Kan du se dig selv, som en tæt og fortrolig samarbejdspartner for den øverste ledelse i Cyberdivisionen?

Som direktionssekretær for Cyberdivisionens øverste ledelse, får du en central rolle i at sikre at direktionens hverdag fungerer optimalt. Din vigtigste opgave er at levere effektiv, grundig og serviceminded betjening. Til gengæld tilbyder vi en spændende hverdag, hvor du har indflydelse på at tilrettelægge din egen hverdag og opgaver.

Om os

Som direktionssekretær bliver du en del af Cyberdivisionen under Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse (FMI). Vi har til opgave at levere IT-drift og -udvikling på hele Forsvarsministeriets område og fungerer som Forsvarets samlede IT-organisation. Vi består pt. af cirka 600 medarbejdere, der sikrer det digitale fundament og cyberforsvar for ministerområdets mere end 20.000 ansatte såvel nationalt som internationalt.

Hos os er det gode arbejdsmiljø og Work Life-balance i fokus, og du vil få mulighed for løbende at dygtiggøre, specialisere og videreuddanne dig. Vi skal kunne understøtte Forsvaret i både fred, krise og krig, og du vil få mulighed for at deltage i spændende opgaver og udfordringer, du ikke ser andre steder.

Du vil indgå i vores Koordinationsafdeling, som har ansvaret for organisationens ledelsesstøtte, forvaltning, HR, kommunikation, økonomi, logistik og facility management. I stillingen vil du indgå som en central del af direktionsstøttesektionen, hvor dit primære fokus vil være på centerchefen for Teknologi.

Vi har til opgave at yde den nære betjening af direktøren, vicedirektøren og vores centerchefer. Derudover står teamet for at forberede og facilitere direktionsmøder, chefgruppemøder og infomøde i organisationen. Teamet fungerer i dagligdagen som en typisk indgangsvinkel for spørgsmål fra chefer og medarbejdere, hvorfor det at være serviceminded er en vigtig del af arbejdet.

Om stillingen

Den vigtigste opgave i din dagligdag, er din rolle som centerchefens højre hånd, hvor du har ansvaret for at holde styr på de daglige aktiviteter, koordinere aftaler og dermed sikre, at tiden udnyttes bedst muligt.

En central del af stillingen handler om at håndtere sager og opgaver, der har relevans for centerchefen og dennes virke.

Dine hovedopgaver vil ud over ovenstående omfatte;
• Ad Hoc opgaver
• Planlægning, booking og koordinering af mødeaktiviteter
• Kalenderstyring
• Besøgsanmeldelser
• Journalisering mv.

Som direktionssekretær har du ansvaret for at varetage den nære og direkte betjening af centerchefen.

Du deltager samtidig også med løsning af teamets øvrige opgaver, hvor du finder faglig sparring med øvrige kolleger i teamet, samarbejder omkring tværgående processer, mødematerialer og møder. Der sættes stor pris på et godt kollegialt samarbejde, hvor humor er en stor del af hverdagen.

Om dig

Vi forestiller os, du har en kontoruddannelse eller en anden relevant administrativ uddannelse.

Hvis du skal lykkes i rollen, er det vigtigt, at du trives i en omskiftelig og ofte travl hverdag, hvor omstillingsparathed er en integreret del af arbejdet, og hvor pragmatisme og kreativitet til tider er en nødvendighed for at få enderne til at mødes.

Det betyder, at du besidder en veludviklet situationsfornemmelse og dømmekraft. I jobbet vil du desuden have en stor intern og ekstern berøringsflade, hvorfor du evner at kunne opbygge sociale relationer.

Det er vigtigt, at du er struktureret og en dygtig organisator. Dine skriftlige evner er gode, og du evner at trække essensen ud af materiale, så det kan formidles kort og præcist, hvilket muliggør, at der kan træffes beslutninger på et oplyst og forståeligt grundlag.

Du har en god og intuitiv IT-forståelse, således at du forholdsvis hurtigt formår at benytte og navigere i nye computerprogrammer, eftersom at en del af arbejdet kræver evner inden elektronisk sags- og dokumenthåndtering (gerne erfaring med KMD/WorkZone) samt SharePoint. Desuden har du et indgående kendskab til Officepakken.

Ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning sker i henhold til den til enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten).

Du vil blive ansat og aflønnet på baggrund af din erfaring og dine kvalifikationer, ligesom der afhængigt af dine kvalifikationer og færdigheder vil være mulighed for forhandling af tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Som ansat i Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforløbet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

Dit daglige tjenestested er Cyberdivisionen ved Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse, Helseholmen 1, 2650 Hvidovre.

Kontakt og ansøgning
Hvis du har uddybende spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte Sektionschef Bettina Zabell Nilsson på telefon[xxxxx].

Har du spørgsmål til løn- og ansættelsesvilkår, kan du kontakte HR konsulent ved Forsvarsministeriets Personalestyrelse Sheeba Krause på tlf. [xxxxx].

Ansøgningsfristen er den 10. november 2024, og vi forventer at holde samtaler løbende.
Stillingen ønskes besat pr. 01. januar 2025 eller snarest muligt derefter.

Vi beder dig søge stillingen via linket. Hvis det ikke er muligt for dig at scanne og vedhæfte relevante dokumenter, må du gerne tage dem med til en eventuel samtale.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed optimerer opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.

OM FORSVARSMINISTERIETS MATERIEL OG INDKØBSSTYRELSE
Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse (FMI) er en styrelse under Forsvarsministeriet.
FMI har ansvaret for det samlede forsvars og beredskabs materiel, IT og cybersikkerhed. Det er os, der anskaffer, driver og bortskaffer materiel og IT for såvel Hæren, Søværnet, Flyvevåbnet, Arktisk Kommando, Specialoperationskommandoen, Hjemmeværnet, Beredskabsstyrelsen og resten af Forsvarsministeriets koncern. Desuden bistår vores IT-medarbejdere dagligt i at modstå de cyberangreb, Forsvarsministeriets koncern udsættes for.

Kilde: [xxxxx]