Driftssikker direktionssekretær med (stort) kalenderkørekort og fingerspitzgefühl

Har du erfaring med at ledelsesbetjene topledere? Motiveres du af at få andre til at lykkes, og sætter du en ære i at få umulige kalendere til at gå op? Kan du holde styr på de praktiske detaljer i en travl hverdag uden at miste overblikket og den gode tone? Så er du måske den nye direktionssekretær for dekanatet på Det Samfundsvidenskabelige Fakultet (SAMF).

Hvem er vi?

Stillingen er placeret i Team Ledelse og Strategi i Fakultetssekretariatets afdeling for Forskning, Udvikling og Kommunikation (FUK). Du vil blive en del af hverdagen i det inderste maskinrum på SAMF, men samtidig en del af et stærkt og bredt fagligt fællesskab i FUK, der aktuelt består af fire teams: Legal, Kommunikation, Partnerskaber samt Ledelse og Strategi med brede snitflader både på og uden for fakultetet og universitetet. Vi er nysgerrige på hinanden og de tematikker og metoder, der går på tværs i afdelingen, og vi håber, du har lige så meget positivitet, faglig ballast og ansvarsfølelse som os.

Fakultetet har netop fået ny dekan fra maj 2024, og hele universitet er i gang med en administrationsreform, der træder i kraft marts 2025. Det ændrer ikke ved, at vi skal have tandhjulene til at dreje i hverdagen både nu og fremover. Du får således muligheden for at være med til at opbygge den effektive stabsbetjening omkring ledelsen i samarbejde med garvede kolleger, der kender SAMF.

Hvem er du?

Du er holdspiller, og med dit gode humør og energi er du helt uundværlig, for at vi når i mål med teamets opgaver. Vi har brug for dig til at hjælpe os med bl.a. at

• kalenderstyre en kompleks og travl hverdag for dekanatet
• koordinere og samle mødemateriale til ledelsen
• booke, afregne og administrere dekanatets møder og rejser (IndFak og RejsUd)
• journalisere (Workzone), herunder styre godkendelsesflow
• administrere legater i mindre omfang
• møde- og udvalgsbetjene i mindre omfang, herunder tage referater og sikre opfølgning på beslutninger
• løse øvrige ad hoc-opgaver.

Vi forventer, at du har en relevant kontoruddannelse og solid erfaring fra en lignende stilling. Det vil være en fordel, hvis du har erfaring fra en politisk styret organisation og eventuelt systemkundskab til Workzone, IndFak og RejsUd.

Det er afgørende, at du

• har overblik over opgaver og deadlines og kan holde styr på detaljer uden at miste overblikket
• har en veludviklet dømmekraft og hurtigt kan sætte dig ind i, vurdere og håndtere meget forskellige henvendelser
• både værdsætter og bidrager til det gode kollegaskab
• er proaktiv og initiativrig og følger selvstændigt op på både store og små opgaver
• kan bevare ro og en god tone – også i pressede situationer

Vi tilbyder til gengæld en fleksibel arbejdsplads, hvor engagement og ekspertise går hånd i hånd med en uformel omgangstone og et stærkt kollegaskab på tværs af fagligheder. Her er højt til loftet og gensidig tillid med til at skabe en tryg og produktiv hverdag.

Løn og ansættelsesvilkår

Der er tale om en fastansættelse på fuldtid – gennemsnitligt 37 timer om ugen.

Stillingen er til besættelse pr. 1. august 2024

Løn- og ansættelsesvilkår sker i henhold til fællesoverenskomsten mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – (OAO-S-fællesoverenskomsten) og organisationsaftalen for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK) med en indplacering i løngruppe 3.1 eller 3.2

Søg stillingen

Ansøgning, CV m.m. skal sendes via http://jobportal.ku.dk/administrative-og-forskningsunderstoettende-stillinger/ (tryk på linket "SØG STILLINGEN" nederst i opslaget).

Ansøgningsfristen er 10. juni 2024

Vi forventer at holde samtaler 24 og evt. 25

Vi ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Vil du vide mere om jobbet, er du velkommen til at kontakte teamleder Signe Bjerre Nørskov tlf. 35 33 22 01 eller afdelingsleder Dorte Fredskilde Braad på tlf. 35 32 41 20 eller mobil 60 39 04 74

KU er I færd med at designe en ny fælles administrativ organisering på KU, som forventes at medføre ændringer indenfor det næste år til halvandet. Målet med den administrative reform er blandt andet at styrke det tværgående samarbejde, øge effektiviteten og sikre gode karriereveje for administrative medarbejdere på KU. Reformen vil indebære besparelser på administration. Du opfordres til at kontakte os for at høre nærmere til sammenhængen mellem denne stilling og den administrative reform.

Kilde: Jobnet.dk