Direktionssekretær

til HF & VUC FYN

Vores dygtige og meget erfarne direktionssekretær har valgt at gå på pension. Vi søger derfor en ny direktionssekretær, som skal referere til rektor. Du kommer til at indgå i et team med en direktionsassistent. Stillingen som direktionssekretær er sammensat af administrative opgaver, sparring og assistance i forhold til direktion og på tværs af organisationen.

Du vil blive ansat i Afdelingen for fællesfunktioner, der er en tværgående administrativ enhed, hvor der arbejdes inden for områderne løn og personale, økonomi og bygninger, controlling, GDPR, it og kommunikation.

I dagligdagen vil du have en bred kontaktflade til hele organisationen. Opgaverne er alsidige, og der veksles mellem selvstændigt arbejde samt et tæt samarbejde med direktionen.

Sekretariatsopgaverne omfatter bl.a.:

Udarbejdelse af notater, vejledninger og personalepolitikker

Forberedelse af mødemateriale og referatskrivning

Håndtering af mails til organisationen, videreformidling og opfølgning

Ad hoc-opgaver for rektor, der nogle gange skal løses nu og her

Journalisering

Samarbejde om persondataforordning

Kalenderstyring og mødeplanlægning

Din profil:

Du har et godt kendskab til persondataforordning (GDPR)

Du er stærk i skriftlig formidling og kommunikation

Du har erfaring med digital og lovpligtig journalisering. Vi bruger Visma Case

Du har let ved at sætte dig ind i administrative it-systemer. Vi bruger Office, Google-platformen og LUDUS

Du har erfaring med tolkning af lovstof og bekendtgørelser

Du trives med at der i perioder kan forekomme spidslastninger

Du forstår at arbejde tæt på direktionen, har integritet og kan arbejde i et fortroligt rum

Du er kontoruddannet eller administrationsbachelor - gerne med erfaring fra en uddannelsesinstitution

Hvem er vi?

Som uddannelsesinstitution tager vores strategi naturligt udgangspunkt i FNs 4. verdensmål, ”kvalitetsuddannelse”, og derfor er vores mission at sikre alle lige adgang til kvalitetsuddannelse og fremme alles muligheder for livslang læring. Kort sagt sætter vores strategi fokus på kursisternes læring, og vi forsøger at lette vejen til uddannelse og aktiv deltagelse i samfundet, uanset hvilke forudsætninger man kommer med.

Vi tilbyder:

Et alsidigt job i hjertet af organisationen, hvor centrale beslutninger tages

Fleksible arbejdsforhold i et godt og uformelt arbejdsmiljø med plads til humor

En stor grad af selvstændighed og ansvar

Dit ansættelsessted bliver Kottesgade 6, 5000 Odense.

Stillingen er på 34-37 timer om ugen. Det præcise timetal kan vi aftale nærmere.

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til gældende overenskomst.

Stillingen ønskes besat pr. 1. januar 2023.

Nærmere oplysninger kan fås ved henvendelse til rektor Stig Holmelund Jarbøl tlf. 62 65 65 51 eller direktionsassistent Sine Riiser tlf. 62 65 65 53.

Ansøgning og relevant dokumentation skal sendes elektronisk til [email protected]
senest mandag den 17. oktober 2022 kl. 15:00. Samtaler forventes afholdt i uge 45.

FAKTA

HF & VUC FYN er et uddannelsescenter for voksne og unge. Vi er ca. 400 medarbejdere, og har kursister svarende til ca. 2.800 årskursister optaget på enkeltfag eller samlede forløb. Vi har undervisningssteder i Fåborg, Glamsbjerg, Marstal (Ærø), Middelfart, Nyborg, Svendborg og Søndersø. Vi har desuden en omfattende fjernundervisningsaktivitet.

Kilde: Jobnet.dk