I Byrådssekretariatet understøtter vi direktionen, borgmesteren og byrådet i deres daglige og strategiske arbejde. Vi er et team på i alt fire kolleger, som står for den direkte understøttelse af direktionen og borgmesteren.

Vi søger to nye kolleger med lidt forskellig profil. Direktionssekretæren trives med og er dygtig til de løbende driftsopgaver, som kræver stor akkuratesse og ordentlighed. Direktionskonsulenten trives med driftsopgaver men kan også skrive sagsfremstillinger og understøtte direktionen med mødeoplæg, kommunikation, styring og opfølgning.

Vi ønsker at være kendetegnet ved forudsigelige og effektive processer, og at vores arbejde er af en høj faglig, skriftlig og organisatorisk kvalitet, så vores borgmester og direktion sammen med byrådet kan træffe de bedste beslutninger til gavn for Greves borgere.

Opgaverne er mangeartede og indebærer:

• Driftsopgaver forbundet med produktion, udsendelse og administrativ opfølgning af dagsordener og referater til møder i chefgruppen, direktionen, fagudvalg og byrådet. Kendskab til fagsystemerne eDoc, eDoc Agenda og FirstAgenda Prepare er en fordel, men ikke et krav.
• Sekretæropgaver i forbindelse med direktionens og byrådets deltagelse i møder, arrangementer og rejser.
• Understøtte direktør med kalenderføring og holde styr på mødemateriale.
• Ad hoc driftsopgaver, som hele teamet varetager, sammen eller hver især.
• Opgaver i forbindelse med forberedelse og afvikling af valg samt implementering af nyt valgsystem
• Ledelsesunderstøttelse til kommunaldirektøren med fx oplæg, kommunikation, mødeforberedelse, styring og opfølgning.
• Sikre, at opgaverne følges til dørs og er understøttede af smidige processer omkring direktionen.
• Udarbejdelse af notater og sagsfremstillinger til brug for administrative og politiske beslutningsprocesser.
• Navigere hjemmevant i enkeltsager såvel som strategiske projekter.
• Sætte dig hurtigt ind i sager og bestillinger, samt vejlede og rammesætte på vegne af direktionen.
• Formulere dig sikkert og forståeligt på skrift og i din videreformidling af bestillinger.
• Koordinere og samarbejde ubesværet med alle dele af organisationen.

Om os

Vi har et godt arbejdsmiljø, som er præget af sunde og oprigtige relationer, høj faglighed og en høj grad af fleksibilitet ift. arbejdstid og hjemmearbejde mv. Center for Politik, Organisation & Borgerbetjening er et sammensat center, hvor du vil blive del af Byrådssekretariatet, som sidder på Greve Rådhus sammen med direktionen og borgmesteren.

Din baggrund

Vi søger en dygtig og effektiv kollega, der kan favne bredt opgavemæssigt og forstår den kontekst, som Byrådssekretariatet agerer i. Du skal kunne sætte dig ind i komplekse opgaver og have et godt øje for processen fra start til slut.

Du er en person, som både kan se detaljen og holde fast i helheden. Du trives med at arbejde i et omskifteligt miljø med høj arbejdsintensitet samtidig med, at du har blik for samarbejde og relationer. Du er fleksibel, robust og kan udvise et selvstændigt initiativ, når situationen kræver det.

Din uddannelsesmæssige baggrund kan være akademisk eller du kan være kontoruddannet. Det vigtigste er dine kompetencer og din vilje til at bidrage til den samlede opgaveløsning. Der er en del drifts- og sekretærfunktioner i begge stillinger, men opgaverne er brede og der er rig mulighed for at få udviklingsopgaver, understøtte direktionens arbejde mv.

Vi forventer, at du har erfaring med at være en del af en politisk ledet organisation og meget gerne fra en lignende stilling. Du er resultatorienteret, tillidsvækkende og kan arbejde selvstændigt.

Skriv gerne i din ansøgning hvilken af stillingerne du primært har interesse i.

Ansættelsesvilkår

Der er tale om to fuldtidsstillinger til besættelse snarest muligt og senest pr. 1. maj 2024. Løn- og ansættelsesvilkår efter gældende overenskomst, hvor lønnen forhandles med udgangspunkt i erfaring og kompetencer i forhold til stillingen.

Spørgsmål

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at ringe til os. Indtil den 20. februar kan du ringe til direktør Lone Byskov på 5172 1298. Fra den 21. februar kan du ringe til centerchef Tina Malling Kiær på 2466 5020.

Frist

Ansøgningsfristen er fredag den 8. marts 2024. Vi forventer at holde ansættelsessamtaler torsdag den 14. marts 2024.

Kilde: Jobnet.dk