Koordinerende projektmedarbejdere til [xxxxx]s bygge- og anlægsprojekter

Projektområdet i HOFOR gennemfører årligt mere end 500 anlægsprojekter inden for vores forskellige forsyningsområder, og har mere end 200 ansatte i området. Projekterne omfatter alt fra mindre vedligeholdsprojekter til etablering af forsyningsledninger, vandværker, kraftværker, spildevandsprojekter m.fl.

Vi søger derfor lige nu tre nye kolleger, henholdsvis en projektkoordinator, en projektmedarbejder og en projektsekretær. Til alle tre stillinger har vi brug for dygtige, engagerede og selvstændige medarbejdere, der sammen med de øvrige medarbejdere kan varetage de mange forskellige opgaver relateret til vores mange anlægsprojekter.

Du bliver en del af sektionen Support – Projekt, som er en del af Projektområdet og består af 10 medarbejdere. Sektionen er en tværgående funktion, der støtter på tværs af anlægsprojekterne og Projektafdelingen og hvor forskellige opgaver, af operationel og strategisk karakter, er centraliseret og forankret. Opgaveporteføljen i sektionen er mangfoldig og bred, og vores vigtigste funktion er at støtte projektledere og projektchefer, så der sker fremdrift i projekterne. Sektionens medarbejdere har en bred vifte af styrings- og supportopgaver og opgaver inden for administration, proces- og projektoptimering, koordinering og kommunikation.

Stillingen som projektkoordinator

I rollen som projektkoordinator er du tilknyttet 1-2 store anlægsprojekter og aflaster Projektlederen med forskelligartede assisterende Projektlederopgaver.

Dine primære arbejdsopgaver bliver at:

• Understøtte projektledelsen med at anvende HOFORs projektledelsesmodel i praksis
• Være kritisk sparringspartner på projektets processer samt bidrage med input til løbende forbedringer og udvikling
• Understøtte projektledelsen med diverse administrative opgaver f.eks. mødekoordinering, opsamling på workshops og møder, korrekturlæsning og referatskrivning
• Bidrage til projektopfølgning og opdatering af leveranceplaner
• Udarbejde udkast til præsentationer og tekster til projektledelsen
• Være med til at sikre projektdokumentation inkl. dokumentstyring
• Hjælpe med udbudskoordinering, herunder bl.a. sikre overblik over dokumenter og sparre med projektledelsen
• Være Superbruger på forskellige systemer, der understøtter gennemførslen af projekterne
• Hjælpe med økonomiopfølgning og styring i samarbejde med projektledelsen
• Planlægge og gennemføre sociale arrangementer f.eks. fejringer af milepæle

Det meste af din arbejdstid vil være allokeret til konkrete anlægsprojekter. Projekterne strækker sig typisk over flere år, og du får dermed mulighed for at komme ”i dybden” og blive godt forankret i disse projekter. Helt aktuelt er der tale om to store klima- og skybrudsprojekter i henholdsvis Nordhavn og i Brøndby.

Erfaring med projektstyring, god forretningsforståelse og opsøgende

Vi forestiller os, at du har en generalistuddannelse på minimum bachelorniveau. Herudover forventer vi, at du har nogle års erfaring med projektstyring/projektassistance fra en lignende stilling måske fra en rådgivende ingeniør- eller entreprenørvirksomhed eller fra forsyningsbranchen.

Vi forventer desuden, at du:

• Har god forretningsforståelse og tænker udvikling og optimering ind som en naturlig del af din hverdag
• Er imødekommende, tillidsskabende og en fortrolig sparringspartner
• Er opsøgende, engageret og klar på selv at initiere opgaver
• Kan arbejde selvstændigt og har lyst til at påtage dig ansvar
• Har gode formidlingskompetencer, skriftligt såvel som mundtligt

Stillingen som projektmedarbejder

I rollen som projektmedarbejder arbejder du tværgående med HOFORs mange mindre anlægsprojekter, som varetages af projektledere og byggeledere, men du understøtter også på tværs af Projektområdet med mere organisatoriske opgaver og strategiske projekter.

Dine primære arbejdsopgaver bliver at:

• Understøtte arbejdet omkring HOFORs tekniske kravspecifikationer, herunder løbende udvikle, implementere og drifte nye processer
• Bistå til udvikling af processer og sikre, at de efterleves på tværs af projekterne
• Være Superbruger på forskellige systemer, der understøtter gennemførslen af projekterne, herunder oprette projekter og brugere samt administrere adgange og rettigheder
• Understøtte projektområdet med diverse administrative opgaver f.eks. mødekoordinering, opsamling på workshops og møder, korrekturlæsning og referatskrivning
• Understøtte forskellige organisatoriske opgaver og projekter relateret til vores koncernstrategi
• Udføre ad-hoc opgaver i relation til projekterne og ledelsen i Projekt

I stillingen her skal du forvente at opgaverne og samarbejdsrelationerne vil variere, og behovene for din hjælp vil også afhænge af dine erfaringer og kvalifikationer. Med den rette indstilling og nysgerrighed, får du god mulighed for at komme bredt rundt i området og deltage i mere tværgående opgaver. Ovenstående opgaver er derfor ikke din komplette opgaveportefølje, da denne vil udvikle- og udvide sig over tid.

Imødekommende, struktureret og stærk i administrative processer

Dine personlige kompetencer er altafgørende, og derfor er der heller ikke krav til din uddannelsesmæssige baggrund. Du kan enten være nyuddannet, måske inden for virksomhedskommunikation eller lign. eller have en kontoruddannelse og har suppleret med relevante kompetencer.

Vi forventer desuden, at du:

• Er imødekommende, tillidsskabende og god til samarbejde på alle organisatoriske niveauer
• Er struktureret, grundig og kan håndtere mange opgaver sideløbende
• Er stærk i administrative opgaver og processer og har fokus på optimering og forbedringer
• Kan være både igangsætter og afslutter samt planlægger og udfører

Stillingen som projektsekretær

I rollen som projektsekretær er du tilknyttet vores program for Vandværksrenovering og modernisering. Du understøtter hele Projektgruppen med forskellige administrative og koordinerende opgaver. I stillingen kan du forvente at blive den direkte ”go to person” for de forskellige medarbejdere på projektkontoret og din hverdag vil være præget af mange varierende opgaver relateret til det gode arbejdsmiljø, møder, driften af projektkontoret og ad hoc.

Dine primære arbejdsopgaver bliver at:

• Understøtte og give administrativ assistance til interne og eksterne projektledere
• Sikre et velfungerende projektkontor ved løbende at holde indretningen opdateret og attraktiv.
• Bestille varer, frokost, kontorartikler og rekvirering af bl.a. håndværkere og vinduespudsere
• Koordinere med forskellige aktører, bl.a. Receptionen/intern post, IT og udlejer af ejendommen
• Betale regninger og bestille adgangskort
• Være kontaktperson til IT og sikre at arbejdsstationer og mødelokaler fungerer i hverdagen
• Koordinere møder, skrive ugentlige referater og sikre korrekt arkivering af dokumentationen
• Være Superbruger på forskellige IT systemer, der understøtter gennemførslen af projekterne, bl.a. vores projekthåndteringssystem. Herunder oprette brugere og styre brugerrettigheder
• Opdatere infoskærme med relevant information til medarbejdere på kontoret
• Løse diverse ad hoc opgaver og forfaldent arbejde eksempelvis booke lokationer, klargøre skabeloner og oprette indkøbsrekvisitioner

Som projektsekretær får du samtidig en helt central rolle i forhold til at understøtte og sikre det gode arbejdsmiljø i vandværksprogrammet, hvor mange aktører, interne som eksterne har sin daglige gang. Vi ønsker, at du tager ejerskab for det fælles kontormiljø, så arbejdspladsen opleves som et rart og godt sted at komme. Du er med til at dyrke fællesskabet og initierer små daglige tiltag, der virker positivt på arbejdsglæden.

Du bliver også en vigtig brik i onboarding af nye kolleger, hvor du indtager den uformelle rolle og sikrer dig, at nye bliver godt integreret og klædt på.

Serviceminded, relationsskabende og et godt overblik

Vi forestiller os, at du har en kontoruddannelse eller anden relevant baggrund og flere års erfaring med lignende opgaver gerne inden for bygge- og anlægsbranchen.

Vi forventer desuden, at du:

• Er serviceminded, udadvendt og selv kan initiere opgaver
• Får energi af ”forstyrrelser” og motiveres af at arbejde med projekter
• Trives i et uformelt miljø med højt til loftet og med et højt fagligt engagement
• Nemt opbygger stærke og gode relationer og bidrager til det sociale på kontoret
• Trives med mange opgaver sideløbende og får eksekveret og afsluttet

Projektledelsen arbejder delvis på hovedkontoret i Ørestaden og på vores projektkontor i Rødovre. Det forventes derfor, at du kan arbejde tre dage om ugen på kontoret i Rødovre. Kørekort til personbil er en forudsætning, da HOFOR og vandværkerne er spredt ud over et større område på Sjælland, og der vil være noget arbejde ved lokationerne med jævne mellemrum.

Fælles for alle tre stillinger

Rammer og opgaveporteføljen ikke er endelig, men kan udvikle sig over tid og er afhængig af den enkelte ansøgers kompetencer.

Da vi er organiseret i en matrix organisation ”udlånes” sektionens ressourcer til forskellige opgaver og projekter af kortere og længerevarende perioder. Behovene for hjælp og understøttelse er varierende fra projekt til projekt, så man kan forvente, at man får bragt forskellige kompetencer i spil.

Selvom alle i sektionen er på ”egne” opgaver/projekter, der kan virke mangeartede, forsøger vi at vidensdele, samarbejde og hjælpe hinanden på tværs af sektionen og fælles for os alle er, at vi brænder for at føre vores projekter til succesfuld idriftsættelse.

Vi drømmer om, at du er relationsskabende, udviklingsorienteret og en selvstændig teamplayer, der vil være en del af dette alsidige team, hvor service og imødekommenhed vægtes højt. Du befinder dig godt i supportrollen og kan håndtere mange opgaver sideløbende og du går til opgaverne med en positiv indstilling, både når du skal arbejde sammen med kolleger og når du har selvstændige opgaver.

Vi håber at få tre humoristiske, empatiske og uhøjtidelige kolleger, som gerne deltager aktivt i det sociale i hverdagen.

Bliv en del af en større udvikling
I HOFOR bliver du en del af en fælles vision. Vi vil skabe bæredygtige byer baseret på klima- og miljørigtige forsyningsløsninger inden for vores kerneområder som er rent vand, spildevandsafledning, fjernvarme, fjernkøling og bygas samt vindenergi.

Vi investerer for milliarder i anlægsprojekter og vi udvikler, bygger nyt og renoverer, så vi hver dag kan levere grønne, sikre og billige forsyningsløsninger til mere end en million mennesker i Københavnsområdet.

Læs mere om HOFOR og vores vision om at skabe bæredygtige byer på HOFOR.dk/baeredygtige-byer.

Klar til at ansøge?
Har du konkrete spørgsmål til stillingerne, er du velkommen til at kontakte sektionsleder, Tanja Bergmann, på telefon 2795 4664.

Ansøgningsfristen er den 3. januar 2022.

I ansøgningen bedes du angive, hvilken stilling du er interesseret i.

Vi forventer at afholde samtaler i løbet af januar, og ønsker opstart snarest muligt og senest 1. marts 2022.