ved Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet (SCIENCE), Københavns Universitet

Statens Naturhistoriske Museum er i disse år inde i en udvikling, som kun ganske få andre museer kan matche. Siden 2015 er museets besøgstal tredoblet, og om et par år åbner det største danske museumsbyggeri i flere generationer. Vi søger derfor en erfaren og selvstændig direktionssekretær der har lyst og energi til at deltage i den fantastiske rejse, som museet er på i disse år.

Som direktionssekretær har du ansvaret for at understøtte direktøren i en lang række daglige opgaver, herunder planlægning af kalender, tilrettelæggelse af møder og rejser, modtagelse af gæster, hjælp med mødeafholdelse, assistance med korrespondance og besvarelse af henvendelser. Du vil som direktionssekretær få berøring med en bred vifte af personer fra det danske samfund, samt museets internationale samarbejdspartnere. Diplomatisk sans, venlighed og imødekommenhed er derfor blandt nøgleordene i stillingen.

Direktionssekretæren indgår i direktions- og museumssekretariatet, og refererer til museumsdirektøren.

Arbejdsopgaver
Dine arbejdsopgaver for museumsdirektøren omfatter:

• Kalenderstyring og mødeplanlægning
• Mødeforberedelse inkl. udarbejdelse af dagsordener, samling af mødematerialer, mødeforplejning, samt udarbejdelse af referater og opfølgning
• Assistere med udarbejdelse af skriftlig korrespondance til en bred kreds af danske og internationale samarbejdspartnere – ministerier, kommuner, andre museer, fonde, personlige henvendelser mv.
• Deltagelse i planlægning af udstillingsåbninger, VIP-arrangementer, repræsentationsmiddage m.m.
• Tilrettelæggelse og bestilling af rejser
• Rejseafregninger og øvrige afregninger
• Journalisering af relevant korrespondance og dokumenter.

Øvrige sekretariatsopgaver i tæt samarbejde med bl.a. vicemuseumschefen for administration og drift er:

• Kalenderplanlægning, lokalebookning mv., ifm. med en række af museets mødefora, herunder f.eks. direktionsmøder, møder/seminarer i museets chefgruppe, og museets samarbejdsudvalg
• Udarbejdelse af dagsordener og referater ifm. Direktionsmøder.

Der kan dertil forekomme ad-hoc opgaver for den øvrige direktion.

Det vil med jævne mellemrum forekomme, at nogle opgaver skal løses uden for normal arbejdstid (aftener/weekender).

Vi forventer

• Du har en kontorfunktionæruddannelse eller anden relevant administrativ uddannelse
• Du har solid faglig erfaring med hovedparten af de nævnte arbejdsopgaver – meget gerne fra en sekretariatsfunktion i en større offentlig organisation eller privat virksomhed
• Du har desuden erfaring med;
  - journalsystemer
  - rejsebestillingssystemer
  - rejseafregnings- og fakturasystemer
• Som person forventer vi, at du:
  - Er loyal, har en god dømmekraft og stor personlig integritet, og er bevidst om den grad af fortrolighed, der er nødvendig i rollen som direktionssekretær
  - Er tillidsvækkende og imødekommende, balanceret med den naturlig autoritet, der er nødvendig i rollen som direktionssekretær i en organisation med mange fagligheder og en bred berøringsflade
  - Kan arbejde meget selvstændigt og tage initiativ
  - Har en høj arbejdskapacitet, og styrer mange opgaver samtidig med, at du kan finde ro og fokus
  - Er serviceminded, ansvars- og kvalitetsbevidst.

Du behersker desuden dansk og engelsk både mundtlig og skriftligt, da begge sprog bruges i det daglige på museet.

Om os
Naturhistoriske museer har aldrig haft større betydning, end de har i dag. Vores planet er beboet af millioner af levende arter. Men i dag har en enkelt art magten til at ændre livet på Jorden fundamentalt. Skal vi finde løsninger på de store udfordringer verden står over for, kan det kun ske ved, at vi forandrer lokalt, samarbejder internationalt og deler den viden og de ressourcer, vi i fællesskab besidder.

Visionen for Statens Naturhistoriske Museum er at styrke forbindelsen mellem mennesker og natur. Vi vil inspirere, engagere og give alle mulighed for at nyde, forstå og passe på naturens mangfoldighed. I de kommende år bygger vi et nyt nationalt hovedmuseum for naturen, der forventes at åbne for publikum i 2026. Den nye museumsbygning får beliggenhed i Botanisk Have i hjertet af København og vil rumme state-of-the art laboratorier, enestående videnskabelige samlinger, nye udstillinger, samt faciliteter til undervisning. Det er vores ambition, i løbet af de kommende år, at ændre opfattelsen og brugen af naturhistoriske museer og herigennem styrke forbindelsen mellem mennesker og natur.

Museet har ca. 260 ansatte, en stærk økonomi, og forventer betydelig vækst i antallet af besøgende, aktiviteter, ansatte, mv. Museet er opdelt i fem afdelinger: Forskning, Samlinger, Udstilling & Formidling, Kommunikation & Fundraising, samt Administration & Drift. Direktions- og Museumssekretariatet er en del af sidstnævnte afdeling.

Løn og ansættelsesforhold
Ansættelsen sker i henhold til Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område (OAO-S) og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (HK/stat). Ansættelsen sker som kontorfunktionær i løngruppe 3 sats 3. Der vil være mulighed for forhandling af yderligere tillæg efter kvalifikationer.

Den ugentlige arbejdstid er gennemsnitligt 37 timer. Direktionssekretæren bliver omfattet af museets flextidsordning.

Stillingen som direktionssekretær er en fastansættelse og slås nu op, da den nuværende direktionssekretær går på pension.
Stillingen er ledig fra d. 1. april 2024 eller snarest derefter.

Din ansøgning
Er du interesseret i stillingen, beder vi dig sende en elektronisk ansøgning med bilag via Jobportalen (tryk på linket "SØG STILLINGEN" nederst i opslaget).

Ansøgningsfrist: 20 februar 2024.
Ansættelsessamtaler vil finde sted løbende, dog senest i uge 9.

Statens Naturhistoriske Museum ønsker at fremme ligestilling og mangfoldighed, hvorfor alle kvalificerede ansøgere uanset alder, køn, religion, handicap eller etnisk tilhørsforhold mm. opfordres til at søge stillingen.

Yderligere spørgsmål
Spørgsmål til stillingen kan rettes til museumsdirektør Peter C. Kjærgaard [email: [email protected], mærket ”Direktionssekretær”) eller vicemuseumschef Mads S. Mikkelsen (email: [email protected], tlf. nr. 93 50 92 29).

Læs mere om Statens Naturhistoriske Museum www.snm.ku.dk

Kilde: Jobnet.dk