Udlændinge- og Integrationsministeriets Koncern HR søger en sprogligt stærk administrativ koordinator

Er du passioneret omkring HR og det administrative håndværk? Og har du sprogligt flair? Udlændinge- og Integrationsministeriet (UIM) søger en administrativ koordinator til Koncern HR. Der er tale om et barselsvikariat på 6 måneder med mulighed for forlængelse.

Lidt om alt det vi tilbyder

Du kommer til at være en del af rekrutteringsenheden i Koncern HR i UIM’s departement på Slotsholmen i det centrale København. Rekrutteringsenheden består af en enhedschef samt 11 engagerede medarbejdere med længere og kortere anciennitet og forskellige uddannelses- og erfaringsbaggrunde.

Vores kerneydelse er at levere professionelle og effektive rekrutteringsløsninger til hele UIM’s koncern bestående af departementet, Udlændingestyrelsen, Hjemrejsestyrelsen og Styrelsen for International Rekruttering og Integration. Vi er altså et stort hus spredt på mange forskellige adresser, og vi har travlt med at ansætte og onboarde mange nye medarbejdere på tværs af koncernen – en rejse der vil fortsætte ind i 2022.

Kulturen i vores enhed er præget af høj arbejdsaktivitet, men også empati og oprigtig velvilje til at hjælpe og understøtte sin kollega. Vi ved, at vi er gensidigt afhængige af hinanden for at komme i mål. Vores hverdag er præget af håndteringen af et højt antal ansættelser, der skal håndteres effektivt, personligt og professionelt – ofte under et vist tidspres. Denne opgave har vi brug for hjælp til, og det er hér, du kommer ind i billedet.

Vi har brug for din hjælp til at understøtte vores administrative processer. Du vil få en centralt placeret rolle i enheden som dén medarbejder, der – om end kortvarigt - vil være inde over absolut flest rekrutteringer, og som skal koordinere en bred pallette af mange af de – udefra set – skjulte administrative skridt, der skal til for at understøtte en professionel rekrutteringsproces.

Dine primære arbejdsopgaver vil mere konkret være følgende:

• indkaldelse af kandidater til samtale og test, herunder booking af chefers Outlook-kalendere til samtaleafholdelse, generel korrespondance med kandidater samt indhentning og journalisering af korrekt indsendte personoplysninger
• korrekturlæsning af en lang række stillingsopslag samt løbende opdateringer og korrekturlæsning af forskellige udgående brev- og kontraktskabeloner
• publicering af stillingsopslag på diverse platforme samt håndtering af status og skriftligt afslag til kandidater
• oprettelse af nyansættelser i Statens HR
• lettere HR-sagsbehadling

Hvorfor vælge UIM som arbejdsplads?

Vi tilbyder dig en mulighed for at arbejde bredt med rekrutteringsprocesser – også hvis du endnu ikke har konkret erfaring hermed, men ønsker at undersøge, om rekruttering er noget for dig. Vi sørger for et solidt oplæringsforløb med en mentor og en række tilgængelige og dygtige sparringspartnere, så du har reelle og fornødne forudsætninger for at kunne lykkes i stillingen.

Du vil få en venlig og åbensindet kollegagruppe, som er klar til at tage imod dig, og hvor der også er plads til at lære hinanden at kende som personer og ikke blot som arbejdsrelationer. Derudover tilbyder vi en god varieret frokostordning, en centralt placeret arbejdsplads med metro- og busforbindelser tæt på, træningsrum og massageordning.

Vores forventninger til dig

Du har en relevant baggrund, eksempelvis som kontoruddannet eller som sproglig akademiker på bachelor- eller kandidatniveau. Er du akademiker, er det vigtigt, at du er afklaret med, at det er administration, der udgør nerven i denne stilling. Du er meget velkommen til at søge, hvis du er nyuddannet, såfremt du har oparbejdet gode sproglige, IT- og administrative kompetencer under dit studie.

Derudover forventer, at du er:

• struktureret og god til at danne overblik, idet du vil være den medarbejder i enheden, der – om end kortvarigt - er inde over klart flest rekrutteringsprocesser
• processtærk, fordi du skal kunne arbejde i flere forskellige IT-programmer
• selvstændigt tænkende og initiativrig, eftersom din rolle er særdeles vigtig for, at enhedens processer kan fuldføres
• omgængelig og tillidsvækkende, for selvom der er tale om en ”stilling bag skærmen”, værner vi om at være nærværende og professionelle over for de mange kandidater, vi inviterer gennem vores rekrutteringsprocesser – også de kandidater der i sidste ende ikke tilbydes ansættelse
• arbejdsom og fleksibel, idet vi anser rekrutteringsprocesserne som et fælles ansvar og løfter samlet i flok

Det er en fordel – men ikke et krav, at du har erfaring med:

• Statens e-rekruttering, Campus, Statens HR eller andre HR-sagsbehandlingsprogrammer

Yderligere information

Du ansættes i Udlændinge- og Integrationsministeriets koncern enten efter OAO-S-Fællesoverenskomsten og HK-overenskomsten eller mellem Finansministeriet og relevant organisation. Der er mulighed for at forhandle tillæg, der matcher dine kvalifikationer.

Politiets Efterretningstjeneste vil gennemføre en registermæssig undersøgelse af din person, så vi i Udlændinge- og Integrationsministeriet kan vurdere, om du er egnet til at varetage stillingen. Du skal løbende kunne bestå en registermæssig undersøgelse under hele din ansættelse. Du kan læse om, hvordan vi behandler dine persondata her.

Har du spørgsmål i øvrigt, er du velkommen til at kontakte enhedschef Gabriella Ea Gravenhorst på telefonnummer 61 98 33 56 eller på e-mail [email protected] eller specialkonsulent Lena Breum på telefonnummer 61 98 33 49 eller på e-mail [email protected].

Søg stillingen

Vi forventer at holde samtaler i starten af uge 11. Der vil være en skriftlig test i forbindelse med samtalen, hvor vi tester dine skriftlige danskkundskaber. Testen tager cirka et kvarter og skal løses uden hjælpemidler.

Ligestilling i alle dens aspekter er vigtig. Derfor opfordres alle interesserede uanset etnisk tilhørsforhold, religion, køn, alder og lign. til at søge stillingen. Udlændinge- og Integrationsministeriet er medlem af Foreningen Nydansker.