DMI søger to sekretærer til direktionsbetjening

Er du struktureret og gør en dyd ud af at levere rettidigt og med høj kvalitet? Trives du med at arbejde selvstændigt, og kan du navigere i en travl hverdag og samtidig yde høj service? Så har DMI en attraktiv stilling til dig!

Om dit nye arbejde Vi udvider vores direktionssekretariatet, og er derfor på udkig efter to nye sekretærer til direktionsbetjening. Konkret leder vi efter en erfaren og en let erfaren sekretær, som begge sætter en ære i at yde en god service.

Som direktionssekretær indgår du i et team, der bistår DMI’s direktion bestående af en direktør og to vicedirektører. Du bliver en del af et sekretariat med tre HK-direktionssekretærer, to AC-direktionssekretærer, hvoraf den ene fungerer som faglig teamkoordinator, en studentermedhjælper og en leder. Teamet er garant for høj kvalitet og har det store overblik over direktionens aktiviteter og mange tværgående processer på DMI. I sekretariatet løses opgaverne igennem teamwork og der er en høj grad af faglig sparring.

I stillingen som sekretær skal du understøtte vores direktion i deres travle hverdag og hjælpe dem med at få enderne til at mødes. Du skal holde orden i dine egne og direktionens ting, have blik for detaljen og være grundig. Du vil have meget social kontakt med både direktionen og kollegaer fra både eget team, afdeling og huset i øvrigt, da der er mange der komme forbi direktionssekretariatet med spørgsmål om processer og behov for bistand om stort og småt.

Da DMI er en internationalt orienteret organisation og direktionen har mange samarbejder med udenlandske partnere, vil du også skulle koordinere og planlægge møder med internationale samarbejdspartnere. Der er i stillingerne rig mulighed for at udvikle opgaveporteføljen og få ansvar for mange interessante opgaver. Der er ingen dag, der er den samme, og du vil blive mødt af mange løbende opgaver, som kræver en hurtig løsning.

Dine primære arbejdsopgaver vil være:

• Kalenderstyring, mødebooking og bestilling af mødeforplejning
• Indsamling og klargøring af direktørernes mødemateriale
• Stå for det praktiske i forbindelse med planlægning af seminarer og møder
• Journalisering, tidsregistrering og ferieoverblik for direktionen
• Ad hoc-opgaver
• Eventuel budgetlægning, -styring og -opfølgning på afdelingens budget
• Eventuel deltagelse og bidrag til løbende interne projekter

Om dig For begge stillinger skal du arbejde selvstændigt, være proaktiv og god til at tilrettelægge din egen og direktørernes tid. Du har et stort overblik og er god til at prioritere, koordinere, sætte i system og være på forkant. Vi forventer, at du har en relevant kontoruddannelse.

I begge stillinger skal du have relevant erhvervserfaring og tidligere have arbejdet med direktionsbetjening. Til stillingen som erfaren sekretær vil vi primært tage kandidater i betragtning med minimum fem års erfaring. Til den let erfarne stilling er minimumskravet blot et-to års erfaring. Kendskab til en politisk styret organisation kan i begge stillingers tilfælde være en fordel.

Vi forestiller os, at du er:

• Serviceminded
• Kollegial og imødekommende
• Ansvarsbevidst
• Selvstændig, men en holdspiller
• Professionel og kan overholde fortrolighedsforhold
• Er robust og trives med travlhed og mange opgaver
• Kan begå dig på dansk og engelsk både skriftligt og mundtligt

Derudover lægger vi vægt på, at du kan anvende hele Office-pakken, herunder særligt Outlook, Word, Excel og PowerPoint, og har erfaring med journaliseringssystemer, såsom F2. Endelig vil det være en fordel, hvis du har erfaring med budgetlægning og -opfølgning. Her vil kendskab til SBS være en fordel.

DMI som arbejdsplads Vi tilbyder en afvekslende og udfordrende hverdag i et fagligt og dynamisk miljø. Her er højt til loftet, plads til den enkelte og rig mulighed for at udfolde opgaveporteføljen alt efter kompetencer.

Direktionssekretariatet er en del af enheden Politik & Strategi under afdelingen Politik, Strategi og Kommunikation på godt 23 medarbejdere, som særligt understøtter de tværgående og udadrettede processer på DMI. Dine nærmeste kolleger vil i denne afdeling være generalister, kommunikationsmedarbejdere, projektledere og klimatologer, som kan kombinere flere opgaver på samme tid og ofte arbejder med korte frister. Afdelingens ledelse består af en afdelingschef og to enhedsledere.

Om DMI DMI er en del af Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet. DMI er regeringens klimavidenskabelige rådgiver, som skaber og formidler viden om vejr, klima og hav til rigsfællesskabet. DMI’s varsler, vejrudsigter og services sikrer liv og infrastruktur og skaber grundlag for planlægning i et klima under forandring. Som myndighed inden for vejr, klima og hav varetager DMI den meteorologiske betjening af Forsvaret, Beredskabet samt den civile luft- og skibsfart i Danmark og Grønland. DMI er en af de ældste statslige institutioner i Danmark og kunne sidste år fejre 150 års jubilæum.

Vi er ca. 330 medarbejdere, hvoraf de fleste arbejder på Lyngbyvej i København. I november 2023 flytter DMI 400 meter over til nye lokaler i Sankt Kjelds Gård på Østerbro, hvor indretningen giver anledning til en aktivitetsbaseret arbejdsform.

Løn- og ansættelsesvilkår Ansættelse og aflønning sker i henhold til gældende overenskomst i staten afhængigt af kvalifikationer og erfaring. Ansættelsesområdet er Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet med tilhørende institutioner.

Supplerende oplysninger kan fås ved henvendelse til enhedsleder Aske Højby Müller på mail: [email protected] eller telefon: 29 47 85 34.

På DMI er mangfoldighed en vigtig værdi for os, da vi tror på, at et inkluderende og alsidigt arbejdsmiljø styrker opgaveløsningen. Vi arbejder aktivt med mangfoldighed i vores medarbejdersammensætning, hvilket bl.a. kommer til udtryk ved, at vi har en rummelig arbejdsplads med balance mellem arbejdsliv og familieliv. Vi opfordrer derfor alle til at søge stillingen uanset alder, køn, seksualitet, religion eller etnisk tilhørsforhold.

Ansøgning Send din motiverede ansøgning, CV, eksamensbeviser og evt. andre relevante bilag, så vi har det senest d. 1. oktober 2023.

Vi forventer at afholde samtaler i uge 40-41. En evt. 2. samtale kan tage udgangspunkt i en konkret opgave.

For at søge stillingen skal du klikke på linket "Søg stillingen", og følge instruktionerne. Stillingen er til besættelse senest d. 1. december 2023.

Kilde: Jobnet.dk