Vores dygtige og erfarne direktionssekretær har valgt at gå på pension. Vi søger derfor en ny direktionssekretær, som skal referere til rektor. Du kommer til at indgå i et team med en direktionsassistent. Stillingen som direktionssekretær er sammensat af administrative opgaver, sparring og assistance i forhold til direktion og på tværs af organisationen.

Du vil blive ansat i Afdelingen for fællesfunktioner, der er en tværgående administrativ enhed, hvor der arbejdes inden for områderne løn og personale, økonomi og bygninger, controlling, GDPR, it og kommunikation.

I dagligdagen vil du have en bred kontaktflade til hele organisationen. Opgaverne er alsidige, og der veksles mellem selvstændigt arbejde og et tæt samarbejde med direktionen.

Sekretariatsopgaverne

Du er dygtig til skriftlig kommunikation og formidling. Dine opgaver omfatter bl.a.

• Forberedelse af mødemateriale og referatskrivning
• Udarbejdelse af notater, vejledninger og personalepolitikker
• Håndtering af mails til organisationen, videreformidling og opfølgning
• Digital og lovpligtig journalisering. Vi bruger Visma Case
• Samarbejde om GDPR
• Tolkning af lovstof og bekendtgørelser
• Kalenderstyring og mødeplanlægning

Din profil

Du arbejder selvstændigt og er på forkant med de opgaver, som direktionen varetager.

Derfor er følgende vigtigt:

• Du kan lide at arbejde med skriftlig kommunikation og har et let og korrekt skriftsprog
• Du har let ved at sætte dig ind i administrative it-systemer. Vi bruger Office, Google-platformen og LUDUS
• Du trives med, at der i perioder kan forekomme spidslastninger
• Du forstår at arbejde tæt på direktionen, har integritet og kan arbejde i et fortroligt rum
• Du er kontoruddannet eller administrationsbachelor - gerne med erfaring fra en uddannelsesinstitution

Hvem er vi?

Vores mission er at sikre alle lige adgang til kvalitetsuddannelse og fremme alles muligheder for livslang læring. Vores strategi har fokus på kursisternes læring, og vi arbejder med at lette vejen til uddannelse og aktiv deltagelse i samfundet, uanset hvilke forudsætninger kursisterne kommer med.

Vi tilbyder:

Et alsidigt job i hjertet af organisationen, hvor centrale beslutninger tages

Fleksible arbejdsforhold i et godt og uformelt arbejdsmiljø med plads til humor

En stor grad af selvstændighed og ansvar

Dit ansættelsessted bliver Kottesgade 6, 5000 Odense.

Stillingen er på 34-37 timer om ugen. Det præcise timetal kan vi aftale nærmere.

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til gældende overenskomst.

Stillingen ønskes besat senest d. 1. marts 2023.

Nærmere oplysninger kan fås ved henvendelse til rektor Stig Holmelund Jarbøl tlf. 62 65 65 51 eller direktionssekretær Mia Michelsen tlf. 62 65 65 54.

Ansøgning og relevant dokumentation skal sendes elektronisk til [email protected]
senest d. 10. januar 2023kl. 15:00. Samtaler forventes afholdt i uge 3.

FAKTA

HF & VUC FYN er et uddannelsescenter for voksne og unge. Vi er ca. 400 medarbejdere, og har kursister svarende til ca. 2.800 årskursister optaget på enkeltfag eller samlede forløb. Vi har undervisningssteder i Fåborg, Glamsbjerg, Marstal (Ærø), Middelfart, Nyborg, Svendborg og Søndersø. Vi har desuden en omfattende fjernundervisningsaktivitet.

Kilde: Jobnet.dk