefgruppe
• Indgå i tilrettelæggelsen af chefseminarer - booking af lokaler og bestilling af forplejning.

Der kan dertil forekomme ad-hoc opgaver for den øvrige direktion.

Det vil med jævne mellemrum forekomme, at nogle opgaver skal løses uden for normal arbejdstid (aftener/weekender).

Vi forventer

• Du har en kontorfunktionæruddannelse eller anden relevant administrativ uddannelse
• Du har solid faglig erfaring med hovedparten af de nævnte arbejdsopgaver – meget gerne fra en sekretariatsfunktion i en større offentlig organisation eller privat virksomhed
• Du har desuden erfaring med;
  - journalsystemer (Workzone eller tilsvarende)
  - rejsebestillingssystemer (Carlson Wagonlit eller tilsvarende)
  - rejseafregnings- og fakturasystemer (RejsUd/IndFak eller tilsvarende).
• Som person forventer vi, at du:
  - Er loyal, har en god dømmekraft og stor personlig integritet, og er bevidst om den grad af fortrolighed, der er nødvendig i rollen som direktionssekretær
  - Er tillidsvækkende og imødekommende, balanceret med den naturlig autoritet, der er nødvendig i rollen som direktionssekretær
  - Er kendt for at skabe positive relationer og god stemning omkring dig og kan begå dig i en organisation med mange fagligheder og en bred berøringsflade
  - Kan arbejde meget selvstændigt og tage initiativ
  - Har en høj arbejdskapacitet, håndterer uforudsigelighed og styrer mange opgaver samtidig med, at du kan finde ro og fokus
  - Er serviceminded, ansvars- og kvalitetsbevidst.

Du behersker desuden dansk og engelsk både mundtlig og skriftligt, da begge sprog bruges i det daglige på museet.

Om os
Naturhistoriske museer har aldrig haft større betydning, end de har i dag. Vores planet er beboet af millioner af levende arter. Men i dag har en enkelt art magten til at ændre livet på Jorden fundamentalt. Skal vi finde løsninger på de store udfordringer verden står over for, kan det kun ske ved, at vi forandrer lokalt, samarbejder internationalt og deler den viden og de ressourcer, vi i fællesskab besidder.

Visionen for Statens Naturhistoriske Museum er at styrke forbindelsen mellem mennesker og natur. Vi vil inspirere, engagere og give alle mulighed for at nyde, forstå og passe på naturens mangfoldighed. I de kommende år bygger vi et nyt nationalt hovedmuseum for naturen, der forventes at åbne for publikum i 2026. Den nye museumsbygning får beliggenhed i Botanisk Have i hjertet af København og vil rumme state-of-the art laboratorier, enestående videnskabelige samlinger, nye udstillinger, samt faciliteter til undervisning. Det er vores ambition, i løbet af de kommende år, at ændre opfattelsen og brugen af naturhistoriske museer og herigennem styrke forbindelsen mellem mennesker og natur.

Museet har ca. 260 ansatte, en stærk økonomi, og forventer betydelig vækst i antallet af besøgende, aktiviteter, ansatte, mv. Museet er opdelt i fem afdelinger: Forskning, Samlinger, Udstilling & Formidling, Kommunikation & Fundraising, samt Administration & Drift. Direktions- og Museumssekretariatet er en del af sidstnævnte afdeling.

Museet er organisatorisk en del af det natur- og biovidenskabelige fakultet SCIENCE på Københavns Universitet.

Løn og ansættelsesforhold
Ansættelsen sker i henhold til Fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område (OAO-S) og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (HK/stat). Ansættelsen sker som kontorfunktionær i løngruppe 3 sats 3. Der vil være mulighed for forhandling af yderligere tillæg efter kvalifikationer.

Den ugentlige arbejdstid er gennemsnitligt 37 timer. Direktionssekretæren bliver omfattet af museets flextidsordning.

Din ansøgning
Er du interesseret i stillingen, beder vi dig sende en elektronisk ansøgning med bilag via Jobportalen (tryk på linket "SØG STILLINGEN" nederst i opslaget) senest den 18. december 2023.

Ansættelsessamtaler vil finde sted i uge et eller uge to og anden samtale vil finde sted i uge to eller tre i 2024.

Statens Naturhistoriske Museum ønsker at fremme ligestilling og mangfoldighed, hvorfor alle kvalificerede ansøgere uanset alder, køn, religion, handicap eller etnisk tilhørsforhold mm. opfordres til at søge stillingen.

Yderligere spørgsmål
Spørgsmål til stillingen kan rettes til Museumsdirektør Peter C. Kjærgaard (email: [email protected], mærket ”Direktionssekretær”) eller vicemuseumschef Mads S. Mikkelsen (email: [email protected], tlf. nr. 93 50 92 29).

Læs mere om Statens Naturhistoriske Museum www.snm.ku.dk

Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet på Københavns Universitet – SCIENCE i kort form – er landets største naturvidenskabelige forsknings- og uddannelsesinstitution med 4.000 ansatte og 9.700 bachelor- og kandidatstuderende fordelt på 11 institutter og et museum. Fakultetet har et årligt budget på ca. 3 mia. kr.

Kilde: Jobnet.dk