Sætter du en ære i at have styr på tingene, arbejde struktureret og være fremsynet i opgaveløsningen? Finder du stor tilfredshed i at få hverdagen til at glide for hele holdet? Og har du et naturligt servicegen og positiv indstilling, også når der smæk på? Hvis ja, så har vi et job til dig.

Stillingen
Vi søger en nøgleperson til teamet for administrativ ledelsesbetjening i Center for Politik og Organisation i Lyngby-Taarbæk Kommune. Som direktionssekretær har du en hovedopgave i at sørge for, at koordinering af direktørernes møder og materiale er i top. Du vil starte i en periode, hvor vi er i gang med en spændende analyse af sekretariatsopgaverne, ikke bare i vores eget center på tværs af afdelinger, men også hos nogle af vores ”søster-centre”. Vi forventer, at vi kommer til at lave en form for fællessekretariat med betjening på tværs af afdelinger og centre, men vi kender ikke formen endnu. Derfor kommer du også til at kunne være med til at sætte dit præg på udviklingen!

Hverdagen står sjældent stille og byder mange afvekslende opgaver, du vil dog have følgende faste ansvarsområder:

• Styre direktørernes kalender og sikre rette mødemateriale samt følge op og selvstændigt sørge for den mest optimale mødestruktur.

• Koordinere besvarelse af borgmesterhenvendelser og politikerspørgsmål på tværs af organisation, samt kigge på udviklings- og digitaliseringspotentialer i arbejdsgangen.

• Administrativ understøttelse af politiske udvalgsmøder; praktisk planlægning, udgivelse af dagsordner og referater, mv.

• Trække af på fællespostkasserne (borgmesterens og centerpostkassen).

Om dig
For at være succesfuld i jobbet, er det vigtigt, at du:

• er flydende i Outlook og har en god journaliseringspraksis
• skriver og taler dansk på højt niveau og har sans for god kommunikation
• er god til at planlægge, har styr på detaljerne og sikrer fremdrift
• er en ”serviceperson” med en positiv tilgang til opgaver og mennesker
• er fleksibel og har mulighed for give den en tand ekstra en gang imellem

Derudover besidder du et stort drive, er selvstændig og kan naturligt bevare roen og overblikket i en til tider hektisk hverdag. Du er en problemknuser, når det brænder på og med din gode situationsfornemmelse, bringer du det bedste frem i folkene omkring dig, så der kan der leveres til tiden. Du er ikke bange for at prøve noget nyt, ser og afsøger udviklingspotentialer i arbejdsgangene og er altid et skridt foran cheferne, så de kan levere deres bedste.

Vi tilbyder
En spændende stilling, som du selv kan være med til at forme, og hvor du hver dag sammen med gode kolleger er med til at gøre en forskel.

Vores arbejdsmiljø er uformelt, der er en stærk holdånd, og vi snakker godt med hinanden - både når vi sammen til personalearrangementer fejrer hverdagens succeser, og når vi løser vores opgaver. Afdelingen er placeret helt centralt i organisationen og består pt. af 13 kolleger, med blandede profiler, der laver politisk betjening, digitalisering og administrativ understøttelse.
Når sommeren kommer, rykker vi ind på det smukke Rådhus på Lyngby Torv, som netop er blevet gennemrenoveret. Det er vi mange, der glæder os til!

Arbejdstid og -sted
I stillingen vil du have en 37 timers arbejdsuge med flekstid.

Som direktionssekretær vil der være behov for at have et højt fremmøde på kontoret. Der vil selvfølgelig også være mulighed for hjemmearbejde, når det passer til opgaverne. Vi arbejder som udgangspunkt med fleksible arbejdspladser og i storrumskontorer.

Frem til omkring sommerferien, vil du skulle møde på Toftebæksvej 12, 2800 Kgs. Lyngby. Efter sommerferien er adressen Lyngby Torv 17, lige ved Lyngby Station.

Ansøgning
Ansøgningsfrist: søndag den 18. februar kl. 23.59.

Vi forventer at holde ansættelsessamtaler i uge 8, og vi håber, at vores nye kollega kan starte senest 1. april 2024, men også gerne før.

Har du spørgsmål til stillingen kan du kontakte afdelingschef Bodil Sandbjerg Frich, [email protected], 51 44 47 54.

Ansættelsesforhold
Fuldtid

Tiltrædelse
1. april 2024

Arbejdssted
Toftebæksvej 12, 2800 Kgs. Lyngby

I Lyngby-Taarbæk bliver du del af et stærkt fagligt fællesskab med høje ambitioner i en organisation med ca. 4.000 medarbejdere, der alle arbejder med det fælles mål – at skabe værdi for borgere og erhvervsliv. Vi lægger vægt på god ledelse, trivsel, faglige og personlige udviklingsmuligheder, kreativitet og nytænkning samt balance mellem arbejdsliv og fritidsliv. Vi ser mangfoldighed som en ressource og værdsætter, at medarbejdere hver især bidrager med deres særlige baggrund, personlighed og evner.
Kilde: Jobnet.dk