Administrativ medarbejder søges til Beredskabsstyrelsen i Herning

Er du motiveret af at give en professional service? Så skal du læse videre her.
Vi har brug for en administrativ medarbejder til en stilling i etablissementspartnerelementet ved Beredskabsstyrelsen, som vil være med til at levere professionel og engageret service for vores mange brugere.

Om os

Vi har 28 etablissementspartnerelementer, som er fordelt på Forsvarsministeriets tjenestesteder, hvor vi skal sikre en optimeret lokal tilstedeværelse samt kontakt og nærhed til brugerne. Vi har blandt andet selvstændigt ansvar for bygningsdrift og mindre vedligeholdelsesopgaver. Det er vores rolle, at støtte tjenestestedscheferne i forhold til etablissementsdrift og udvikling af tjenestestedet.
Lokalt er vi tjenestestedets og brugernes primære indgangsvinkel til rekvirering af ydelser hos Ejendomsstyrelsen.

Etablissementspartnerelement ved Beredskabsstyrelsen består i øjeblikket af en leder samt driftsleder, 5 administrative medarbejdere og 20 ejendomsserviceteknikere. Alle har en baggrund inden for administration, ejendomsservice, bygningsvedligehold eller tekniske installationer.

Vi er i partnerelementet fordelt ud på 8 af Beredskabsstyrelsens etablissementer som geografisk er fordelt i hele landet. På trods af det, så arbejder alle sammen, så der sikres en ensartet lokal og god service til vores brugere. I Herning vil der være fire kollegaer på stedet.

Vores opgaver i partnerelementet omfatter håndtering af brugerhenvendelser, initiering af indkøb, støtte til arrangementer, mindre arealpleje, vedligehold, tilsyn, kvalitetssikring og stikprøver, varemodtagelse, spørgsmål eller bestillinger i forbindelse med etablissementsdrift og bygningsvedligehold osv.

Alt i alt håndterer vi alle de spørgsmål, forespørgsler eller forhold, som relaterer sig til etablissementsdrift og til det at administrere faciliteterne på de lokale tjenestesteder.

Om stillingen

Du får en central og vigtig rolle som Ejendomsstyrelsens ansigt udadtil. Du er en del af de lokale repræsentanter og kontaktperson for brugerne på etablissementet. Her har du den daglige kontakt, skaber gode relationer og sikrer den gode oplevelse og service.

Du servicerer, betjener og støtter Forsvarets brugere, eksterne leverandører og Ejendomsstyrelsen inden for administrative drifts-, planlægnings- og udviklingsopgaver.

Du skal dagligt betjene, vejlede og støtte de brugere, der kontakter etablissementspartnerelementet både personligt, på telefon eller via mail.

Herudover kan stillingen indeholde følgende arbejdsopgaver:
- Behandle bestillinger i forhold til etablissements- og teknisk drift.
- Oprette indkøbsrekvisitioner og følge op på varemodtagelse af materiel- og leverandørydelser.
- Kontrollere de bestilte drifts- og vedligeholdelsesopgaver.
- Varetage kontakten og koordinere bestillingsydelser med eksterne leverandører, kollegaer mv.
- Bidrage til økonomiopfølgning samt - rapportering
- Administrere og forvalte brik- og nøglesystemer.
- Administrere arbejdstid
- Udarbejde og vedligeholde input til lokal informationsmateriale.

Du varetager også generel sagsbehandling samt dokumentations- og administrationsopgaver indenfor området.
Da stillingen er nyoprettet og der i opstartsfasen vil være mange ting, der endnu ikke er på plads, må du være indstillet på at opgaverne kan være meget forskelligartede og at enkelte kan afvige fra ovenstående.

Som administrationsmedarbejder hos os servicerer du Forsvarets brugere og agerer mellemled mellem eksterne leverandører, Ejendomsstyrelsens Facility management leverandører og brugerne indenfor administrative-, planlægnings- og udviklingsopgaver.
Spændet i dine samarbejdsflader er bredt, hvilket giver stor dynamik i hverdagen.

Din vigtigste opgave er at besvare tjenestestedets og brugernes henvendelser og få Forsvarets faciliteter til at fungere for døgnberedskabet og brugerne. Fokus er på at servicere brugerne samt at støtte kollegaer i Ejendomsstyrelsen med lokalkendskab.

Arbejdsstedet er Beredskabsstyrelsen i Herning. Der vil forekomme mindre rejseaktivitet til andre etablissementer og en mindre del af arbejdet uden for normal arbejdstid.

Om dig

Vi forestiller os, at du har en kontoruddannelse samt administrativ erfaring indenfor kundeservice, bruger- og borgerhenvendelser eller lignende.

Du har en solid faglig profil gerne med en bred erfaring inden for administration, sagsbehandling, indkøb eller serviceformidling samt er vant til at have kontakt med offentlige myndigheder, borgere og kunder.

Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner samt erfaring i anvendelse af it- værktøjer og Microsoft Office pakken er en forudsætning. Det vil være en fordel, hvis du har kendskab til SAP DeMars.

Åben kommunikation, løsningsorienteret tilgang, forståelse for processer og procedurer samt evnen til at samarbejde og rumme en hverdag, der er foranderlig og i højt tempo er en vigtig del af din personlige værktøjskasse.

Ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning sker i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten).

Afhængigt af dine kvalifikationer og kompetencer, er der mulighed for forhandling af tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Stillingen er en fuldtidsstilling på 37 timer inkl. frokostpause og ansættelsen er pr. 1. juni 2023 eller efter aftale.

Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

KONTAKT OG ANSØGNING

Hvis du vil vide mere om stillingsindholdet er du velkommen til at kontakte: Leder af Etablissementspartnerelement Camilla Villumsen på tlf. 7281 3443.

Har du spørgsmål til løn- og ansættelsesvilkår kan du kontakte Forsvarsministeriets Personalestyrelse, HR-konsulent Julie Cramer-Palmquist 7281 9370.

Ansøgningsfristen er den 11. maj 2023. Samtaler forventes afholdt løbende.

Du søger stillingen via linket og vi beder dig vedhæfte både din ansøgning, CV og kopi af dit uddannelsesbevis. Vær opmærksom på at bilag skal tilføjes i PDF-format.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed optimerer opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.

OM FORSVARSMINISTERIETS EJENDOMSSTYRELSE
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse støtter og servicerer militære operative enheder og øvrige myndigheder under Forsvarsministeriet. Vi er ansvarlig for at levere og udvikle de fysiske rammer, som er nødvendige for deres virke. Vores ansvarsområde omfatter nybyggeri, vedligehold og facility management i form af bl.a. rengøring, kantine og arealpleje. Desuden varetager vi miljø- og energiopgaver og naturpleje af Forsvarets terræner.

Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse har hovedkontor i Hjørring, men vi har medarbejdere på tjenestesteder over hele landet. Ejendomsstyrelsen er en mangfoldig arbejdsplads, der er båret af stærke fag- og videnfællesskaber.

Kilde: Jobnet.dk