Direktionssekretær

Er du god til at strukturere, prioritere og skabe overblik, og kan du sikre en smidig og effektiv daglig drift? Er du ansvarsfuld, proaktiv og fleksibel? Og trives du i en hektisk og uforudsigelig hverdag, hvor opgaver af både større og mindre omfang skal løses med høj kvalitet?

Om stillingen
Som sekretær for to af de tre direktører bliver du et centralt bindeled mellem direktionen og ministeriet samt mellem direktionen og eksterne samarbejdspartnere. Du vil spille en afgørende rolle i at sikre en smidig og effektiv daglig drift, hvor dine opgaver vil variere og kræve både selvstændighed og samarbejdsevner.

Din vigtigste opgave bliver at sikre en professionel betjening af direktionen – i tæt samarbejde med resten af direktionsbetjeningsteamet og det samlede minister- og ledelsessekretariat. Du skal stå til rådighed for direktørerne ift. skabe struktur, fremdrift og overblik i en omskiftelig hverdag, og det er afgørende, at du er proaktiv og med sikker og rolig hånd får løst både store og små opgaver med høj kvalitet.

Du skal samarbejde med direktionsteamet om blandt andet:

• Kalenderplanlægning for direktørerne, herunder planlægning og koordinering af møder og aktiviteter med interne og eksterne parter, bestilling af forplejning samt modtagelse af gæster mv.
• Håndtering af mødemateriale til direktørerne, herunder indsamling og klargøring samt sparring med fagkontorerne om mødematerialets karakter.
• Sekretariatsbetjening af koncerndirektionen, herunder planlægning og koordinering af møder i overensstemmelse med koncerndirektionens årshjul samt udarbejdelse af dagsordener og håndtering af mødemateriale.
• Understøtte en god dialog mellem direktionen og resten af departementet, herunder stå til rådighed for sparring om sagsgange til og fra direktionen.

Er du vores nye kollega?
Det er en forudsætning, at du har en kontoruddannelse eller anden relevant uddannelse. Det vil herudover være en stor fordel, at du har solid erfaring fra en lignende stilling i centraladministrationen eller en politisk ledet organisation.

Der lægges stor vægt på, at du er imødekommende og serviceorienteret, og at du er proaktiv, helhedsorienteret og respektfuld i dit samarbejde med andre både i og uden for Uddannelses- og Forskningsministeriet.

Du skal være struktureret og have blik for modtageren i udførelsen af dine opgaver samt være fleksibel, når det er nødvendigt. Du skal trives med et stort ansvar i opgaveløsningen og evne at følge opgaverne helt til dørs på en god og konstruktiv måde. Du skal endvidere have gode kommunikationsevner. Og generelt skal du trives med et arbejdsmiljø, der er kendetegnet af fagligt høje standarder og en omskiftelig hverdag.

En ambitiøs og social arbejdsplads
Du bliver en del af en ambitiøs arbejdsplads med dedikerede og fagligt stærke kollegaer, hvor vi prioriterer et godt samarbejde og arbejdsglæde i hverdagen. Vi mener nemlig, at en god kultur med dialog og samarbejde er forudsætningen for, at vi lykkes. Derfor er her plads til grin i den travle hverdag. Samtidig får du gode udviklingsmuligheder, som du kan målrette dine faglige ambitioner.

Løn og ansættelsesvilkår
Du ansættes i Uddannelses- og Forskningsministeriets koncern efter overenskomst mellem Finansministeriet og relevant organisation. Der er knyttet et funktionstillæg til stillingen som sekretær for direktionen.

Det er en forudsætning for ansættelsen, at du kan sikkerhedsgodkendes samt opretholde sikkerhedsgodkendelsen i hele ansættelsesperioden.

Vil du vide mere
Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte kontorchef for Minister- og Ledelsessekretariatet Karen Agnethe Harild på telefonnummer 72 31 83 70 eller på e-mail [email protected].

Søg stillingen
Klik på knappen ”søg stillingen”. Din ansøgning m.v., skal være uploadet senest tirsdag den 19. november 2024.

Vi forventer at holde to samtalerunder. Første samtalerunde afholdes uge 47 og anden samtalerunde i uge 48. Mellem første og anden samtalerunde gennemføres personlighedstest.

Om Uddannelses- og Forskningsministeriets departement
I departementet bistår vi ministeren og regeringen med at udvikle landets uddannelses-, forsknings- og innovationspolitik. Vi klæder ministeren på til at træffe beslutninger baseret på fakta og den nyeste viden i tæt dialog med vores to styrelser. Derudover står vi for at udvikle koncernen og løse de opgaver, der går på tværs af ministeriet inden for bl.a. kommunikation og HR.

Kilde: Jobnet.dk